浅谈文件材料收集的控制措施

收集工作是档案工作的基础,文件材料的收集是指依据一定的收集范围,通过一定的方法将机关各部门和个人手中具有价值的文件集中起来,以便归档整理工作的过程.一个单位的归档文件是否齐全完整,主要是取决于文件材料的收集是否齐全.只有及时地、有针对性地收集各类文件材料,才能避免文件的散失,才能保证本单位档案的齐全完整.……     

高校文秘人员如何做好档案工作

高校文秘人员是高校各部门文件材料的直接形成者,并承担着文件材料的收集、整理、归档工作。高校档案馆（室）档案材料质量如何,与他们有直接关联。特别是在高校档案专业管理人员相对较少和高校行政管理、教学科研、外事、出版、基建等各项活动文件材料日益增多的情况下,更显示出了高校文秘人员参与高校档案工作的重要性。因此,高校文秘人员如何加强档案工作意识培养,提高档案工作技能,并加强与档案馆（室）人员的密切有效配合以做好档案工作,是高校档案工作中应考虑的要素。     

机关文书立卷中常见的几个问题

部门文书立卷工作是机关档案工作的起点,要丰富档案库藏的内容,优化库藏档案的质量,就必须做好部门立卷工作,这是实现机关档案工作标准化。规范化的重要组成部分,也是切实提高案卷质量,充实档案信息资源的有效措施。通过机关档案工作的升级达标,我们发现机关文书立卷尚存在在着以下几个常见的问题,这在一定程度卜会影响机关档案作用的充分发挥。 一、归档的文件材料收集不齐全 收集不齐全的文件材料主要是散存在着有关业务人员手中,这些文件材料大多都没有经过收发文的登记,文书立卷人员心中没有数,有的虽然心中有数,但是有关业务人员因为要经常利用,不愿意将有关的文件材料交给立卷人员归档,致使立卷归档的文件材料收集不齐全。     

做好档案馆(室)自身档案的立卷归档工作

档案馆(室)是集中管理档案的专门机构,它自身也产生档案.这些档案是档案馆(室)在各项业务管理工作中形成的、具有保存价值的文件材料,将这些文件材料及时立卷归档,对档案馆(室)自身的建设以及工作延续发展至关重要.笔者认为档案馆(室)自身所形成档案的归档范围应包括以下内容:     

接收省直机关档案的几点做法

1 做好调查研究,搞好摸底工作.为了做到心中有数,我们首先对省直机关的档案管理情况进行了调查摸底,并广泛征求了他们对档案移交和接收工作的意见和建议.从了解的情况看,普遍存在有不愿向档案馆移交的现象,其主要原因,一是个别单位认为这些档案是本机关在长期工作中形成的,应该属于本机关所有,不能移交给档案馆;二是有的单位为了自己利用方便,不愿全部移交档案进馆;三是有些单位不能严格执行《机关件材料归档和不归档范围》,归档件收集不齐全;四是有的单位没有按照规范要求对进馆档案进行整理,案卷质量不符合进馆要求;五是由于档案人员更换频繁,个别单位的档案没有系统整理.     

高校文秘人员如何做好档案工作

高校文秘人员是高校各部门文件材料的直接形成者,并承担着文件材料的收集、整理、归档工作.高校档案馆(室)档案材料质量如何,与他们有直接关联.特别是在高校档案专业管理人员相对较少和高校行政管理、教学科研、外事、出版、基建等各项活动文件材料日益增多的情况下,更显示出了高校文秘人员参与高校档案工作的重要性.     

审时度势做好重要档案监控工作

本文所指重要档案是指一个地区或单位,在开展重要工作或举办重大政治、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中形成的有保存价值的各种文件、数字、图表、声像等材料.是反映一个地区或单位在一定时期重点工作或重大活动历史面貌的第一手材料,抓紧抓好重要档案监控工作,是丰富档案馆(室)藏内容,优化档案馆(室)藏结构的重要途径之一,是档案行政管理部门履行职责、依法行政的重要任务.本文就如何加强重要档案监控工作做粗浅探讨.     

加强档案馆室工作的有序衔接

机关档案工作和档案馆工作要相互衔接、相互影响,必须改变过去那种简单、纯粹的“移交———接收”关系,使整个馆室体系真正联起来、活起来,建立起一个以档案馆为中心,以所属行政区域内档案室为外围的档案馆室网,形成一个广泛联系、互相协作、高效活络的档案(工作)信息收集、传递、开发利用的“蛛网体系”。档案馆和各机关都不具备构筑这种体系的天然职能。因为档案馆是文化事业机构,机关档案机构只负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。所以促使馆、机关档案工作有序衔接的“催化剂”只能是———档案行政管理工作…     

高校教学档案收集四法则

1常规收集法是通过教学管理部门和教学业务机构,将教学工作活动中产生和处理完毕的档案材料,由产生与形成的单位或个人,按照学校档案部门的归档要求,在规定的时间内向档案馆(室)移交。完成这种方法,要具备以下具体的完整的配套实施方法：指定各类档案材料的归档范围和要求;规定归档的工作程序和手续;建立教学档案工作网络,明确直接向档案馆(室)归档的单位或部门负责人名单和职责范围;     

浅谈馆藏档案全宗卷的整理问题

<正>全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷.按照一定的原则和步骤,将组成全宗卷内容的各方面文件材料如:档案交接文据、清单,整理工作方案、小结,档案保管期限表、销毁档案清册,档案安全(保密)检查记录、存放索引,有关数量统计表,全宗介绍.档案开放或控制使用说明,新技术应用等材料组织编排起来,使其能够反映全宗管理的历史面貌的一系列工作,就是全宗卷的整理工作.这些工作一般是在档案馆完成的,作为档案保管工作的一个组成部分,直接关系到全宗卷的质量,从一个侧面反映出某一档案管理部门对档案信息进行实体控制和智能控制的现状及水平.     

对档案馆丰富资料馆藏的探索

资料是档案馆馆藏之一,是档案馆业务建设的重要内容。档案馆作为档案信息资源基地和利用中心,不仅要占有大量内容丰富、种类繁多、载体多样的档案,而且也要相应地收藏一定数量的资料。因此,丰富档案馆的资料馆藏是档案部门一个不可忽视的问题。 一、丰富资料馆藏的必要性 “资料”一词含义很广,凡为日常工作、生产、学习和研究需要而收集或编写的一切公开或内部的材料,统称资料。而馆藏资料则是一个特定的概念,它是指档案馆收藏的,机关、单位或个人在其职能活动中形成的,配合档案提供给社会各方面工作、研究和学习参考用的一切公开或内部的出版物以及文件、档案的复制品。这些资料对于一个机关、单位或个人在其职能活动中形成的档案来说,是相辅相成的,也是互为补充的。档案馆藏内容不断丰富,数量种类的不断增多,也就相对地要求资料馆藏不断丰富增多。没有必要的资料,仅仅靠档案自然显得不足。     

档案行政执法应增加行政执行措施

在档案执法过程中，常常遇到这样一些问题，使档案行政管理部门束手无策。如有的单位档案不实行集中统一管理；有的单位文件材料收集很不齐全；有的单位文件材料虽然收集起来了，但是多年不予整理。这些问题直接危害档案的齐全完整与安全，有时会给档案工作造成无法弥补的损失。要解决这些问题，按目前《档案法》     

省档案局对省直部门下属单位及省属企业事业单位档案管理情况进行登记

<正>档案是党和国家重要的信息资源,是反映各单位工作活动的真实历史记录和原始凭证材料。《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局9号令)的发布施行,是档案资源建设的重要举措,是强化档案馆"五位一体"功能的重要手段。为了加强对省直部门的下属单位档案工作的有效监管指导,编制好云南省档案馆收集档案范围实施细则,按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档     

建立全宗卷的工作不容忽视

忽视建立全宗卷,是目前档案管理工作中一个比较突出的问题。所谓全宗卷,是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,由能够说明该全宗历史情况的各种文件材料组成的专门案卷,如西方国家所说的“档案的档案”。档案馆(室)在日常工作中会产生一些材料,这些材料与全宗有着密切的联系,是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集全宗档案的重要依据,是档案工作人员管理全宗不可缺少的重要工具。1983年国家档案局发布的《档     

河北省科技厅召开2007年度档案工作会议

3月28日，河北省科技厅召开厅机关及厅属单位档案工作会议，总结2006年度档案工作情况，部署2007年度文件材料的收集、整理工作，并就立卷工作提出了具体要求。厅办公室主任张涛、档案馆馆长赵洪芳到会讲话。     

兰台小灵通

<正>云南省做好保持共产党员先进性教育活动档案工作云南省保持共产党员先进性教育活动已经全面展开,随着教育活动的不断深入,将会形成大量与教育活动有关的文件材料。为做好教育活动档案工作,近日,中共云南省委保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室和云南省档案局联合发出《关于做好保持共产党员先进性教育活动文件材料收集、整理和移交工作的通知》,对教育活动文件材料的收集、整理和移交工作提出要求。通知要求,各级保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室要将教育活动文件材料的管理工作提到议事日程,要指定专人具体负责先进性教育活动文件材料的收集、整理和移交工作。先进性教育活动领导小组办公室形成的不同门类和载体的档案在教育活动结束后,要将整理好的档案连同目录直接移交同级档案馆。     

新技术条件下归档管理的新理念

本文所称“归档管理”,是指机关、企事业等单位的档案馆（室）对其文件形成处理部门,从文件收集、整理到归档全过程的管理。我国实行档案综合管理以来,各单位档案馆（室）与文件处理部门建立了归档业务关系,归档管理的模式也经历了从被动的纯手工式操作,到先进的计算机及网络功能应用的过程。本文借鉴现代管理学和全面质量管理学等原理和方法,提出新技术条件下归档管理网络化、标准化、定量化相结合的新理念和新内涵,     

归档文件整理时常见的错误

《归档文件整理规则》(DA/T22—2000,以下简称《规则》)实施3年了。在贯彻执行《规则》的过程中,出现了一些错误。这些错误有的出现在机关档案室,有的则出现在国家行业主管部门制发的档案管理文件中,有的出现在地方档案行政管理部门的业务指导工作中。如不及时指出并改正这些错误,“小洞不补,大洞难缝”,会带来积重难返的后果。一是有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理,而且还适用于专门文件材料的整理;二是不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革;三是有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的…     

高职院校归档文件的收集与整理工作

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料[1].如何做好归档文件的收集与整理工作,是档案工作者长期思索与需要解决的问题.归档文件收集工作是档案工作的基础,没有归档文件的收集工作,就谈不上归档文件的整理、提供利用及开发.     

谈政府机关归档文件材料的收集

<正>文件材料收集是指按照党和国家的有关规定,依据收集范围,通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的各种门类、各种载体的文件材料(包括:公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像、盘片等)集中起来,以供系统分类和立卷整理工作。归档文件材料的