关于目录号编制的设想

目录号是表述全宗内各案卷排放序列的代号.通常档案经过系统整理、分类立卷后,就要用档号来反映和巩固其整理的成果.档号包括全宗号、目录号、案卷号、件、页(张)号,每个号直接相关的下位号不允许有重号.目录号作为档号的组成部分,在全宗号与案卷号之间起着承上启下的作用,它不仅巩固了案卷分类排列的顺序,而且为档案的保管利用奠定了基础.因此,目录号的编制,是档号编制过程的一个重要环节.     

关于全宗号设置的思考

关于全宗号设置的思考欧阳锋全宗号是一个立档单位全部档案的代码,全宗号何时设置,是在档案室指定,还是档案进馆后编制,是个值得研讨的问题。目前,从档案学的理论研究、教育到档案工作的具体实践,都主张按进馆先后顺序编制全宗号,档案室则不设全宗号。这种情况,给...     

文书档案档号编制中存在问题分析

随着计算机在档案管理中的广泛运用 ,档案在归档、整理、编目等工作中统一标准、规范操作、科学编制的要求显得非常迫切和必要。而作为具体揭示档案信息记载处所 ,反映档案基本编号相互关系 ,其它检索工具编制必不可少的档号 ,其规范化编制的重要性显得更为突出。目前 ,许多档案馆（室）在文书档案的档号编制上存在问题 ,主要表现在以下几个方面 :一、全宗号编制上存在问题（一）一个全宗编制了几个全宗号。产生的主要原因是在划分全宗时 ,对该立档单位的历史沿革、名称变更、主要职能活动的延续承继等未认真考证 ,只看单位名称不同就另划全…     

档案检索工具存在的问题及对策

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段,是管理和利用档案的工具.当前检索工具主要存在以下问题. 1.检索工具的类型不完整、不系统、不配套,不能全方位、多渠道、深层次地检索档案.以我馆现有的检索工具为例,只有案卷目录是系统、完整的,囊括了所有全宗的所有年代.案卷目录作为著录档案案卷内容和成分的目录,固然是一种最基本的档案检索工具,但由于它著录的内容笼统、成分混杂、不能全面、细致地反映出全宗内所有档案的情况,因此在使用过程中出现的弊病很多,如:漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等.其他几种检索工具的编制也不很理想,如:现行档案的全引目录不是所有全宗都有,只是部分全宗的部分年代才有;专题目录的种类极少,选题上多偏重于量少易搞,实用价值很低,也缺乏连续性;重要文件目录和部分文件分类目录的编制,带有许多人为随意性,不能尽收同一全宗的所有文件等等.这样一些看似种类繁多,却样样都不全面的检索工具拼凑在一起,难以起到依赖和互补的作用.     

同一全宗档案进馆相对分散论

全宗是一个国家机构、社会组织或个人在生产建设、社会活动、科研活动中形成的具有有机联系的文件整体,是档案的基本分类、管理单位.传统的全宗理论认为:"全宗是一个有机的整体,把全宗拆开是错误的."而笔者认为,全宗理论是一种应用理论,它要在实际工作中解决具体问题,因此,同一全宗的档案也可相对分散管理.     

科技档案(含CAD电子文件)编号体系的建立

档号在档案管理中具有重要的作用,它可以表征档案室档案管理体系,反映和固定全宗内案卷和案卷内文件排序,它具有对档案实体的指代功能,一组档号便可代表某一特定的案卷或文件,作为存取档案的标记,因此在档案的管理、统计、检索、提供利用以及库房日常管理等活动中都要运用和借助档号.档号编制得合理、清楚是档案实体管理有序的标志之一,反之,档号混乱则可能在档案管理活动的各个环节造成差错. 科技档案分类编号是档案管理的一个重要组成部分,科技档案档号编制原则首先要遵循唯一性原则;一个编号对象只能赋予一个代码,一个代码只表示一个编号对象.     

正确理解全宗理论把档案信息资源整合工作做好

从档案学前辈关于档案全宗理论的不同时期的思想概括出档案全宗有三个等同物:一是档案全宗等同于法人单位档案;二档案全宗等同于档案有机整体;三档案全宗等同于客体全宗.只有综合地理解这三个等同物方能准确地把握全宗的实质.在实践中若不能综合全面地理解档案全宗理论就会感到莫衰一是,不知如何做起,甚或犯下错误.档案全宗理论在今天的档案实体管理和网络档案信息资源的组织等方面仍然具有方法论的意义,指导着档案信息资源的整合工作.     

我们是怎样编制全引文件目录的

我们是怎样编制全引文件目录的刘相彩全引文件目录,就是将一个全宗内档案的卷内文件目录编制而成的检索工具,它能够一次性地检索到文件。对它有的叫卷内文件目录汇集、全宗文件目录或文件目录索引。如何编制全引文件目录,到目前为止,全国无统一的标准,就我馆而言,山...     

张家口市档案馆建成“全宗管理数据库

为了更加科学地管理档案 ,我馆根据日常工作的需要 ,编制了“全宗管理数据库”。通过该数据库可以对馆内所保存的每一个全宗的档案数量、档案整理、移出、鉴定、接收、开放、修复等情况的数据信息进行统一管理 ,科学汇总 ,使管理人员更为清晰地掌握馆藏全宗的具体情况张家口市档案馆建成“全宗管理数据库@周瑾     

浅谈档号的编制

<正>档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档案行业标准《档号编制规则》(DA/T13—94,以下简称《规则》)中,档号的结构分为三种,第一种为:全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号;第二种为:全宗     

档号的编制

档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号.文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称,包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页(张)号.     

档号编制要遵循规则

档号是档案馆(室)在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号包括：全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页(张)号。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用,是对档案进行实体管理与信息检索的重要手段和一种有效工具。因而,编制档号必须遵循规则。     

规范管理和使用全宗号之我见

本全宗号是区别不同全宗的数字代号,它应该具有行业唯一性,而不是档案馆(室)内的唯一性,为了促进档案行业信息的一体化建设与共享,建议对全宗号进行国家统一管理,其管理模式效仿身份证管理模式.     

档案馆档号的规范化编制

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，用数字或字母表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。在档案馆各项工作中，档号作为档案保管单位的标识符号，直接与档案的移交、接收、著录、编目、统计、保护和提供利用等工作环节发生联系。规范档号编制对实现档案科学和现代化管理具有重要的意义。下面，谈些个人的看法。一、档案馆档号规范化标准的选择国家档案局１９９５年发布的“档号编制规则”中明确规定档号有三种结构：（１）全宗号———案卷目录号———案卷号———件（页）号；（２）全宗号———类别号———案…     

有问有答

■徐女士问 :我公司是新近成立的一家分公司 ,正在进行档案的编号 ,全宗号为 98,能否帮助设计一下会计档案的编号 ?答 :一个单位会计档案的编号 ,涉及档案工作的管理体制和全宗内的分类大纲。因不太了解你在公司的角色 (档案员还是部门的文书处理人员 )以及公司形成的档案门类 ,只能根据我们以往的经验 ,设计以下两种编号方式供选择 ,希望对您有所帮助。档案的编号 ,包括全宗号、类目号 (有的地方称目录号 ,类目号与目录号的关系参见“有问有答”第 66题 )、案卷号和页号。全宗号已确定为 98,下面主要说明会计档案类目号、案卷号的编制方法…     

朝阳区档案局关于档号编制的暂行规定(摘录)

一、什么是档号,档号的作用:档号是档案整理过程中对档案的编号。文书档案包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号。科技档案包括分类号、项目代号、案卷号。它对于固定档案的整理体系、分类排列顺序,揭示每份文件或案卷的出处有着特殊的作用,是编制各种档案检索工具不可缺少的项目。     

档案馆指南编制方法的几点认识

本文对档案馆指南编制方法的探讨,其范围仅限指南主要构成部分如何撰写.指南主要组成部分包括馆藏档案介绍(含全宗介绍的排列)、馆藏资料介绍和几种索引与附录材料的编制.所谓指南的编制方法,主要是对这几个方面如何撰写(编制)及其应注意的问题作些初步的探讨.一、馆藏档案如何介绍馆藏档案的介绍,实际是按全宗进行介绍的.探讨馆藏档案介绍,主要是研究如何写“全宗介绍”.1.全宗介绍的撰写.全宗介绍是指南的核心部分.《档案馆指南编制规范》(以下简称《规范》)规定:“馆藏重要全宗一般要逐个介绍,非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍;一些案卷数量少、利用率不高的小全宗,可列入附录中的全宗名册,不予具体介绍”.(1)单个全宗介绍的撰写.按照《规范》     

用Authorware实现多媒体档案全宗介绍的编制

随着数字化应用技术的普及和计算机多媒体技术的日臻完善，数字化档案馆正在成为档案现代化管理的发展趋势，作为数字化档案馆电子名片——多媒体全宗介绍的制作就显得尤为重要，凭借计算机多媒体、网络等现代化技术，利用文字、声音、图像、影视、动画等形式来揭示全宗档案内容和编制多媒体电子全宗介绍。是对传统的档案编研方法及编研成果表现形式的突破，可以更加生动、直观地向利用者提供检索利用。     

高校全宗卷规范化建设探讨

高校全宗卷详细和全面地记载了学校和全宗历史变化情况,在整个档案中起着龙头作用,是管理全宗档案的"档案",对于档案馆的管理和业务工作具有重要意义.     

建立人事档案全宗卷可行性浅探

<正>全宗理论引进于国外的档案管理理论,在我国得以丰富和发展,它的核心是来源原则,即把来源于一个机关、组织或人物的档案集中统一管理。全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的有机整体,即一个机关的全部档案。全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是管理全宗档案的"档案",它集中了管理全宗档案过程中所形成的一系列的原始记录性的文件材