浅谈电子文件对档案管理的影响

<正>一、电子文件的概念及特点电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电     

电子文件管理探析

电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等化学磁性材料载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件具有以下几个特点：一是电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;     

浅议新时期电子文件对传统档案管理的影响及对策

一、电子文件定义及其特点综述电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、音频电子文件、视频和多媒体电子文件等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:1.电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3.电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档…     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

电子文件对档案工作的影响及对策

档案业务中的电子文件是指人们在社会活动中形成的，以数码形式或存储于磁盘和光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读，处理，并可在通信网络上传送的文件，称为电子文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1、电子文件不再是直观的纸质文件，     

建设工程文件和档案管理的体会

建设工程文件指在工程建设过程中形成的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件和竣工验收文件。建设工程档案指在建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。建设工程文件和档案资料管理是档案管理工作的一个重要组成部分,在建设工程管理工作中起着至关重要的作用,及时、准确、真实地收集、整理、归档建设工程文件和档案管理资料,为工程管理、工程保修及售后服务、物业管理工作创造有利条件。本文从建设工程文件和档案资料的特征入手,结合笔者从事工程文件和档案资料管理工作的实践,分析目…     

探讨区块链驱动下的建设工程电子文件在线接收

<正>根据《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“加强电子文件归档和电子档案移交接收”的任务,档案信息化战略转型成为目前主线。2018年国家档案局14号令指出,符合档案管理要求的电子文件可实行单套制归档。2019年第二届数字中国建设峰会发布《推进电子档案单套制管理的政策与步骤》,提出实行电子档案的单套管理。近年来,我国建设工程领域顺应信息技术与电子档案的深度融合,档案管理机构实施“四位一体”（纸质、电子、声像、地下管线）建设工程电子文件在线接收机制,实行在线接收管理工程档案新模式。由于建设工程档案是工程质量控制、责任追溯的重要依据,     

关于电子文件定义的评介

一、档案学领域的电子文件在档案学领域,研究电子文件定义的角度主要有以下几种:1、以文件为属概念。国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894-2002)将电子文件定为“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”①许磊在《电子文件归档及管理方法研究》中认为,……我们进行比较分析将电子文件解释为适合于数字计算机操作、传递和处理的文件。②国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文…     

浅谈电子文件信息安全与保障措施

正1电子文件概念及特点中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)对电子文件做了明确定义,即:"电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。"由此可以看出电子文件的特点:(1)电子文件具有数字依赖性特征。电子文件的形成、存储、阅读、处理与传输都离不开数字设备与环     

数字资源档案建设与研究

数字资源一直是图书馆资源建设的重点内容,在其采购与管理过程中产生的一系列纸质及电子文档称为数字资源档案。纸质文档主要包括图书馆馆藏发展方案与各类采购文件。电子文档主要包括数字资源的基础档案、财务档案、成本档案、试用档案及数字资源新增报告、续订报告、停订报告等。数字资源档案的建设与管理反映了高校图书馆资源建设的标准化进程。     

知识角

正什么是电子文件?所谓电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件收集积累有哪些要求?(1)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的     

浅析电子文件的归档

近几年,电子信息技术取得飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。随着先进技术的应用和管理方式的改变,产生了大量的电子文件。一、电子文件的概念及其特点所谓电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要     

电子档案与纸质档案在档案管理与利用中的区别

一、电子档案与纸质档案在档案管理中的区别传统的纸质档案在形成过程中,首先是对归档的文件进行档案编目,包括档案著录、标引和组织、编织目录的工作,其主要目的是为档案保管和提供利用。而电子文件它是在数字设备及环境中完成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机设备阅     

我市开展电子档案工作经过、经验及展望

为提高我市建设工程管理水平,贯彻<建设电子文件和电子档案管理规范>,我市研究决定在2009年全面开展建设工程电子档案编制工作,凡是在2009年1月1号以后开工的建筑工程,必须在工程竣工后三个月内向城建档案管理机构移交一套同纸质档案相同(目前仅是施工,建设,勘察,监理单位形成的部分档案)的建设电子文件.     

试析信息化条件下制药企业电子档案管理的对策

<正>一、制药企业电子文件的类型和特点电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子档案主要的类型有:(1)字(表)处理文件,指用文字处理软件生成的由字、词、数字或称号表达的文件。(2)数据库文件,即以数据库形式存在的具有文件属性的记录。(3)图形文件,指根据一定算法绘制的图表、     

我国建设工程文件归档方案研究

在数字环境下。建设工程电子文件大量涌现,为了满足社会需要和履行档案馆信息管理和开发的职责,电子文件急需规范归档。而目前普遍采用的以实体档案归档为核心的传统归档模式无法满足电子文件和实体文件一同归档的需要,本文根据现实状况呼吁探索新的建设工程归档管理方案,并展望未来,期待真正实现电子文件的规范归档。     

电子文件及其管理

<正>电子文件的管理是信息时代的全新课题,需要来自理论研究和实践两个方面持续不断的科学探索。电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。目前电子文件的种类是按三种不同形式划分的:电子文件的信息存在形式、功能及生成方式来划分。电子文件生命周期理论的基本思想主要是电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的、不可割裂的运动过程;电子文件在每阶段因其特定的功能和价值形态百而具有不同的服务对象和服务方式;对电子文件生命周期全程的管理和     

电子文件的法律证据价值

当今社会,电子文件应用于生活的各个领域,在给人们带来便利的同时也带来困惑:一方面它使用方便快捷,实现信息共享;另一方面不够稳定(不稳定性主要来自信息内容、技术和保存利用环境三方面),凭证价值受到人们质疑,进而人们对其在法律方面的证据价值也产生怀疑。因此,电子文件的法律证据价值是一个值得探讨的问题。电子文件[1]electronic records指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的法律证据价值主要是指电子文件在法律关系中的凭证作用…     

电子文件的收集与整理

一、电子文件的定义电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁盘、磁带、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。理解:①电子文件首先是文件,必须具备文件的一切要素,而电子是文件的表现形式。也就是说电子文件应该是在完全办公自动化、电子政务等环境下生成的文件。②从技术角度来区分电子文件类别有:文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、音像文件、程序文件、数据库文件7大类。     

维护电子文件真实性的有效措施

电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节,信