科研电子文件归档与电子档案管理探索性研究

<正>2021年11月,中国人民大学档案学院和中国科学院档案馆承担的“科研电子文件归档与电子档案管理探索性研究”获得国家档案局优秀科技成果二等奖。该课题为科研电子文件归档、科研电子档案长期保存和知识服务提供了切实有效的新思路和新方法,促进了档案部门对科研档案和科学数据协同管理的重视和不断拓展。     

对电子文件必须强调档案化管理

2005年第3期《档案学通讯》何嘉荪、史习人的文章指出,在电子文件管理中过多强调“归档管理”的概念有诸多缺陷,更加科学的做法是强调对电子文件施行“档案化管理”。所谓“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使文件有可能用作证据和作为档案保存”的管理方式。“档案化”是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力,具备了这种能力的文件才有可能归档成为档案。在传统档案管理中,只要归档了原件自身,尤其是如果这些原件已经在文书处理部门或者归档时组成了案卷,那么文件内容、结构和背景信息等也就自…     

企业电子文件的产生及其档案化管理初探

本文通过对电子文件产生过程、原因的分析,结合传统档案管理规范,对电子文件档案化管理进行初步探讨,认为:大量的电子文件必须纳入档案管理,但要保证电子文件的原始性、真实性和完整性;对电子文件进行规范化收集和积累是基础;认真进行电子文件的分类、甄别和鉴定与归档是关键和核心;电子档案的保存与维护是对电子文件进行档案化管理的保证。     

全生命周期管理视角下电子文件归档及电子档案管理研究

全生命周期管理模式下电子文件归档与电子档案管理体现了从档案导向到电子文件流程导向的服务拓展，也体现了注重档案全生命周期管理与档案服务全生命周期管理整合的服务理念。本文基于全生命周期管理视角，详细分析电子文件归档及电子档案管理新特征，以及电子文件归档及电子档案管理基于“全生命周期”理论的阶段划分，并基于该阶段划分，提出“全生命周期”视角下电子文件归档及电子档案管理策略，具有积极的现实指导意义和应用价值。     

后保管时代建设项目原始信息档案化的研究应用——基于建设项目管理者的业务驱动型电子档案管理

《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的施行,标志着我国建设项目档案管理迈进了以电子档案为主的后保管时代;后现代主义哲学家德里达关于记忆的档案化理论对建设项目电子档案管理具有指导意义.论文从档案形成者角度提出的“原始信息档案化”,从电子档案形成主体和原始信息两个源头保证电子档案的真实性,其本质是对信息的实时采集和标准化管理,关键是法规遵从性机制与透明化体系的契合,目标是形成真实、完整、全息的电子档案.     

电子文件防篡改技术对档案管理的影响及启示

主要技术对档案管理的影响第一,文件固化技术及其对档案管理的影响:有助于实现电子文件的全程管理,在电子文件从文件阶段到档案阶段的生命周期中,可以利用OFD (Open Fixedlayout Document)一并采集元数据、留存背景信息、留存电子文件多种稿本,从而提高归档电子文件质量,有效落实全程管理的要求;可用于长期保存电子档案。     

对电子文件归档与整理的思考

电子文件的出现,对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响,应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题,使档案管理向立体化方向发展。同时,建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式,以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。     

对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理

“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使文件有可能用作证据和作为档案保存”的管理方式。“档案化”是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力,具备了这种能力的文件才有可能归档,成为档案。提出对所有的计算机信息系统进行“档案化管理”才能使“前端控制”和“全程管理”落到实处。     

电子文件归档工作探究

电子文件的归档是将经过鉴定的有参考和利用价值的电子文件,从计算机或网络存贮器上拷贝或记录到可移动的介质上,以便长期保存的工作过程。归档后的电子文件即成为电子档案。一、对电子文件的鉴定《电子文件归档与管理规范》指出,电子文件的鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定真实性是对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定,确认其与形成时     

“3+N”归档模板业务嵌入式电子档案全生命周期管理研究

现阶段档案信息化进程加快，传统档案归档模式下收归困难、流程繁琐、时效性差等问题已引起社会各界关注，如何应用信息技术实现档案信息快速处理，提供信息支持成为研究关注的焦点。本文在电子档案生命周期视域下以电子档案“生成、捕获、长期保存”为管理分期，从具体企业业务出发，结合企业电子档案管理工作实际情况，提出归档范围+保管期限+档案分类方案+N个业务标准的电子档案归档模板创新，在档案管理规划、业务设计、运行流程、工作标准几方面达成统一管理标准。     

基于区块链技术的电子文件可信保护框架研究

保护电子文件的可信性是目前电子文件管理领域的研究热点。近几年,新兴的区块链技术逐渐被引入档案领域,其所具备的不可篡改、透明可追溯、保密性等特点能有效适用于电子文件可信保护。本文在电子文件长期保存的背景下,深入探讨电子文件可信保护,从对区块链与电子文件的共性及电子文件可信保护要素分析切入,借鉴OAIS模型,提出“信息区块”概念及基于区块链技术的电子文件可信保护框架,以期为维护电子文件真实性、可靠性、完整性和可读性,建立电子文件信任的实施提供参考。     

中国电子文件中心的功能定位、管理机制及发展对策

本文在综述国内外电子文件中心相关研究现状的基础上,论证了中国电子文件中心建设的理论依据及应具有的双重功能,即以长久保存和利用具有重要价值的电子文件为其基本功能,以提供现行文件公共查询和利用服务等为辅助性功能;探讨了电子文件中心管理机制中涉及的诸如电子文件管理流程的设计与优化、电子文件管理系统的功能需求分析等核心问题,最后就中国电子文件中心的政策和法规保障、建设模式、人员构成与职责分配、运行与管理方式等提出了具体的对策。     

Towards Developing a CAS E-Journal Archiving System

As a part of NSTL proposed long-term preservation of digital information network, the National Science Library of CAS (NSLC) constructed a long-term preservation system of electronic journals called CAS E-Journal Archiving System, which was based on OAIS and adapted Fedora as the fundament system. The system chose a certain amount of electronic journals as pilot resources. Through three major system functional components comprising ingest, preservation management and data dissemination, the system took the long-term preservation of digital objects function into practice. The system is designed to be open and scalable. It realized digital objects management and lifecycle management. In this paper we describe the design of the system, and the issues we have learnt about long-term preservation.     

Search for tomorrow: The electronic records research program of the u.s. national historical publications and records commission

The National Historical Publications and Records Commission (NHPRC) is a small grant-making agency affiliated with the U.S. National Archives and Records Administration. The Commission is charged with promoting the preservation and dissemination of documentary source materials to ensure an understanding of U.S. history. Recognizing that the increasing use of computers created challenges for preserving the documentary record, the Commission adopted a research agenda in 1991 to promote research and development on the preservation and continued accessibility of documentary materials in electronic form. From 1991 to the present the Commission awarded 31 grants totaling $2,276,665 for electronic records research. Most of this research has focused on two issues of central concern to archivists: (1) electronic record keeping (tools and techniques to manage electronic records produced in an office environment, such as word processing documents and electronic mail), and (2) best practices for storing, describing, and providing access to all electronic records of long-term value. NHPRC grants have raised the visibility of electronic records issues among archivists. The grants have enabled numerous archives to begin to address electronic records problems, and, perhaps most importantly, they have stimulated discussion about electronic records among archivists and records managers.     

基于公证保全模式的电子文件法律证据价值维护研究

单套制管理背景下,实现对电子文件法律证据价值的有效维护意义重大,这直接关系到电子文件管理的效果。基于司法公证保全模式,构建满足强证明力环境的电子文件法律证据价值维护体系,能够有效解决电子文件在单套制环境下的长久安全管理问题。文章从公证保全的可行性入手,设计出一套符合电子证据管理目标且实施便利的电子文件存证及利用方案,以期能为目前电子文件实践工作提供参考。     

Digital Archiving and Preservation: Technologies and Processes for a Trusted Repository

SUMMARY

This article examines what is implied by the term “trusted” in the phrase “trusted digital repositories.” Digital repositories should be able to preserve electronic materials for periods at least comparable to existing preservation methods. Our collective lack of experience with preserving digital objects and consensus about the reliability of our technological infrastructure raises questions about how we should proceed with digital-based preservation practices, an emerging role for academic libraries and archival institutions. This article reviews issues relating to building a trusted digital repository, highlighting some of the issues raised and possible solutions proposed by the authors in their work of implementing and acculturating a digital repository at Rutgers University Libraries.     

A synergetic paradigm for the scientific study of documents

Document theory is the least explored area of study about documents. It lags significantly behind applied document research, which summarizes various document processing practices that have accumulated for thousands of years. This problem has recently been complicated by the rise of so-called general document theories. The boundaries of the document concept have become blurred due to the development of parallel areas of study and their forced differentiation into “classic” and “library” document science. In addition, knowledge about objects that are referred to as documents that can neither be properly integrated nor applied in practice is being developed. This situation is mainly due to the lack of attention that is paid by document scientists to the theoretical and methodological issues of document science. This paper reviews the origins, nature, and the social roles of documents from the perspective of a synergetic paradigm and has the goal of constructing a synergetic document theory.     

电子政务系统中的档案管理：文件归档

本文从理论联系实际的角度出发,对电子政务系统中的文件归档问题进行了思考。首先,电子文件的归档内涵有双重含义,既包括管理权限的转移,也包括文件实体的转移,二者缺一不可;其次,在电子文件归档方式的选择上,通过对比逻辑归档与物理归档的异同与优劣,提出逻辑归档并不适用于电子政务系统,应该采取在线归档为主、离线归档为辅的物理归档方式;最后,从文件实体转移与管理责任明晰两个方面,探讨电子文件归档的实现。     

国有企业业务与档案管理系统集成调查研究——以韶关钢铁集团企业档案馆为例

本文以国有企业业务与档案管理系统为研究对象,结合韶关钢铁集团调研实例,从系统集成四大要素——资源、流程、系统、标准维度展开分析,指出当前国有企业业务与档案管理系统集成中存在的问题即电子文件无法归档或无法完全归档;电子文件“四性”难以保障;业务系统频繁变动,存在技术异构;缺乏完善的集成标准。最后针对上述问题提出了采取分期实施策略,逐步实现系统间的集成;对归档文件进行“四性”检验;开发通用接口和制定集成标准的对策。     

数字转型中的电子文件归档：坚守本质与适应变化

面对数字转型给文件归档工作带来的冲击,论文从历史主义与逻辑主义相统一的角度出发,提出并论述了电子文件归档的本质仍然是人类在记录保存中做出的无奈、优化、合理的选择;通过梳理电子文件归档在概念、范围、方式及时间上的变化情况,总结归纳出归档概念要素重构、归档范围扩展、归档方式多元、归档时效优化的发展趋势及应对思路;主张坚守电子文件归档的本质,遵循规律、顺应变化,充分发挥我国归档制度的优越性,以解决当下电子文件归档的现实问题。