信息时化：档案形成在前说的理论意义——三论档案形成在前

本文认为，信息时代在“文件是档案的前身”的观点下,档案学存在着危机,档案形成在前说能够化解这种危机,对档案学理论研究有着积极的意义。档案形成在前说明确了档案概念、档案管理的对象,厘清了文件与档案、文件管理和档案管理以及档案与其他信息记录材料（或称文献）的区别。     

论档案形成者

档案实体形成者、档案事物管理者和档案信息利用者,为档案活动三主体。档案形成者是档案实践本体的代表,处于第一主体的地位,是整个档案体系中的意义创造者。档案形成者具有突出的实践性与广泛性,分为个人形成者与机构形成者,并以机构形成者为主。他们具有形成与运行文件、临时保管档案实体和整理归档的职责,并对自己形成的档案具有所有权,这些职责的主要承担者是特殊责任形成者。档案形成者在形成档案的过程中会产生一种较明显的意识惰性,需要提升档案意识和加强制度保障加以克服。     

对几个档案法律责任问题的认识

《档案法》中的法律责任是指因实施违反档案法行为而应负的法律上的责任。对此 ,《档案法》在第二十四条对于各种违法行为进行了列举 ,并规定县以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对违法的责任主体 ,有权依法给予行政处分和行政处罚 ;构成犯罪的 ,依法追究其刑事责任。在实际工作中 ,档案行政执法部门 ,应着重把握以下几个问题。一、归档中的法律责任问题。归档中的法律责任是指将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有 ,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的违法行为。《档案法》规定 ,在公务活动中形成的文件、资料应当按…     

从元数据与文件的关系准确认识电子档案的形成规律

文件与档案的形成规律历来是中外档案学研究中一个不可忽视的重要问题,电子文件或电子档案的形成规律同样如此.在我国传统档案学理论中,我们常说,(现行)文件是档案的前身,档案是(现行)文件的归宿,档案是由完成现行使命后的文件经归档转化而来;就单份文件而言,档案与(现行)文件虽然处于不同的运动阶段,呈现出不同的价值形态,但作为客观存在,它们却拥有相同的物质、相同的表象和相同的信息内容.对此,我国档案学界观点基本一致.而在电子档案的形成规律问题上,我国档案学界却有着一定的不同认识.     

认识电子档案的形成规律

本文讨论电子文件向电子档案转化过程中的特殊规律。提出：完整意义上的电子档案应当包括归档电子文件和元数据两部分；电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程，也没有明确的标志。以此为指导，电子档案管理工作应在电子文件形成时期已经开始，贯穿于文件向档案转化的全过程，并以元数据为管理重点。     

新技术条件下归档管理的新理念

本文所称“归档管理”,是指机关、企事业等单位的档案馆（室）对其文件形成处理部门,从文件收集、整理到归档全过程的管理。我国实行档案综合管理以来,各单位档案馆（室）与文件处理部门建立了归档业务关系,归档管理的模式也经历了从被动的纯手工式操作,到先进的计算机及网络功能应用的过程。本文借鉴现代管理学和全面质量管理学等原理和方法,提出新技术条件下归档管理网络化、标准化、定量化相结合的新理念和新内涵,     

国际档案工作动态

国际档案理事会为了实施国际档案理事会（ICA）制定的ISAD（G）和ISAAR（CPF）这两个指南,ICA实践与标准委员会下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准,以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多 的机会查阅网上目录,查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。把文件形成者与保存者的信息引入文件描述中,这对于帮助利用者综合了解档案文件材料是必要的。为了使档案信息系统更加具有可用性,一个独立的描述档案保存者的标准是有用的。     

谈电子档案的保护工作

2005年初，省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》，分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作，具有很强的可操作性，使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。     

试论机关文件的归档工作

正一、归档的含义与意义在正常情况下,机关档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者,将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件,整理立卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。简单的说,归档就是按照我国规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。归档是文件向档案的转化标志,是文书处理的终点,档案管理的起点。在我国,"归档"已成为党和国家明文规     

档案人员的监督和指导职能

档案人员的监督、指导职能，是提高档案质量、保证档案完整、准确、系统的关键。档案作为一个实体，是归档材料的转化形态，归档材料是档案的基础和前身。档案的质量状况取决于归档材料的形成、积累状况。归档材料完整与否，直接决定着档案的完整程度。所以要抓住档案的质量问题，就要从档案形成的起点抓起。从归档材料的形成、积累、整理，归档阶段抓起。     

务实传统的档案工作

文章论述了传统的纸质和声像档案的优势。认为在目前条件下,我国档案界对电子文件、电子档案的过热现象应适度降温。因为,在相当长的时间内传统的工作仍将占主导地位,与电子档案工作并存的时间将更长。目前不家盲目提倡实现双轨制,对绝大部分单位来说,要务实传统的档案工作,也可根据实际需要,归档少部分的电子文件;少数办自动化先进单位,主要是积累电子和管理的经验,但重要的电子文件仍应形成传统的纸质文件归档。     

对科研档案整理几个问题的思考

全国科技大会提出了“自主创新、重点跨越、支撑发展、引领未来”的科技发展方针，将指导我国科技事业进入科技创新飞速发展的新时代。作为科技管理的一个有机组成部分，要求科研档案工作要审时度势，努力提高工作水平，以适应科技自主创新形势发展的需要。同时国家档案局发布实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令）之后，全国档案界针对文书档案的归档范围和保管期限的制定问题展开了热烈的研讨。[第一段]     

论档案形成在前

本文通过人们认识到档案是社会记忆,是记忆工具的观点,对"文件是档案的前身,档案是由文件转化而来的"观点进行了质疑和反思.提出了"档案形成在前"的观点.认为档案是记忆工具,所以形成在前;档案之义形成在前,而文件之意形成在后;档案形成在前,是文件的前身,文件则是档案的复制件.     

探索电子文件归档规律为企业发展提供有效服务

信息技术的广泛应用，革新了传统档案的形成、积累、管理和利用。随着现代办公技术和自动化程度的不断发展，在日常工作及公务活动中产生大量电子文件与纸质文件汇成了浩大的档案信息流，并将在相当时间内长期共存。如何更好的进行电子文件归档、管理，使之及时有效地服务于企业各项工作，这是档案工作面临的历史性变革的重大课题。本文根据工作实践就电子文件的归档和提高档案利用进行一些探索。     

浅谈电子文件的管理与归档

目前,我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门,没有归档,处于分散保存状态。也有一些单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门,这两种做法都有明显的缺焰。机构内部各部门或文件形成者个人主要看重的是电子文件在处理现行事务当中的作用,由他们自行管理电子文件往往出现短期行为,而且管理不规范,做法不统     

档案形成若干提法异议——以《档案学概论》为例

档案形成属于档案学基础理论研究范畴,我国有4部《档案学概论》对这一问题有所涉及或予以阐释。但档案形成的提法是存有问题的,档案是原始的历史记录决定了档案没有形成过程,档案自然形成规律的内涵应是文件自然形成规律,文件是自然形成的,档案是有意识保存的,档案有意识形成理论的提法难以成立。     

归档是档案形成的前提条件吗？

沧海一粟:我曾问一位机关档案室的档案人员:"归档是档案形成的前提条件吗?,"他笑了笑,没有回答,似乎这样简单的问题用不着回答.在我的一再追问下,他不紧不慢地回答:"当然,文件归档前称文件,归档后才称档案,归档当然是档案形成的前提条件了.这样简单的问题恐怕地球人都知道答案.你不是糊弄着我玩的吧!"我又问他:"历史档案,比如说甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案都经过‘归档'程序了吗?"他无言以答.     

加强企业文件材料收集归档工作

企业文件材料的收集归档,是指将已经办理完毕或告一段落的具有保存价值并经过整理的企业文件材料,按照归档制度随时或定期移交到企业档案部门.企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础,为档案管理工作提供了实际的管理对象,是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段.……     

谈电子档案保护的基础

正1.电子档案与传统档案在讨论电子档案保护之前,我们首先应该弄清楚电子档案的概念。电子档案有别于传统档案,传统档案是指组织及个人直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记载,以纸质文件材料为工作对象;而电子档案包括两个部分的内容,一个是传统纸质档案数字化之后的档案构成了一部分的数字档案;另外一个比较大的部分就是电子文件在完成现行利用之后,归档保存之后形成     

科技文件归档的独特性

“归档”是科技文件转化为科技档案的过程和标志。没有归档制度,就没有科技档案;没有健全的归档制度,就没有健全的科技档案工作和高质量的科技档案。我国科技文件归档制度是在科技文件管理的实践中形成的,并经过了近半个世纪的实践检验,体现了我国科技档案工作的独特性。我国科技文件归档制度的独特性不仅体现在归档内容的精准、审查制度的严密、归档手续完备等方面,而且尤其体现在归档时间的及时上。