电子文件的收集与归档管理刍议

随着信息技术的不断发展和办公自动化的日益普及,电子信息和电子文件的数量呈几何级急剧增加,如何加强对电子文件的有效管理,已成为社会各界的当务之急。一、电子文件的管理现状电子文件(Electronic Records/Documents)是20世纪中期以后伴随着计算机技术的发展而出现的新名词,是通过计算机进行操作、传递和处理的文件。根据国际档案理事会电子委员会有关规定,凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”,而不称“电子档案”。产生电子文件的环境及工作方式,随着电子计算机及网络应用的普及深入程度,有一个逐步发展的过程。从目前的情况看,电子文件的完整保留、妥善保护等方面都存在很多问题,这些问题不解决将会直接影响电子文件的归档质量。归纳起来有以下一些问题:第一,草稿性电子文件的“自生自灭”状态。在办公自动化的起步阶段,多数人只用电子计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件,作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件的绝大多数被新起草的文件不断地覆盖,或因其存储介质用于其他信息的存储而被清洗。但是在一些草稿性电子文件中,包含着许多重要的修改过程信息,具有查考价值,应列为归档内容进行保存,不可任其清除。第...