填好备考表不容忽视

备考表,顾名思义,以备查找参考之表.在立卷过程中,立卷人往往仅注重卷内文件的排列与编号,案卷题名的拟写,卷内目录的编制,而常常忽视备考表的填写.     

“卷内文件目录”的编制

“卷内文件目录”是以单份文件为著录对象,文件标题为主要著录内容,并按文件在卷内的排列为序组织的条目组合体。它起到了固定卷内文件的排列顺序和便于利用者按目录查找所需文件的作用。因此,我们在每年的立卷归档工作中,拟写卷内文件目录便成了必不可少的一个环节。拟写卷内文件目录看来似乎并不困难,按规定格式项目逐一填写即可,没有什么更多的技术问题需要研究。然而,笔者在几年的业务指导实践中,发现在填写卷内文件目录这一环节上也还有若干特殊情况需要特殊对待。     

拟写案卷标题之浅见

卷标题,是每个案卷的“花名册”,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括。通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份案与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件。因此,很有必要对案卷标题的拟写进行研究和探讨。一个完整的案卷标题,应包括作者、问题、名称三个部分。拟写标题时,应准确、简练、层次分明,避免出现笼统、片面和繁琐等现象。第一部分是作者。就是卷内文件制发机关的名称,写在标题的开头。作者要写全称或通用的简称。如卷内文简称。如卷内文件有许多作者时,可加以适当概括,如“某某厅属各公司”。…     

机关文书立卷方法亟待改革

传统的文书立卷要进行案卷和卷内两级整理,程序是:根据文件的重要特征或文件的类型,把本单位形成的文件和接收上级部门的文件进行区分并组合成案卷,然后检查、调整卷内文件顺序、统一页号,根据"三要素"的原则拟写案卷标题,填写卷内文件目录.     

浅议案卷标题的构成成分和结构类型

标题是案卷的窗口和眼睛.简明准确的案卷标题对揭示卷内文件的内在主题,反映卷内文件的外部形式,有着画龙点睛的功效.而要拟写好案卷标题,十分重要的一点就是了解和掌握案卷标题的构成成分和结构类型.     

拟写案卷标题应注意的几个问题

案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量,将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.     

规范文件(材料)题名服务检索利用之我见

文件题名拟写不规范或不标准,导致我们无法检索到所需档案信息。本文认为,可以通过强化归档技能培训,通过把文件(材料)题名的著录、拟写提升为国家标准与规范等策略来提高检索效率,以此促进档案利用工作的科学健康发展。     

关于工程档案案卷题名结构与标准化问题的探讨

工程档案是城建档案的重要组成部分,由于其形成的单位多,内容专业化程度高,涉及专业面广,因此,工程档案案卷题名的拟写较复杂,尤其是题名的结构与层次难以确定。纵观全国各城建档案馆,由于对案卷题名的结构、层次以及标准化的要求、理解与重视程度的不一致,加之工程档案报送单位即立卷单位又不一样,其案卷题名也就“百花齐放”,质量参差不一了。从而造成案卷题名准确性和标准化程度低,乃至题名重复,使得诸如“教学楼结构竣工图”等的案卷题名成为到处通用的“全国粮票”,不能够准确而完整地反映每个案卷卷内文件材料的内容与成分,从而较好地区别于其他案卷。正是这种现象,直接影响了城建档案馆的著录、编目等基础工作质量,导致利用工作的检全率、检准率下降,并影响计算机自动化管理的成果质量。因此,对工程档案案卷题名结构、层次及标准的探讨与确立实乃当务之急。     

卷内文件的编排及保管期限的确定

一、关于卷内文件的编排 文书处理部门在归档立卷时,应按年度、问题、保管期限和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,对卷内文件进行科学的编排,以能准确、全面反映部门的主要职能活动、便于查找利用为原则,在卷内文件的编排中,常遇到如下一些需注意的问题:     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

案卷标题中的常见病解析

案卷标题中“问题”部分是标题的核心部分，足标题揭示卷内文件内容的主体，是拟好标题的关键。如果准确，就不能全而、确切、高度概括地反映文件内容。然而，由于档案工作人员的水平、分析理解问题的能力参差不齐，拟写出来的标题当中的“问题”也就有正有误，常见的毛病有如下几方面……     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

拟写工程档案案眷题名要"四忌"

工程档案案卷题名,是案卷内工程档案材料内容的综合概括.准确的案卷题名,能简练概括的反映出案卷内工程档案材料的内容及成分,可以有效地引导和帮助利用者查找卷内文件材料.所以可以说工程档案案卷题名拟制的质量,直接关系到工程档案效益的充分发挥.     

从“各自为阵”到文档一体化的演进

宝钢在1996年之前的文档管理一直沿用文件、档案各自为阵的管理方式。文书人员每年初花大量精力清理上年度的文件材料,预立卷,拟写案卷标题,抄写卷内目录,然后成批成捆地交到档案部门。档案部门则需逐卷审核,仍然必须抄写多份案卷级、文件级目录(全引目录),大量的重复工作造成了时间、人力的浪费,影响工作效率。     

有问有答（11）

■会计档案的封面与备考表如何填写 ?答 :会计档案封皮的格式与填写方法为 :(限于篇幅 ,表格样式从略 ,请参考山西档案网站 有问有答 69)立卷部门 :填写负责立卷的部门名称 ,如“财务科”。类别 :填写“凭证”或“账簿”、“财务报告”、“其他”。案卷题名 :填写本卷的题名。会计档案的案卷题名由责任者、针对时间和文件材料名称组成 ,如“XXX单位 2 0 0 1年 3月份第一本凭证”、“XXX单位 2 0 0 1年决算报告”。起止时间 :填写卷内材料最早和最晚的时间。卷内张号 :填写卷内材料的实有页数。保管期限 :根据《会计档案管理办法》规定…     

谈建立房地产权属电子档案的步骤与方法

房地产权属档案电子化,主要由整理、扫描、检查、归档和电子档案利用五个步骤组成。具体做法是:1.房地产权属档案整理。档案整理是指档案立卷归档前必要的准备工作,将收集零散的档案按其标准要求进行全方位整理、裱糊粘贴工作之后才能立卷归档。对房地产权属档案进行电子扫描,整理是至关重要的环节。一是确定各类房地产权属档案的卷内目录。如:《商品房卷内目录》、《房地产转让卷内目录》、《公房出售卷内目录》、《补发登记卷内目录》、《变更登记卷内目录》等。这些卷内目录按照登记过程中的主要要件设置标准的文件题名,在整理过程中,房…     

小议卷内文件的裁剪

案卷质量决定档案的质量,所以组卷时如何保证案卷质量是非常重要的问题。案卷的质量标准主要是讲:保管期限确定得正确;案卷的封皮书写得工整、美观、规范;卷内文件应是办理完毕的文书,并齐全完整;卷内互有联系的文件排列有序等等。至于卷内每份文件纸张的大小不一问题,不应是衡量案卷质量的标准。     

信息化时代如何拟好案卷题名

在档案立卷工作中,遇到归档材料越繁冗复杂,越容易遇到拟写案卷题名的难题.在档案信息化的具体工作中,不合要求的案卷题名会影响档案信息化的质量和速度.案卷题名拟写不当,直接影响档案信息利用的效率.     

不可忽视“备学表”

卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。根据多年的工作实践，笔者认为一个单位卷内备考表的使用和填写情况从侧面反映出该单位档案工作的质量和受重视程度。按照国标规定填写卷内备考表是立卷归档的重要内容，然而在实际工作中，卷内备考表在制作、使用和填写中没能受到应有的重视。     

没有规矩 不成方圆──档案整理工作随笔

实现档案管理现代化．给档案工作带来了生机与活力。但是，由于不同时期的档案整理标准不同，卷内文件目录的拟写格式、案卷的装订方式也不尽一致。有的档案因制成材料质量低劣和保管条件差，字迹有不同程度的褪变，纸张发黄、变脆、破损；文件中错别字、倒字、漏字、自造字、生僻字、衍文等有之；书写上的修改、涂抹、加行等也较多，直接影响着档案管理现代化建设。为此，我们根据档案管理现代化对基础工作的要求，自1995年起对部分馆藏档案进行了规范化、标准化整理。1、做法起初，我馆采取每人负责一个年度的办法进行整理。一段时间后发…