文书档案固化管理结构的三层序号

近几年来．笔常常在一些单位档案室做些具体的档案业务工作．看到书档案的档号填写有许多缺失和欠妥现象，如有的档案员在档案盒上未填盒号或在档案盒上漏填盒内件起止件号，也有些档案员在盒内归档件上没有标明件页面号。同时还有一些档案员单纯按保管期限或按归档年度编制盒号，造成若干年内的盒号头绪繁多等。思考这些缺失与欠妥现象。笔不成熟地认为问题存在的主要原因在于基层档案工作对书档案的盒号、件号、件页面号这三层结构序号系统的固化管理作用理解认识不到位。从而在档案整理过程中常常对这三层管理结构序号的编制填写带有随意性。这种现象如不加以控制和更正，归档件就有可能丢失。     

文书档案实体管理的三层结构序号

近几年来，常常在一些单位档案室间做档案业务指导工作，看到文书档案的档号填写有许多缺失和欠妥现象。如有的档案员在档案盒上未填盒号或在档案盒上漏填盒内文件起止件号，也有些档案员在盒内归档文件上没有标明文件页面号，同时还有一些档案员单纯按保管期限或在归档年度内编制盒号，造成盒号头绪繁多等等。思考这些缺失与欠妥现象，我认为问题存在的主要原因在于基层档案工作者对文书档案的盒号、件号、文件页面号这三层结构序号的作用理解认识不到位，从而在档案整理过程中这三层管理结构序号和编制填写上带有随意性，这种现象如不加强控制，归档文件就有可能在意想不到之中丢失。因此，基层档案工作者应充分认识盒号、件号、文件页面号对档案文件的实体管理作用，并在整理过程中进行正确编制并如实标注，确保档案完整安全。     

立卷改革应注意把握的几个环节

一、档案目录的编制应简化 以北京市西城区为例,改革前区属立档单位对档案实体的分类基本上全部采用门类-期限-年度-组织机构的方法.对不同门类、不同保管期限的档案各给一个目录号、各编一本目录,一本目录编满了再给一个目录号、再编一本目录.如果作为档案主体的文书档案不再沿用目录号编号,其它档案的目录号也就失去了存在的依据.     

浅谈盒号的负面影响

盒号是档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案盒只是出于保护档案的需要而用的归档文件装具,它并不是一级整理和保管单位。在档案馆,由于档案盒数量庞大,因而更希望在起止件号外再编制一个盒号,使上架排列和查找目标更为明确。设置盒号,主要是方便档案馆管理时进行档案盒排架、归位及统计等工作。对盒子作用的这种定位,是与取消案卷,直接进行文件整理和检索的思路是一致的,这也是《DA/T22—2000归档文件整理规则》(简称《规则》)在简化机关档案室操作的同时,对档案馆管理需要的一种兼顾。 但盒号的作用应加以限制,不宜过分扩大。在机关档案部门,要实现档案实体的查找和定位,依据盒脊上标注的起止件号就完全可以做到,而无须再编制盒号,否则,     

卫生行政许可档案的整理

卫生行政许可档案,是卫生行政机关依照法定职能和受理程序,针对特定对象依法制作的、具有法律意义的法律文书的组合。一、卫生行政许可档案的组成卫生行政许可档案由四部分组成:档案盒、卷内目录、卫生行政许可资料、卷内备考表。1、档案盒的填写:档案盒的盒脊要填写案卷级档号和编号(此为档案形成时,自然形成的编号一般与许可证号相对应)。档案盒的封面应填写:许可证号、许可内容、申请企业     

档案馆档号的规范化编制

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，用数字或字母表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。在档案馆各项工作中，档号作为档案保管单位的标识符号，直接与档案的移交、接收、著录、编目、统计、保护和提供利用等工作环节发生联系。规范档号编制对实现档案科学和现代化管理具有重要的意义。下面，谈些个人的看法。一、档案馆档号规范化标准的选择国家档案局１９９５年发布的“档号编制规则”中明确规定档号有三种结构：（１）全宗号———案卷目录号———案卷号———件（页）号；（２）全宗号———类别号———案…     

纸质档案盒的折叠与保护

档案盒作为一种档案保护材料,对于延长档案寿命起着一定的作用.因此,众多的档案人员每个归档年度都要和它打交道.规模小的立档单位用量少则80-90个档案盒,规模稍大一些的单位则需要200-300个档案盒,在折叠档案盒的过程中,往往出现断裂、起毛刺现象,且上架排列后不美观,甚至在调卷过程中有时还会划破档案人员的手.而有些断裂严重的档案盒就不得不扔掉或挪(改)做它用,既耽误工时又造成浪费.面对这一现象,本人经过长期观察使用并对此进行了试验,现就纸质档案盒的折叠与保护问题谈一些初浅认识.     

档案业务基础知识卡片

档案著录的内容(三)5.详简级次:是指著录时对著录项目的取舍程度。按照《档案著录规则》,著录项目分为必要项目和选择项目。①必要项目包括:正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。②选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛     

对档案馆室档号衔接问题的思考

文书立卷改革是将以卷为保管单位改为以件为保管单位。立卷归档是以“件”为单位进行整理、归档、保管、利用和统计 ,其档号的结构发生了明显的变化。“卷”改“件”后 ,将在相当长的时期内形成机关档案室、档案馆“卷”、“件”并存的新格局。那么 ,如何使各个单位的档案井然有序 ,并保证移交进馆时档案室与档案馆在档号编制、档案的上架排列等方面衔接良好 ,值得我们档案工作者认真思考。一、档号编制是档案馆室工作的基础档号包括着档案室和档案馆两个阶段在管理档案时的各种标识符号。这是因为档案的形成、积累、移交是经过产生档案的单…     

归档章应盖住档案安全

2001年1月1日起实施的《归档文件整理规则》(档案行业标准DA/T22——2000,以下简称《规则》)在其“编号”条文下指出:“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端空白位置加盖归档章或填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项”。     

档号中可以加入“年度”吗?

<正>《档号编制规则》(DA/T13-94)中,档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,由全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页(张)号等组成,年度不是其中的构成要件,所以档号中是没有年度这个内容的。随着时间的发展、档案门类的增加、档案整理方法的变化,笔者认为,档案整理中按年度编卷号或件号的档案,其档号中应该加入"年度"这个要素。原因主要有两点:     

档案业务基础知识卡片

档案著录的内容(一)档案著录的内容包括:著录项目、标识符号、著录格式、著录文字、详简级次、著录方法等。1.著录项目:题名与责任者项,文本项,密级与保管期限项,时间项,载体形态项,丛编项,附注项,提要项,排检与编号项。     

地方高校档案馆藏资源建设与开发利用——以怀化学院为例

一、馆藏资源建设与开发利用的成绩 (一)档案门类齐全,分类合理 目前,怀化学院已实现了档案一级类目12类、二级类目56类的分类保管.馆藏由档案、实物及资料三部分构成,类型涉及文书档案、科技档案、专门档案和特殊载体档案等,且馆藏数量比较丰富.分类方面,文书档案采取的是“全宗号-WS.保管期限-年度-问题-卷号”分类法,“卷号”按年度、同一类别以先永久、后定期同一流水号混合排架进行,“件号”按同类别相同保管期限的同一流水号排列(如党群、行政等);科技档案按“全宗号-分类号.项目号-案卷号”分类组卷排架(如科研、基建等);专门档案按其产生的类别排架存放(如财务档案、人事档案);特殊载体档案(如声像、实物等)由于载体、幅面、尺寸、类型和保管要求不同,则采用专门的声像柜、实物库房,单独编号保管存放.     

填写档号的“四统一”

填写档号的“四统一”湖北省咸宁地区档案局向子佑档号，是对档案管理的标识符号，填写档号目的是为了便于对档案的保管、统计和查找利用。怎样才能达到规范化和标准化的要求呢？笔者认为，至少在一个档案馆或更大的范围内做到四个统一。１．填写档号和年度的作者要统一。...     

谈照片档案整理

按照新的照片档案管理国家标准(GB/T1182-2002),即2003年5月1日实施的《照片档案管理规范》要求,根据照片档案整理过程中的实际情况,本文谈谈照片档案整理的实际操作程序以及所要注意的问题,供照片整理工作者参考。一、照片档案分类与排列。一般情况下,照片档案分类应遵照新标准的照片分类方法“应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—问题—年度进行分类。”(见新标准5.4.1)“保管期限”是新规范新增内容,按照片、底片的价值划定存留年限,分永久、长期、短期三种。划分标准按照《国家档案局关…     

群文档案原件输入计算机初探

随着办公条件的改善，越来越多的艺档室开始配备计算机，这样，群档案的输入计算机工作，就摆在艺档员面前。目前，档案输入计算机方式有两种，一种是输入档案的检索信息，如件名、目录名、保管期限等，它是以条目的形式管理档案，将计算机作为一种检索工具。另一种是档案原件的输入，通过扫描仪、数码相机、音视设备等将档案原件(字、照片、声像)输入计算机，成为电子档案原件，使计算机成为档案原件的直接查阅、保存和输出工具。我个人更倾向于第二种输入方法。因为第一种方法并没有摆脱档案管理的手工劳动方式，     

文件级管理与软件技术

国家档案局颁布的<归档文件整理规则>提出了改革立卷,推行文件级管理,但基本保留了原"立卷"思想.对于利用计算机技术管理档案,这种改革还未到位,为充分利用计算机技术处理数据的强大能力,可对<归档文件整理规则>进行大胆突破,对一个年度内的所有归档文件,不再按保管期限和类别进行分类,也不按问题结合重要程度进行排列,只作划分保管期限和编一个统一流水件号工作(为方便手工检索,可按问题或机构划分类别),把目录信息录入计算机,并可全文数据录入,按保管期限和类别分类,编制手工检索工具,所有归档文件通过年度和件号定位.这种方法操作简单可行,利用方便快捷.     

新背景下高校档案规范整理思考

随着机关档案文件级管理的推行、保管期限划分的改变,高校档案规范整理也需寻求新的发展和变革。针对保管期限对档案有序管理的重要作用及卷、件整理各自的优点,高校档案规范整理的关键是:重新界定高校档案保管期限,保管期限写进高校档案档号,实行"卷"、"件"结合整理模式。     

新时期档案工作者应具备的品质

新时期．一个出色的档案工作者应当具有下列几种品质。 1 数学家的头脑 做档案工作的人都知道．归档文件整理需要加盖归档章．上面有全宗号、年度、室编件号、馆编件号等内容．档案盒脊背上也有上述内容．归档文件目录有件号、文号、日期、页数等项目。可以说,档案工作与数字天生有缘．是简单的数字让浩如烟海的档案变得条理清晰、摆放有序、使用方便。一个做事没有条理、对数字没有概念的人是很难做好档案工作的。     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，