会计档案与文书档案形式上的区别

会计档案和文书档案作为档案的重要组成部分，无论在定义上，还是在形式、内容上，都有许多共同之处和相联系的地方；但它们毕竟不是同一种类的档案，除内容上具有明显区别外，其形式上的主要区别是：1、组卷方式不同。文书档案的案卷多数都是单份文件的集合体，文件与文件之间联系松散；而会计档案的案卷大都是利用原基础，由每册凭证、每本帐簿、每册报表组合而成，同一卷内材料之间联系紧密，缺一不可。2、组卷时间不同。文书档案的案卷是把本单位同一年度内形成的文件材料加以分类整理、一次装订成册立卷；而会计档案材料在它产生和形成…     

文书立卷改革之我见

2001年1月1日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称规则)正式施行，主要思路是取消立卷，改案卷级整理为文件级整理，改案卷级装订为文件级装订，即从以“卷”为保管单位，改成以“件”为保管单位，在此基础上，文件分类、排列方法，归档程序、保管期限的界定等内容都有一定的调整，从而达到适     

不可忽视的立卷说明

立卷说明本属全宗卷的一项重要内容.它是文书处理部门对立卷情况和文件材料的主要内容所做的陈述式文字说明。它一般包括立卷部门的机构、人员变动情况、案卷内容、组卷方法、完整程度、案卷质量、立卷时间和立卷人。     

努力实现社保档案整理规范化

正一、档案整理工作中存在的主要问题我国档案整理工作存在一些不足。主要问题有:一是档号不规范、没有目录号、一卷多册现象较多。二是案卷提名不规范、有提名但不能反映主题内容、提名缺少基本要素,甚至没有案卷提名等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是许多案卷未标页码,导致使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重。如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。总之,综合性档案馆建馆时间越长,馆藏量越大,存在的类似问题就越明显。     

有问有答（9）

■一个单位中 ,档案已经过系统的整理编号 ,如果又发现一些零散文件 ,怎样处理 ?答 :可采取插卷号或续页号的方法进行补救。一般单位是在第二年六月底以前 ,完成上一年度各种文件材料的立卷、编号、编制目录并向档案室移交等工作。但是 ,许多单位在文件材料的形成、积累方面不太规范 ,因而 ,经常是案卷已整理完毕 ,又发现一些零散文件。遇到这种问题时 ,要在尽可能地维持原整理体系的前提下进行补救 ,具体可分以下几种情况 :1、如果零散文件只有几份 ,可采取续页号的方法。即将零散文件按照内容或形式特征将其归并到所属年度有关的案卷中 ,…     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.     

不按保管期限排列好

好处之一：保持了文件之间有机联系。对案卷进行排列,首要的出发点是将有联系的案卷排列在一起以便利用查找。公文立卷的原则是对同一问题、同一人物或同一事件的一组有联系的文件要区别不同价值,不同期限的要分别组卷。也就是说同一组有联系的文件要按不同价值组成几卷...     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

《机关档案工作业务建设规范》有关问题解答(下)

六、“不装订案卷”有什么质量要求?“不装订案卷”也称为“散装卷”,即将组卷后的若干份文件散装在硬卷皮内,不装订。这是近些年来立卷工作实践中产生的一种新的方法。这种方法既有优点,也有缺陷。各机关可从实际出发,自行选择。根据《规范》的要求,对于不装订案卷的案卷质量,应做到以下几点:(一)编件号。即一份文件编一个号(文件的正本与定稿、正件与附     

档案整理工作的内容

档案的整理是档案室工作中一项经常性的基础工作。档案整理是指对档案外在形式的整理,并非档案内容的整理。整理内容可分为系统化和编目两部分,主要包括:区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷排列和案卷目录的编制。     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

案卷标题的规范拟写与美学意识

案卷标题对本卷文件内容的概括，是案卷的主要标志之一，拟写案卷标题，需要遵循一定的规范，同时，应尽可能地体现出美学意识，规范的并具有美学意识的案卷标题才是完善的。     

主题分析的类别与步骤

档案著录过程中，正确进行主题分析是确保标引质量的前提和基础，也是标引工作的重点和难点。笔者在从事档案著录工作实践中，深感主题分析的重要和难以驾驭，本文就档案主题分析及相关问题作些探索。一、档案主题分析的类别主题分析方式可以从不同角度加以区分：１．按分析单元不同可以分为宏观分析和微观分析。宏观分析是根据需要，以某一主题内容相同或基本相同的一卷（或数卷）或者一组档案作为标引单元，进行案卷组合级、案卷级、文件组合级的主题分析；微观分析是以单份档案作为标引单元，进行文件级的主题分析。２．按对分析单元概括…     

还是保持原样好

中国文书档案管理有悠久的历史、传统和经验，其中的案卷格式最具代表性和时代特色。发展到民国时期，已经具备了成熟的案卷格式，大量的组卷合理、裁切齐整、工艺精细、装订精美的案卷留传至今，实属不易，理应完整保存，也应是我们今天管理档案应该尊重和维护的基础，在整理过程中不宜随意拆除重整。但据我们目前了解，一些档案馆在现今的整理中，为了在原案卷基础上增加卷数，增大馆藏量，认为案卷越薄越好，即随意拆卷分卷，将原来一卷变为数卷，拆除并摈弃了原有的卷皮，装订新的卷皮，重新编制卷面内容，这样，原有的卷皮不复存在，原…     

有问有答（8）

■《归档文件整理规则》实施后 ,文件的整理方法由“卷”改为“件” ,请问以前已经整理完毕的案卷需要重新拆卷吗 ?答 :卷改件后 ,以前已经整理完毕的案卷当然不必重新拆卷。《归档文件整理规则》 ,以简化整理、深化检索为指导思想 ,在遵循归档文件形成的基本规律的前提下 ,改变了我国传统的文书立卷方法 ,将文件的整理由“卷”改为“件” ,对整理的具体方法做出了详细规定 ,它将大大减少工作人员的劳动量 ,节省人力、财力、物力 ,提高工作效率 ,并为档案工作适应现代化管理的新形势奠定基础。《归档文件整理规则》是国家档案局于 2 0 0 0年…     

“邮件合并”功能在档案管理中的应用

在档案组卷整理的过程中我发现，案卷目录与案卷封面在格式上有着很大的差异，但在内容上却有着很多的重复，如“类别”、“案卷标题”、“件数”、“页数”、“保管期限”、“归档号”等。在没有档案管理软件的情况下，通常做法就是将两种重复的内容用不同的格式打两次。一次在打印信封时，我发现。收信人的地址可以变化，而信封格式相对固定。     

革命历史档案著录的基本原则

1著录格式。我们在著录格式上采用“革命历史档案著录标引工作单”进行文件级著录。在以单份文件为著录对象时,根据每份文件的价值有所取舍,如对会议记录及统计报表进行文件级著录,过去我们在对现行档案会议记录及统计报表的著录方法一直是进行案卷级著录,按照《全国革命历史档案资料数据采集标准》的要求,我们改革了以往的著录方法,对会议记录采取一次会议著录一次,对统计报表采取一种报表著录一条。这样,既避免了著录标引不全造成的遗漏,又可防止过渡标引产生的人力物力浪费。但对内容相同,作者一致,案卷标题确切的专卷,允许著录到案卷级…     

小议卷内文件的裁剪

案卷质量决定档案的质量,所以组卷时如何保证案卷质量是非常重要的问题。案卷的质量标准主要是讲:保管期限确定得正确;案卷的封皮书写得工整、美观、规范;卷内文件应是办理完毕的文书,并齐全完整;卷内互有联系的文件排列有序等等。至于卷内每份文件纸张的大小不一问题,不应是衡量案卷质量的标准。     

做好计生档案的规范化管理

县级农村计划生育档案的管理受经济、基础设施、管理等方面限制,存在一些既现实又不容忽视的问题。主要体现在:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素;三是部分案卷缺少卷内目录,无法检索;四是案卷未打标页码,使用过程掉页很难发现;五是组卷混乱,有按时间组的,也有按乡镇村管辖权限组的,还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一,有的一、二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;七是对流动人口建档、销档不及时。档案管理的收集、整理、著录、保管、鉴定等各个环节都需要按…     

实行《归档文件整理标准》的几点体会

《归档文件整理标准》（以下简称《标准》）在我公司推行已近一年。在这一年的实践中，我们深刻地体会到《标准》解决了文书档案工作长期困扰我们的难题，同时我们也针对我公司的实际情况依据《标准》做了一些改进。１．《标准》取消了案卷，简化了整理环节，便于流动频繁的档案人员（特别是新手）掌握。传统的立卷方法要求按“六个特征”立卷，这不仅要求档案人员既要熟悉本单位的业务，又要具备一定的实践经验，而且完全取决于档案人员对文件内容和案卷质量标准的理解，因此，档案人员的业务素质直接影响立卷质量。《标准》取消了案卷，实…