规范案卷标题之我见──兼与张生炎先生商榷

规范案卷标题之我见兼与张生炎先生商榷邹吉辉自《档案工作知识汇解５００问》问世以来,“案卷的标题应当是一句话”已成为档案界定论,虽然编者用“应当”一词以示谨慎,但却罕见深入研究之作。最近张生炎先生在《四川档案》１９９７年第３期《案卷标题与语法规范》中,...     

案卷标题应具有特色

拟写案卷标题应当能够揭示出该案卷特征，具有一定的特色，案卷标题特色如同一篇章的“眼”，在案卷标题中起着重要作用，下面，我们来分析以下两个案卷标题。     

以“件”代“卷”归档法的分析与思考

长期以来，档案工作一直采用传统的以“卷”为单位的归档方法，这是与以前科技手段不发达的状况相适应的。档案工作人员花大量的时间进行繁琐的手工劳动，而文件的分类、组卷、拟写案卷标题等工作主观随意性大，标准的把握因人而异，难以保证案卷质量，使得每年的立卷归档成为档案工作者沉重的负担。计算机技术和网络     

实行《归档文件整理标准》的几点体会

《归档文件整理标准》（以下简称《标准》）在我公司推行已近一年。在这一年的实践中，我们深刻地体会到《标准》解决了文书档案工作长期困扰我们的难题，同时我们也针对我公司的实际情况依据《标准》做了一些改进。１．《标准》取消了案卷，简化了整理环节，便于流动频繁的档案人员（特别是新手）掌握。传统的立卷方法要求按“六个特征”立卷，这不仅要求档案人员既要熟悉本单位的业务，又要具备一定的实践经验，而且完全取决于档案人员对文件内容和案卷质量标准的理解，因此，档案人员的业务素质直接影响立卷质量。《标准》取消了案卷，实…     

拟写案卷标题之浅见

案卷标题,是每个案卷的“花名册“,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括.通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件.……     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

案卷标题中的常见病解析

案卷标题中“问题”部分是标题的核心部分，足标题揭示卷内文件内容的主体，是拟好标题的关键。如果准确，就不能全而、确切、高度概括地反映文件内容。然而，由于档案工作人员的水平、分析理解问题的能力参差不齐，拟写出来的标题当中的“问题”也就有正有误，常见的毛病有如下几方面……     

“邮件合并”功能在档案管理中的应用

在档案组卷整理的过程中我发现，案卷目录与案卷封面在格式上有着很大的差异，但在内容上却有着很多的重复，如“类别”、“案卷标题”、“件数”、“页数”、“保管期限”、“归档号”等。在没有档案管理软件的情况下，通常做法就是将两种重复的内容用不同的格式打两次。一次在打印信封时，我发现。收信人的地址可以变化，而信封格式相对固定。     

案卷标题如何准确揭示卷内文件内容

案卷标题是揭示卷内全部文件成分和内容的总题目,是供利用者查找利用档案的重要检索工具.案卷标题规范与否会直接影响查阅档案的效率.案卷标题由三部分组成,即作者、问题(内容)、名称(文种),但是,并非具备了这三个要素就算是准确规范的案卷标题.     

“死档”的原因及对策

张雯、范莉在《贵州档案》１９９９年３期撰文指出,在档案利用过程中,有时会出现“死档”现象。本来某一份文件存放在档案馆里,但查找起来最终竟会得出“查无此件”的结论,使本应产生利用效益的档案成了“死档案”。造成这种情况的原因主要是,文书分类不合理;档案管理人员业务不熟练;检索工具不完善。针对这种现象;作者提出,在利用工作中要多“撒网”,对所要查找的文件,在长期卷中查不到的可再到永久卷中找;对标题含混不清的案卷;不要只看案卷目录,还应仔细查阅卷内目录;对跨年度的文件,要注意在相邻年度中查找,以弥补立卷…     

拟写案卷标题之浅见

卷标题,是每个案卷的“花名册”,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括。通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份案与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件。因此,很有必要对案卷标题的拟写进行研究和探讨。一个完整的案卷标题,应包括作者、问题、名称三个部分。拟写标题时,应准确、简练、层次分明,避免出现笼统、片面和繁琐等现象。第一部分是作者。就是卷内文件制发机关的名称,写在标题的开头。作者要写全称或通用的简称。如卷内文简称。如卷内文件有许多作者时,可加以适当概括,如“某某厅属各公司”。…     

档案工作标准知多少?

档案工作标准知多少？迄今为止，国家技术监督局发布的有关档案工作方面的国家标准有七项，即：《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《照片档案管理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《全宗单》、《档案交接文据格式》、《档案分类标引规则》。国家档案...     

汉代居延边塞生态保护纪律档案

汉代西北边地简牍的出土，为研究当时边塞社会生活和军事行政管理制度提供了丰富的资料。有的学者已经明确指出，其中有些文书具有档案的性质。有学者对简牍文书分类，指出其中有“案卷”。荷兰汉学家鲁惟一的论文《Records of Han Administration》，被译为《汉代行政案卷》。有的学者对汉代简牍分类，提出“案录类”的命题。有的学者则明称之为“档案”。陈梦家曾经指出，通过对居延汉简的整理编缀，“可以掌握较整齐的档案卷宗，更好的用以研究历史”。林剑鸣说，简牍文书中，“档案”是重要的一类。     

拟写案卷标题应注意的几个问题

案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量,将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.     

再谈机关文书档案分类标准--兼与王威琴、张海滨商榷

王威琴《机关文书档案分类标准探讨》和张海滨《也谈机关文书档案分类标准》（以下分别简称《王文》、《张文》，分别载《档案》 2000年第 1期、第 5期），指出了目前地县机关、单位文书档案管理中存在的一个较为普遍性的问题，对指导文书档案分类有一定指导意义。但是，通观两文，笔者以为有以下几个问题进一步明确，以便更好地指导文书档案分类工作。　　一是分类的对象。从两文的标题来看，都是谈文书档案的分类标准，即分类的对象应是文书档案，更明确地说，就是对经过立卷、归档程序以后形成案卷并移交到档案室的文书档案的分类。但从…     

公文标题应当规范化

公文标题是公文正文的重要组成部分,是拟写案卷标题和编制档案检索工具的重要依据.要实现公文标题的规范化,应当注意一些什么问题呢?笔者认为,主要有五件事,概括地说就是"五忌"、"五要":     

对新形势下档案教育培训工作的思考

2004年11月25日上海市第十二届人民代表大会常务委员会第十六次会议对《上海市档案条例》进行了修订。修订后《上海市档案条例》依据《中华人民共和国行政许可法》取消了原《条例》中“档案工作人员应当……，取得岗位证书。”和“从事档案鉴定、评估中介业务的人员，应当经市档案行政管理部门资质认定”的条文，而规定为：“法人和其他组织应当根据档案工作的要求组织档案工作人员参加档案业务培训”。     

关于档案数据库建设的思考

一、档案数据库的优点 1.档案数据库的编排效率、检索速度和查准率有了明显提高.面对日增月积的档案,沿用传统的手工目录管理模式已经不适应形势的要求.传统档案管理中主要存在问题有:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容因永远无法检索而难以利用.档案数据库支持关键词的模糊查询,并且能在检索结果中直接查看各标题对应的内容概要,大大提高了检索速度、查准率和查全率,而且目录维护也十分方便.     

新旧归档方法比较

我国传统的用“立卷”作为文件的归档方法,以“案卷”作为文书档案的基本保管单位,是与过去我国社会生产力水平低下,科技手段不发达的状况相适应的,也符合过去社会档案意识薄弱,过分强调档案的安全和保密的时代背景.回溯这种归档方法的形成和发展,其脉络清晰可辨:50年代,我国档案界在学习苏联经验的基础上,初步建立了档案工作和档案学理论,在归档文件整理方面就采用“立卷”这一方法.1951年的《公文处理暂行办法》、1955年的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》、1956年的《国务院关于加强国家档案工作的决定》等,都以不同方式提出了“立卷”这一概念.1987年国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》,正式将“立卷”作为机关归档文件的规范整理方法确定下来.后来陆续出台的《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等一系列配套标准,形成了以“案卷”为基础的档案工作法规标准体系,并在全国范围内加以普及和推广.……     

档案案卷标题的写作质量与写作方法

本文分析了档案案卷标题的写作质量问题,介绍了几种写作方法.