电子文件的归档管理

在信息化飞速发展的今天,档案已不再局限于传统意义上的纸质档案,电子档案、档案数字化、档案信息网络化延伸了传统档案的内涵,档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注.电子文件归档工作的推行大大方便了文书档案的利用,提高了档案管理工作的现代化水平,同时也引出诸多值得思考的问题. 　　……     

归档意义的若干思考

<正>科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理,还是对电子文件的管理,客观的事实是:"归档",使文件转化为档案,"文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变"。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档     

档案目录数字化工作的实施过程

<正>随着信息技术的飞速发展,传统纸质文件逐步被电子文件所替代。现代企业档案管理模式也由传统的纸质档案管理模式向电子档案管理模式转变,电子文件管理的发展受到越来越多的关注。企业档案信息化是企业档案工作发展的方向和趋势,档案信息化程度已成为衡量企业档案管理现代化水平的重要指标。加快企业档案信息系统化建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案系统整体功能的基础和手段。     

电子文件档案化管理的思路探究

电子文件的档案化管理是当前档案管理中一个十分重要的发展趋势,它是在信息时代大背景下产生的一种新型的管理模式,它对于我国的档案管理工作有着非常关键的作用,所以也受到了相关人员的重视。本文主要分析了电子文件档案化管理的思路,以供参考和借鉴。一、电子文件档案化管理的含义电子文件档案化管理通常就是指根据以往的档案     

电子时代归档的新内涵及探讨

一、电子文件全程管理,实现文件与档案管理一体化档案部门把电子文件从头至尾运行、保管、维护、利用和对外服务的全过程加以控制,这是电子文件的“全程管理原则”。在我国现行的管理模式下,文件与档案是分开管理的。政府业务部门主要履行自身的主要工作职能,所关心的只是电子文件的现实作用,而一般不会关注到其“档案价值”。因此,即使将电子文件管理的职责列入其岗位责任制中,     

电子文件中心定位和功能研究

我国档案部门在10多年前就开始关注电子文件管理问题,并在抓研究、抓规范、抓试点方面做了一些工作。近几年,国家档案局先后制定发布了一批与电子文件、电子档案管理相关的法规和技术标准,为电子文件的规范化、科学化管理奠定了一定基础。一些省市档案部门正在开展的电子文件中心建设,是新形势下电子文件管理工作在体制、机制上的一个创新。     

电子文件归档管理的认识及解决之道

随着办公自动化、文档一体化进程的加快,档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展,电子文件归档,将成为未来档案的重要组成部分。但是,对于电子文件归档管理,目前还没有得到密切的关注和足够重视。大力加强电子文件的归档管理是当前档案工作发展所面临的一项新任务。电子文件和数据是极宝贵的数据资源,如何提高对电子文件归档管理的认识,切实做好电子文件归档管理是档案工作者面临和必须解决的现实问题。电子文件是指能被计算机系统识别、处理、存储在磁盘、光盘或磁带等介质上,并可在网络上传递的代码序列。电子文件归档管理,就是根据电…     

电子文件时代应加重“利用者”的分量

一直以来,档案利用者都是作为档案服务工作的对象而为业界所研究和关注。在电子文件及其管理日益凸现的今天,有必要对“利用者”这一角色在电子文件管理活动中的地位和作用进行重新的审视和定位,以尽快改善传统档案管理工作中的不适之处,提高电子文件管理的效率。笔者认为,与传     

档案现代化管理面临的挑战──电子文件管理问题

随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，因此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，从现在开始就应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。所谓电子文件，是指其形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件。电子文件具有以下特点：1、依赖性与不可识别性：电子文件相对于…     

“OA系统与电子档案管理—理论与实践”国际学术研讨会发言综述

随着电子计算机技术和计算机网络的日益发展和OA系统的日益普及,电子文件和电子档案正日益取代传统的纸质文件和档案,因而如何管理电子文件和电子档案,是世界各国文件和档案工作者共同关注的课题.     

电子文件归档管理工作存在的问题及对策

电子文件的归档与管理作为国家电子政务建设的重要内容和基础性工作,正日益受到全社会的广泛关注和重视。2004年全国档案局馆长会议明确指出:“档案数字化建设,要处理好保护管理与开发利用各环节的关系,注意纸质文件和电子文件同时归档”。加强电子文件归档管理,对促进办公自动化和档案信息化具有重要意义。要适应新形势的要求,采取相应对策,不断做好这项工作。一、电子文件归档管理存在的主要问题1、思维方式和观念陈旧。电子文件归档管理工作是档案工作的重要组成部分,然而一些人却认识不够,没有给予应有的重视。如,我市使用电子计算机进…     

电子文件时代应正确理解“来源原则”的内涵

"来源原则"是档案工作得以存在的基石,其在档案界具有划时代的里程碑意义。但在电子文件时代,档案界个别学者对其内涵产生了不同于以往的理解,认为来源原则在不同阶段对文件有机联系性的控制是不同的,在档案实体管理阶段,来源原则关注的是档案实体的来源,而到了电子文件管理阶段则转向只关注文件的形成过程的管理。针对这种观点,笔者提出了自己不同的见解,以帮助广大读者深刻理解"来源原则"基本理论的精神内涵,并说明了"概念来源"的实质,同时阐述了在电子文件时代正确理解"来源原则"的缘由。     

电子档案形成阶段的管理介入

电子文件是电子档案的前身,电子档案是有保存价值的电子文件。电子文件在拟制、传阅、立卷、归档阶段即为电子档案的形成阶段。信息时代,档案的数字化管理普及,文件与档案之间已无明显的界限。因此,电子档案在以电子文件状态存在阶段,各个环节的工作已渗透着档案工作的规范和规律。换言之,在电子档案形成阶段档案管理已介入其中,即文档一体化管理。     

电子时代文档一体化管理新论

随着计算机技术在文件和档案管理中的普及应用,特别是电子政务和电子商务的出现和发展,现在我国已进入纸质文件和电子文件共存、纸质档案和电子档案共存的时代.人们愈来愈感到要实现信息管理的连续性、一致性、经济性,文档一体化系统是不容忽视的莺要环节.在实际工作中,为了把计算机上有保存价值的文件、数据以适当的形式转到脱机保存的介质中,从而减轻计算机硬盘的负担和保持文件的安全性,电子文档的一体化管理已得到整个档案界越来越多的关注,文档一体化管理成为了档案工作的必然趋势.     

电子文件管理问题的探讨

随着时代的发展，电子文件应运而生，档案部门管理电子文件成为必然，档案工作面临着电子文件带来的记录方式的改变，而产生了档案管理活动和利用方式的变化，正确认识电子文件的特点和性能，是档案工作者必备的知识点，采取各种措施确保电子文件的完整、真实、准确与安全也成为档案工作者不懈的追求。     

电子时代文档一体化管理新论

随着计算机技术在文件和档案管理中的普及应用,特别是电子政务和电子商务的出现和发展,现在我国已进入纸质文件和电子文件共存、纸质档案和电子档案共存的时代。人们愈来愈感到要实现信息管理的连续性、一致性、经济性,文档一体化系统是不容忽视的重要环节。在实际工作中,为了把计算机上有保存价值的义件、数据以适当的形式转到脱机保存的介质中,从而减轻计算机硬盘的负担和保持文件的安全性,电子文档的一体化管理已得到整个档案界越来越多的关注,文档一体化管理成为了档案工作的必然趋势。     

谈谈如何做好电子档案的管理

随着电子档案的大量出现和广泛使用,如何科学管理电子档案,已被档案工作者广泛重视。笔者结合工作实践,对如何做好电子档案的管理谈几点认识。一、强化电子档案管理势在必行做好档案管理工作,尤其是电子档案的管理工作,一定要加强对档案的整理、归档、保护,做到＂四个必须＂。1.必须保证电子档案的完整性。在基建、设备、科研、房地产等领域,内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件,经常处于滚动状态,如不及时整理归档,可能会使信息失散,造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂,储存方式多样,也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系,管理部门立体交叉,工作人员结构复杂,管理形式多样,也     

双套制下到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题

随着以计算机技术为标志的现代化信息技术、通讯技术在各行各业的广泛应用,大量电子文件由此产生.电子文件的归档及管理问题也引起了国内外档案学界的极大关注,不少学者从各种角度探讨了电子文件的归档和管理方式.笔者想从现今我国电子文件归档双套制的具体做法说起,对于到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题做简单的探讨.(注:本文中的电子文件特指在计算机网络环境下直接生成、运转的作为档案保存起来的电子文件,而不包括原有纸制文件、照片、音像等档案数字化后形成的电子文件)     

应用电子计算机辅助管理档案

利用电子计算机管理档案,是实现档案管理现代化重要手段之一,也是我国档案工作改革的一项重要内容.实践证明,电子计算机在档案工作中的应用,对提高档案工作中的效率和工作质量,对于实现档案工作的科学性和规范化、标准化都有重要意义. 1.建立计算机管理电子文件的制度平台.电子文件管理系统中的文档管理要与工作流程相融合,从文件的产生、处理、使用,到该文件的鉴定、归档、保存、再利用等都应该涵盖在电子文件管理系统中,并对电子文件进行实时监控、实时收集、实时鉴定记录和维护元数据,对系统产生的日志进行管理、参与工作流程的管理,并提出多样化的利用服务.     

试谈纸质档案与电子档案的有机结合

正现代互联网技术迅猛发展,给予了电子档案发展的机会和空间。虽然电子档案打破了纸质档案的管理方式,但是两者是可以并存的。档案的管理面临着管理方式的更新,纸质档案与电子档案共存关系也将发生相应的变化,探讨电子档案的与纸质档案的有机结合具有深远意义。一、纸质档案和电子档案的互补性1.电子文件管理推动纸质文件管理改革。电子文件的出现可以大大地推动纸质文件的管理改革。自从计算机辅助管