试论电子文件时代虚拟立卷的过程设计

本文论述了在信息时代电子文件立卷的必要性,分析了在立卷过程中电子文件和传统的纸质档案的不同,并基于这些问题对电子文件归档的前端控制和后期的虚拟立卷过程进行了初步设计.     

电子文件立卷研究

“立卷”是文件实体的排序过程,是档案整理实践中最普通和最为传统的一项必要的工作,档案界从来没有想像过会在这里遇到问题。但电子文件的。出现,计算机却使档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的权力。既然我们不能对电子文件进行实体的排序,那么电子文件是否还需要立卷?电子文件是否还能立卷?这就成为现代计算机及其技术向档案界提出的一道难题。我们对传统的立卷思想依然持着坚定不移的态度,但同时针对电子文件不能进行实体排序的客观现实,提出了利用“虚拟立卷”达到“立卷”本质的新思想和技术方法。     

论电子文件立卷的必要性

电子文件的出现给档案人员带来了很大的福音,因为电子计算机的存在,使电子文件的管理程序变得比纸质档案的管理简单了许多.单单从这一方面来看,传统的文件处理和档案管理办法就不能套用在电子文件身上了,许多环节和步骤就必须发生改变,甚至于取消.比如关于立卷,许多人就认为,电子文件根本没有必要立卷;或者说,只要有计算机在,就没有所谓的立卷了.其实,电子文件还是要立卷的,电子文件的立卷对电子文件(档案)管理工作的顺利进行大有益处.     

电子文件立卷问题思考

从计算机辅助档案管理开始,就出现了取消立卷的声音.然而,从档案整理理论和实践发展情况看,立卷以其独特的优势,依然占据着主流地位.在电子文件时代,案卷应被赋予新的生命和意义.文章从电子案卷的概念出发,分析了电子文件立卷的需求、立卷的原则、立卷的标准和程序,是对电子文件整理工作理论和实践的再认识,对电子文件的科学管理具有一定借鉴意义.     

浅谈电子文件立卷归档的必要性

由于办公自动化的进一步扩展和深化,特别是计算机的广泛应用,由此而产生了电子文件,这给政府机关、社会团体以及企事业单位带来了很大的福音。因为电子计算机的存在,使电子文件的管理程序变得比纸质档案的管理简单了许多。就从这方面来看,传统的文件处理和档案管理办法就不能套用在电子文件身上了,许多环节和步骤就必须发生改变,甚至于取消。对于立卷来说,许多人就认为,电子文件根本就没有立卷的必要,存储在计算机里就行了。其实,电子文件还是要立卷的,电子文件的立卷对电子文件(档案)管理工作带来了很大益处。一、电子文件的归档。它是将应…     

德国电子文件管理和归档标准——DOMEA

德国电子文件和电子档案管理系列标准DOMEA规范电子文件从形成、流转、发送、接收、立卷、传输、移交档案馆,电子案卷的立卷类目定义,在电子文件中电子签名使用,电子文件格式转换,电子邮箱管理等方方面面,是德国档案工作者和计算机专家潜心研究结果的汇集.     

基于信息化条件 全面推进部门立卷

在全面实现纸质文件、电子文件部门同步立卷的基础上,根据新时期国家和广东省对电子文件管理的新要求,我校以省档案局科研立项的课题为牵引,通过谋划顶层设计、完善规章制度、构建三级管理网络队伍、研发档案管理系统、加强质量监管,开展电子文件在线部门立卷,实现了档案综合管理服务的转型升级。     

人的主体性原则与立卷归档工作--对《现代档案--原则与技术》中有关论断的思考

基于谢伦伯格的《现代档案——原则与技术》中论及的人的主体性原则，从分类原则和具体立卷归档两个角度论述了人的主体性原则在传统立卷归档工作中的体现，又从电子文件归档前的收集与积累、电子文件后期的信息组织方面，论述了人的主体性原则在当前电子文件归档工作中的适用性。     

加强电子文件的管理和利用

随着计算机技术、网络技术、通讯技术的飞速发展,更多的公文将以电子文件的形式产生和存储,这使传统的立卷归档理论与实践受到很大冲击。各级政府、各部门将会更多地以电子文件的形式进行公文流转,新的形势要求不断探索立卷归档的新思路、新方法,以利于更好地为各级机关和部门服务。一、电子文件的鉴定电子文件的立卷归档要在办公自动化条件下,对档案实行电子信息处理,随着每年数据的更新,过期数据应由业务部门按档案部门的统一要求进行鉴定,编目整理,移交给档案部门保存。1.电子文件归档前的鉴定。因为电子文件的收集积累范围通常要比其归…     

浅议电子文件的归档

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度更大的工作，主要原因是由于大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。因此，规划开展电子文件归档工作时，     

推动电子文件归档工作的思考

与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为细致且难度更大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪.     

加强预立卷工作 提高档案“三率”

<正>文件材料在形成和积累过程中,要保持其内部的有机联系,做到齐全、完整、准确、立卷科学、合理,就有必要加强预立卷工作,为文件材料也档打下坚实的基础一、文件材料预立卷工作的重要性(一)文件材料预立卷工作,是文件材料和档案的重要纽带.所谓文件材料预立卷工作,就是单位内形成文件材料的业务部门,负责把本单位业务活动过程中形成的具有保存价值的文件材     

加速电子文件归档工作之我见

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。其主要原因是大多数电子文件形成者或同于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档；或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，     

浅谈新时期电子文件归档

在档案现代化管理工作中,电子文件归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作,或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪.笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度.……     

浅谈新时期电子文件归档

在档案现代化管理工作中,电子文件归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作,或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪。笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公…     

电子档案形成阶段的管理介入

电子文件是电子档案的前身,电子档案是有保存价值的电子文件。电子文件在拟制、传阅、立卷、归档阶段即为电子档案的形成阶段。信息时代,档案的数字化管理普及,文件与档案之间已无明显的界限。因此,电子档案在以电子文件状态存在阶段,各个环节的工作已渗透着档案工作的规范和规律。换言之,在电子档案形成阶段档案管理已介入其中,即文档一体化管理。     

OA系统中电子文件内容价值鉴定

笔者已经著文《保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化》和《电子文件管理中的自动分类问题研究》，就如何整序电子文件信息(也就是为电子文件分类和组织电子案卷等)，著录其历史联系的问题发表了意见。由于在我国，立卷归档文件历来与文件价值鉴定联系在一起，因而，也必须同时说明我们又是何时、如何为电子文件划定保管期限的。……     

对血站电子文件归档管理的思考

办公自动化、无纸化的出现,使档案管理进入了纸质文件与电子文件共同归档的时代.电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机才能编目归档,这对于熟悉操作技术的人来说,比纸质文件立卷归档更得心应手.但是,推动电子文件归档工作要立足现实,着眼未来.     

电子文件特性分析及管理问题研究

一、电子文件的归档问题与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是由于电子文件对计算机系统的依赖性,这对不熟悉操作技术的工作人员来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪。笔者认为,推动电子文件     

如何加强机关电子文件管理

收集、整理、利用好归档电子文件，是摆在我们面前的一项重要任务。近年来，青岛市档案局遵循国家有关规定，根据本市机关电子文件形成状况，配合机关立卷改革，在电子文件管理方面作了一些探索。今年2月，青岛市委办公厅、青岛市人民政府办公厅在《关于加强当前机