论档案形成在前

本文通过人们认识到档案是社会记忆,是记忆工具的观点,对"文件是档案的前身,档案是由文件转化而来的"观点进行了质疑和反思.提出了"档案形成在前"的观点.认为档案是记忆工具,所以形成在前;档案之义形成在前,而文件之意形成在后;档案形成在前,是文件的前身,文件则是档案的复制件.     

“档案形成在前”说对电子档案管理的启示——再论档案形成在前

本文认为电子档案与电子文件是有区别的,一是电子档案形成在前.是电子文件的前身,电子文件是电子档案的复制件:二是电子档案是记忆工具,电子文件是办事工具.还认为"前端控制"、"全程管理"、"档案化管理"、电子文件生命周期理论、文件连续体理论等都有局限,应该在"档案形成在前"的观点下实行电子档案全程管理.     

对《论档案形成在前》一文的几点异议

本文针对"档案形成在前,是文件的前身.文件则是档案的复制件"这一全新的学术观点提出几点异议.认为正确认识文件与档案的关系.文件与档案都应当采用广义的文件与档案概念:文件与档案都可以理解为记忆工具:档案的唯一性并不是说档案只有一份,就是文件的定稿.     

《建设项目档案监督指导工作指南》的主要内容、实践价值和相关问题思考

2016年12月16日,国家档案局印发了《建设项目档案监督指导工作指南》的通知(档发〔2016〕15号).《建设项目档案监督指导工作指南》,对我国档案主管部门及有关单位有效地开展建设项目档案的监督指导工作,明确工作重点、工作方式,建立科学的工作机制,实现依法有序的组织管理和监督指导,提供了切实的制度规范.本文对该规范性文件的主要内容进行了系统介绍和评述,说明了其主要特点和实践价值,并对完善该文件提出了相应的建议.     

从“大文件”、“大档案”概念看档案概念泛化现象

档案界为适应社会发展,提出了"大文件"、"大档案"等与传统档案概念不同的新名词,以囊括传统概念中没有的新现象,扩大了传统档案概念的外延。笔者分析了"大文件"、"大档案"概念,来探讨"大文件"、"大档案"是对传统档案概念的泛化认识。     

档案目录的电子化

档案目录的电子化,即档案检索工具的数据库化.而不只是把纸质档案目录转换成一般意义上的电子文件即可.因为,只有把纸质档案目录这一"死文件"转换为数据库性质的"活文件",才便于用户对档案文件的查找,才能提高档案文件的查全率、查准率以及查找速度,从而为档案管理现代化奠定基础.总结档案部门档案目录电子化的实践经验,笔者认为在档案目录电子化过程中,有如下问题需要引起重视:     

美国公布《极其重要文件的保护与灾后恢复》指南

美国国家档案与文件署在其网站上公布了一份指南《极其重要的文件及其保护与灾后恢复》。该指南主要阐述了对联邦机构运作所需文件进行鉴定和保护以应对紧急情况的做法。指南包括以下几个部分:     

报刊集萃

论电子文件长久保存基本要求体系的建立根据国际档案理事会的《电子文件管理指南》、国际标准《ISO15489-1-信息与文件-文件管理-第1部分:通则》、国际档案理事会《     

关于档案形成在前说的几点说明——答郑文、关素芳、王茂跃、张翠华先生

本文回答了各位先生对《论档案形成在前》一文的质疑,对使用文件和档案的概念问题.档案是记忆工具、所以形成在前的问题,档案之义形成在前、文件之义产生在后的问题,以及档案的副本问题、档案的唯一性问题等作出了说明,并谈了商榷意见.     

1994—2001年电子文件（档案）论文统计分析

电子文件(档案)论文统计分析,主要是指对档案学刊物上刊载的有关"电子文件"和"电子档案"的论文进行统计,并在整理数据的基础上总结事实、分析规律.统计工具是中国期刊网全文数据库(简称CAJ-CD),阶段是1994-2001(2002年由数据库录入不完整,暂未予统计).     

文件还是档案?——为records正名

随着经济的全球化和国际交流的增多,档案界越来越多地出现以"文件"来解释档案工作.如:文件生命周期、文件连续体理论被称为档案学基本理论;文件管理及元数据国际标准将采用为国家档案工作标准;很多学者还认为国外没有电子档案、只有电子文件等.实际上这些以"文件"入主"档案"工作的困惑,都源于档案界多年来对records翻译、使用上的误解.     

正确处理档案登记备份与接收工作的关系——学习《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》的一点体会

<中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知>(浙委办[2009]140号,以下简称"两办"<通知>)指出:"为切实保障电子文件和数字档案信息安全,提高档案资源的开发利用水平,……决定开展电子文件和数字档案登记备份工作,由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证,并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份."     

美国档案工作应对社交媒体的策略

社交媒体借助Web2.0平台迅速发展,并正在逐步改变包括传媒、电商等各个领域、各个行业的发展方式,成为一种新兴的趋势和工具。美国国家档案与文件署从档案文件管理行业的视角积极应对,提出了社交媒体战略,出台了《Web2.0背景下社交媒体平台文件管理指南》,积极倡导社交媒体在档案工作中的应用;美国国家档案馆开通多种官方社交媒体,促进档案信息的传播与利用;还在档案馆网站上开辟更多社交媒体板块,创新档案工作的形式。这些对我国档案工作的发展创新都具有一定的借鉴意义。     

传统档案与现代档案的判断标准刍议

本文将档案置于"历史记录"的范畴,提出判断传统档案与现代档案的根本标准是"档案历史联系记录"的维度:如果档案历史联系记录的结构是一维的,它就是传统档案;如果档案历史联系记录的结构是多维的,它就是现代档案。根据这个标准,纸质文件也会形成为现代档案,反之电子文件也可以被整理成为传统档案。由此确认档案的载体种类和档案整理计算机化并不是传统与现代档案的分水岭,进而提出现代档案的历史联系整理将成为一种与载体形态无关的技术和理论。     

论“档案包含文件”——从发收文角度看档文关系并兼与刘东斌先生商榷

文章从发文角度和收文角度两个方面谈了作者对档案与文件的关系的认识:无论从发文角度还是从收文角度看,档案与文件的关系都可以概括为:文件是档案的一部分,档案包含文件.同时,文章针对刘东斌先生的"档案形成在前"和"收文不是档案"的观点谈了不同看法.     

国际档案工作动态

国际档案理事会为了实施国际档案理事会（ICA）制定的ISAD（G）和ISAAR（CPF）这两个指南,ICA实践与标准委员会下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准,以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多 的机会查阅网上目录,查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。把文件形成者与保存者的信息引入文件描述中,这对于帮助利用者综合了解档案文件材料是必要的。为了使档案信息系统更加具有可用性,一个独立的描述档案保存者的标准是有用的。     

中美档案鉴定工作之比较

什么是档案鉴定工作,美国档案工作者协会术语委员会的定义是:"档案鉴定就是根据文件在现行行政管理、法律和财务方面的用途、文件的凭证作用、文件的整理情况,以及与其它文件的联系,确定文件的价值,从而也确定文件处置办法的过程."中国档案鉴定工作的定义是"鉴别和判定档案的价值,挑选有价值的档案妥善保存,剔除无须保存的档案予以处理".从档案鉴定定义所指对象看,中美两国都认为是指鉴别档案的价值,决定档案存毁处置的一项档案业务工作,但是由于两国的国情和文化背景不同,导致了两国档案鉴定工作出现不同的特点.     

全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案

为贯彻落实<中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知>(厅字[2009]39号)和<中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知>(浙委办[2009]140号,以下简称省"两办"<通知>),全面推进全省电子文件和数字档案登记备份工作(以下简称"档案登记备份工作")的顺利实施,特制定本实施方案.     

数字化时代XML在档案管理中的应用

XML语言作为数字化时代的世界语,在档案管理领域大有可为。本文将数字化时代XML在档案管理中的应用概括为四个方面:档案行业信息标准化的工具,档案信息存储的工具,档案数据交换与共享的工具,方便档案信息检索的工具。并详细阐述了XML语言用于规范档案行业专用语言,描述档案行业元数据,进行电子文件保值,在文件生命周期的不同机构与过程之间交换档案数据等功用。     

基于长期保存视角的电子档案格式管理研究北大核心CSSCI

在对电子档案格式的技术与管理特点进行分析的基础上,提出了选择电子档案长期保存格式的基本原则,即应重点考虑符合既有长期保存格式需求或指南要求、环境适应性强、标准化基础高、且具备自描述、自包含与自校验等核心功能的格式。总结了电子档案长期保存格式的主要管理策略,包括基于文件生命周期开展格式管理、实施电子档案登记管理、定期发布电子档案长期保存推荐格式指南和开发预研格式管理工具等。