浅析电子文件的管理

一、电子文件的概念所谓电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用计算机作为工具,产生的一类数字化形成的记录。记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的以文本、图像、声音或影像等各类载体形式,记录人们生产或科研活动中直接运用的网络形式传递的技术性电子文件。     

浅析电子文件的管理

一、电子文件的概念 　　所谓电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列.从社会生活的角度来认识,电子文件是人们在各种活动中使用计算机作为工具,产生的一类数字化形成的记录.记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的以文本、图像、声音或影像等各类载体形式,记录人们生产或科研活动中直接运用的网络形式传递的技术性电子文件.……     

电子文件和纸质文件两套制归档的必要性

一、电子文件的特点 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具,产生的一类数字化形式的记录。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点：     

浅析公安电子文件管理

<正>随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用,电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域中,并以强劲的势头冲击着传统的档案工作。所谓电子文件,就是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的文件。从社会生活的角度来看,电子文件是人们在各种活动中以电子计算机为工具所产生的一种数字化形式的记录。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存,电子文件归档后即形成电子档案。本文就公安电子文件如何归档,归档后形成电子档案如何管理、如何利用等问题作如下浅析。     

电子文件系列讲座之三 电子文件的特性

电子文件的特性与纸质文件不同，要管理电子文件，就必须了解其特性。一、 电子文件的特性1、 电子文件是数字化信息形态。电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的，人们在计算机显示器上或在打印纸上看到由文字、图形等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的一种输出形式而已。而在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等处理，电子文件均是以数字编码形式存在的。计算机采集处理信息的一般过程是：先对信息的自然形态进行拾取，得到信息的模拟物理量，如声波转换成电流波；再对模拟物理量进行转换，获得信息的数字编…     

电子文件前端控制原则与机关档案工作

随着信息技术的不断发展和办公自动化的普及 ,很多机关的文件在计算机上产生 ,形成了电子文件。根据电子文件的特点 ,也产生了与纸质文件截然不同的管理原则与方法。如全程管理、前端控制、真实性保障、完整性保障、可读性保障等五方面的管理原则。本文就电子文件前端控制的管理原则与对机关档案工作提出的挑战和对策谈点自己的认识。一、电子文件前端控制原则的提出是电子文件信息真实的需要电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录 ,即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体 ,依赖计算机系统阅读处理 ,并可在通信网络上传递…     

电子文件管理的难点与对策

一、电子文件及其特征1、对电子文件概念的认识电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,以计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。电子文件是电子化的政务信息,按其产生的工作领域,可分为两种:一种是纪录人们在办理公务,处理一般事物或交流信息工作中产生的电子文件,E-mail(电子信箱)电子文件     

浅谈电子文件归档

一、电子文件与纸质文件的区别1、记录形式不同电子文件的记录形式是数字系列,具有非直观性。纸质文件的记录形式是文字系列,具有直观性。电子文件产生于计算机工作程序之中。人们在计算机屏幕上看到的由文字、图形等构成的电子文件只是由传输而出现的特定外像表现形式,而其内在文件存在于计算机之中,无论是传输还是存储等处理,电子文件都是以数字编码的形式存在。电子文件从一个载体复制到另一台计算机,也是在计算机内进行数字信号的传输     

电子文件法律效力的实现问题

2002年发布的国家标准<电子文件归档与管理规范>(GB/T18894-2002)对电子文件的定义是:"在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件."该定义以"文件"作为电子文件的属概念,由此我们可将电子文件视为由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的特殊形式的记录信息.     

电子文件归档的困惑

随着计算机信息技术的发展,计算机及计算机网络日益成为人们生活、工作的重要工具或基本环境,人类活动的记录有许多以电子文件的形式产生。使档案工作者已经无法使用传统的档案管理方法,去处理电子文件、电子文档,从而面临前所未有的困惑与严峻挑战。 困惑一:如何确定电子文档的鉴定依据 传统文件的鉴定条件,简单而言有三方面:对文件载体的鉴定、对文件信息形态的鉴定、对文件信息内容的鉴定。随着办公自动化的     

浅谈电子文件归档

电子件的记录形式是数字系列，具有非直观性。纸质件的记录形式是字系列，具有直观性。电子件产生于计算机工作程序之中。人们在计算机屏幕上看到的由字、图形等构成的电子件只是由传输而出现的特定外像表现形式，而其内在件存在于计算机之中，无论是传输还是存储等处理，电子件都是以数字编码的形式存在。电子件从一个载体复制到另一台计算机，     

浅谈电子文件管理与维护之我见

国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为"在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件."由此可见,电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件.电子文件在使用计算机办公的过程中产生,或将纸张、图片、图像、声音等各种资料进行数字化处理(如扫描、数码、摄入等).随着科技的发展和进步,网络的普及,电子信息的汹涌而至,预示着以纸质档案载体为主传统的档案时代,将向计算机软盘、磁带、光盘等材料为载体的电子文件转换过渡.如何管理与维护好电子文件备受人们的关注,是档案管理者应该研究的一个重要问题,更是管理档案的基层单位首当其冲需要加以重视和解决的问题.切实加强电子文件管理工作非常必要,必须给予足够的重视.     

新时期电子文件对档案工作的挑战及对策

目前档案工作面临的挑战主要是以电子件为主的采用新技术新材料形成的电子档带来的冲击。所谓电子件是指人们在当今社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘或光盘等化学磁性材料为载体的字材料。它主要包括电子书、电子信件、电子报表、电子图纸等。它是人们在当今社会活动中，尤其是在字处理时所比较普遍采取的一种形式。与人们的工作、生活息息相关。     

电子文件对档案工作的影响及对策

档案业务中的电子文件是指人们在社会活动中形成的，以数码形式或存储于磁盘和光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读，处理，并可在通信网络上传送的文件，称为电子文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1、电子文件不再是直观的纸质文件，     

试谈电子文件的管理

随着办公自动化的普及,越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境,人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体,多数文件的部分生命将以电子形式度过。由此,档案工作人员将不得不介入电子文件的管理。     

浅谈电子档案管理

企业在科研，生产，经营管理活动中广泛应用了计算机（电脑），摄录像机，与此同时也产生了大量的数据，文件，图像资料，它们以一种特殊的形式贮存在磁盘，磁带和光盘介质上，这就形成了一种新型的档案，即电子档案。     

档案现代化管理面临的挑战──电子文件管理问题

随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，因此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，从现在开始就应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。所谓电子文件，是指其形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件。电子文件具有以下特点：1、依赖性与不可识别性：电子文件相对于…     

关于电子文件定义的评介

一、档案学领域的电子文件在档案学领域,研究电子文件定义的角度主要有以下几种:1、以文件为属概念。国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894-2002)将电子文件定为“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”①许磊在《电子文件归档及管理方法研究》中认为,……我们进行比较分析将电子文件解释为适合于数字计算机操作、传递和处理的文件。②国际档案理事会电子文件委员会的定义更为简明:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文…     

电子文件——档案工作新的研究课题

<正>在信息社会里,电子文件是信息记录的主要形式,网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学地管理,才能使档案工作适应社会发展的需求。一、电子文件的定义电子文件是人们为了某一目的,在计算机上用一定的格式和处理方式生成的信息的组合,是人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载     

近年来我国电子文件及其档案管理的实践进展

20世纪80年代以来，随着以计算机技术为核心的现代信息技术的迅猛发展和深入运用，电子文件(ElectronicRecords)这一广泛生成于办公自动化(OA)、计算机辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)、电子数据交换(EDl)、电子商务(EC)等诸多领域活动的产物已经成为不容回避的客观事实。作为现代人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具，“电子文件的出现不仅是一场记录革命，也引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。”①它对传统的文件、档案管理的理论、方法、技术、体制等诸多方面和各个层面都产生了极大的冲击和挑战。面对电子…