省审计厅采取措施提高审计档案工作质量

１９９８年以来,为了进一步贯彻落实《审计法》,提高审计工作质量,省审计厅加强对审计档案工作的领导,采取有力措施抓档案工作,促进审计工作。省审订厅组织广大审计人员认真学习《档案法》和审计署关于审计档案工作规定、审计文件材料立卷归档程序和审计文件材料立卷归档作业规程等,针对全省审计机关审计档案工作中存在的问题,制定了审计档案组卷要求。为了更好地指导全省审计机关审计档案工作,省审计厅抽调专人和由办公室主任带队,分别对张掖、武威、酒泉、兰州、白银、金昌、嘉峪关４市组成档案检查组分别对审计机关的公文、档案…     

对文书立卷改革的一些认识

2001年开始试行的<归档文件整理规则>,突出的一点就是机关文件整理归档时,不再用"卷"而以件"为单位进行整理、归档、保管、利用和统计,传统的文书组卷、编号、装订和抄目等繁琐的手工操作方法将被以计算机存贮、检索和提供利用的现代化工作方式取代,这是档案工作的一项熏大改革.笔者认为文书立卷的改革适应新时期社会经济和科技发展对档案工作的要求,是档案工作的一大进步.其突出的优点是:     

文件在线归档和单份管理

我国文书档案工作建立和发展较早,文书档案管理历史悠久。文件从形成、积累到归档、保管,形成了一套科学而实用的管理程序和办法。单从组卷归档方面看,文书档案经历了最初的原始散放,到组成案卷。组卷也经历了组大卷到组小卷的过程。勿庸置疑,组卷不断改革的目的就是为了方便管理、方便利用、实现档案工作的根本目的。基于这一目的,利用网络技术实行文件在线的归档和单份管理是十分必要的,也是完全可行的。说十分必要,一是随着社会各行各业电子办公的普及,信息数字化,传输网络化成为基本的办公手段,档案管理不加入现代技术成分,就与时代的发…     

接收省直机关档案的几点做法

1 做好调查研究,搞好摸底工作.为了做到心中有数,我们首先对省直机关的档案管理情况进行了调查摸底,并广泛征求了他们对档案移交和接收工作的意见和建议.从了解的情况看,普遍存在有不愿向档案馆移交的现象,其主要原因,一是个别单位认为这些档案是本机关在长期工作中形成的,应该属于本机关所有,不能移交给档案馆;二是有的单位为了自己利用方便,不愿全部移交档案进馆;三是有些单位不能严格执行《机关件材料归档和不归档范围》,归档件收集不齐全;四是有的单位没有按照规范要求对进馆档案进行整理,案卷质量不符合进馆要求;五是由于档案人员更换频繁,个别单位的档案没有系统整理.     

科技工作程序对于科技档案管理的作用与意义

任何科技生产工作都要遵循一定的逻辑程序 ,科技工作程序对于科技文件的归档和科技档案的管理均有着重要的意义与作用 ,它影响到科技文件的归档时间与归档范围的确定与选择 ,同时也是科技文件的组卷、科技文件归档的质量控制、科技档案的收集工作、科技档案利用工作的主动服务与现场服务的依据。而最为重要的是 ,可以从科技工作程序抽象出科技档案的形成规律 ,这对于丰富和发展科技档案管理学的学科理论及构建科技档案的管理模式具有重要的意义。     

县级机关文书审卷制度好

县级机关文书立卷质量的好坏直接关系到县档案馆馆藏档案的质量,这是因为县档案馆的馆藏档案主要来源于各机关档案室。因此,加强县级机关文书立卷工作的指导与监督就显得极为重要,通过近年来业务指导和实践,我们实行了一种既便于指导又能保证案卷质量的好办法──文书立卷审卷制度,取得了良好的效果。保谓文书立卷审卷制度,就是在开展机关文书立卷过程中,先由各机关的档案人员对本机关的上级发文和本机关形成的应归档的文件材料进行收集、整理、分类,并组成案卷,然后由档案行政管理部门的业务人员对组成的案卷分别进行审查,看是否…     

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》编制格式及审批程序

为了搞好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表报送审批工作，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）的精神，我们制定了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》编制格式及审批程序，现予刊发。[编者按]     

中英档案鉴定工作

一、两国的档案鉴定工作1.中国的档案鉴定工作。我国的档案鉴定工作通常分为三个阶段实施。第一阶段,在机关文件归档时确定归档范围,同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁。文书部门确定文件归档与否的依据和标准是国家档案局制发的《机关文件材料归档和不归档的范围》。第二阶段,对于归档文件确定保管期限。通常的做法是各机关在每年的立卷类目中预定每个案卷的保管期限,平时根据每份文件的内容和保存价值分别归卷,正式立卷时再以卷为单位确定保管期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关立卷人员具体实施,…     

关于归档术语的理性思考

归档是我国档案工作中最基本的术语之一,是指"文书、业务部门将工作活动中处理完毕,将有保存价值的文件材料,按规定制度整理组卷后,定期向档案室移交集中的过程."①这一术语的存在与我国机关、团体、企业事业单位普遍设立的档案室这种形式的档案机构是相适应的.但随着我国档案事业的发展,归档术语的局限性也就日益显示出来.     

机关文件材料归档和不归档的范围

为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,提高归档文件材料的质量,以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要,为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料,制定《文件材料归档和不归档的范围》。     

对档案馆室档号衔接问题的思考

文书立卷改革是将以卷为保管单位改为以件为保管单位。立卷归档是以“件”为单位进行整理、归档、保管、利用和统计 ,其档号的结构发生了明显的变化。“卷”改“件”后 ,将在相当长的时期内形成机关档案室、档案馆“卷”、“件”并存的新格局。那么 ,如何使各个单位的档案井然有序 ,并保证移交进馆时档案室与档案馆在档号编制、档案的上架排列等方面衔接良好 ,值得我们档案工作者认真思考。一、档号编制是档案馆室工作的基础档号包括着档案室和档案馆两个阶段在管理档案时的各种标识符号。这是因为档案的形成、积累、移交是经过产生档案的单…     

以件为单位归档整理在学校档案管理中的适用性

随着信息技术的发展、学校办公自动化的普及和计算机在档案管理中的广泛运用,学校档案工作正朝着现代化、标准化、网络化方向发展。国家行业标准《归档文件整理规则》以＂简化整理、深化检索＂为宗旨进行立卷改革,改＂卷＂为＂件＂进行文件级管理,规定的以件为单位归档整理打破了以＂卷＂为单位的传统归档整理方法,不但减轻了档案工作人员的工作量,而且节省了时间、空间和经费,提高了归档整理和利用服务效率。因此,《归档文件整理规则》不仅适用于各级机关、     

省档案局出台贯彻执行国家档案局8号令的意见

为了正确贯彻执行国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,湖北省档案局近日制发了《关于贯彻执行<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>的意见》。     

机关文书立卷中常见的几个问题

部门文书立卷工作是机关档案工作的起点,要丰富档案库藏的内容,优化库藏档案的质量,就必须做好部门立卷工作,这是实现机关档案工作标准化。规范化的重要组成部分,也是切实提高案卷质量,充实档案信息资源的有效措施。通过机关档案工作的升级达标,我们发现机关文书立卷尚存在在着以下几个常见的问题,这在一定程度卜会影响机关档案作用的充分发挥。 一、归档的文件材料收集不齐全 收集不齐全的文件材料主要是散存在着有关业务人员手中,这些文件材料大多都没有经过收发文的登记,文书立卷人员心中没有数,有的虽然心中有数,但是有关业务人员因为要经常利用,不愿意将有关的文件材料交给立卷人员归档,致使立卷归档的文件材料收集不齐全。     

论电子档案的"双轨制"

电子文件对档案工作带来了深刻的影响.如何保持档案的原始记录性成为档案工作者关注的主要问题.一些专家学者认为"为了方便电子文件的利用,永久保存和维护其原始性,在一个机关,物理归档与逻辑归档可以并行".也就是"纸质文件与电子文件长期并存,双轨运行".     

省档案局出台贯彻执行国家档案局8号令的意见

为了正确贯彻执行国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，湖北省档案局近日制发了《关于贯彻执行〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的意见》。     

机关文件归档鉴定与保管期限表改革的思考

机关文件归档的鉴定是关系到馆藏档案质量的一项重要工作，各级各类综合性档案馆要把好进口关必须从机关文件归档鉴定入手。档案保管期限表是文件鉴定和归档依据性文件，现行的《文书档案保管期限表》是1987年国家档案局颁发的，随着时间的推移，越来越显示出其中的不足，因此有必要加以修订完善。本文拟就机关文件归档鉴定与保管期限表的改革问题谈谈心得。     

以“件”代“卷”归档法的分析与思考

长期以来，档案工作一直采用传统的以“卷”为单位的归档方法，这是与以前科技手段不发达的状况相适应的。档案工作人员花大量的时间进行繁琐的手工劳动，而文件的分类、组卷、拟写案卷标题等工作主观随意性大，标准的把握因人而异，难以保证案卷质量，使得每年的立卷归档成为档案工作者沉重的负担。计算机技术和网络     

巍山县全面规范婚姻登记皑案管理工作

为了方便群众查阅利用婚姻档案资料，最近巍山县全面规范婚姻登记档案资料的管理工作，截至目前，已有80000余对夫妇的婚姻档案资料共计3000多卷档案整理归档。     

谈如何做好本单位档案业务指导工作

正对本单位各业务部门材料的形成、立卷、归档工作进行检查、监督和指导是档案部门的职责之一。目前,有很多基层部门的档案工作存在欠缺,主要表现在个别职能部门不十分了解档案工作的重要意义,对归档工作重视不够;对业务部门负责立卷归档不理解,认为应是档案部门的工作;归档材料不完整,组卷不合理;特别是附件、批复不全,部分属归档范围的材料没有归入档案部门保管。这些问题阻碍着档案工作的发展,影响着档案利用和开发。那么,如何解决这些问题,笔者