拟写工程档案案眷题名要"四忌"

工程档案案卷题名,是案卷内工程档案材料内容的综合概括.准确的案卷题名,能简练概括的反映出案卷内工程档案材料的内容及成分,可以有效地引导和帮助利用者查找卷内文件材料.所以可以说工程档案案卷题名拟制的质量,直接关系到工程档案效益的充分发挥.     

案卷标题如何准确揭示卷内文件内容

案卷标题是揭示卷内全部文件成分和内容的总题目,是供利用者查找利用档案的重要检索工具.案卷标题规范与否会直接影响查阅档案的效率.案卷标题由三部分组成,即作者、问题(内容)、名称(文种),但是,并非具备了这三个要素就算是准确规范的案卷标题.     

拟写案卷标题之浅见

案卷标题,是每个案卷的“花名册“,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括.通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件.……     

“死档”的原因及对策

张雯、范莉在《贵州档案》１９９９年３期撰文指出,在档案利用过程中,有时会出现“死档”现象。本来某一份文件存放在档案馆里,但查找起来最终竟会得出“查无此件”的结论,使本应产生利用效益的档案成了“死档案”。造成这种情况的原因主要是,文书分类不合理;档案管理人员业务不熟练;检索工具不完善。针对这种现象;作者提出,在利用工作中要多“撒网”,对所要查找的文件,在长期卷中查不到的可再到永久卷中找;对标题含混不清的案卷;不要只看案卷目录,还应仔细查阅卷内目录;对跨年度的文件,要注意在相邻年度中查找,以弥补立卷…     

“案卷”概念之我见

长期以来,档案学界对“案卷”定义探讨不辍。并随着档案工作实践和理论的不断丰富和发展．人们对档案工作客观规律的认识不断深化．探讨也逐步深人并形成了一定的共识。“案卷”是传统档案管理模式下的一个重要概念．它有利于反映工作活动的来龙去脉和历史事实,也便于管理和查找利用、保护文件。因此,“案卷”成为文件材料归档．档案交接、统计和检索的基本单位之一。“立卷”随之成为档案形成、运转过程中一个必不可少的重要环节。     

文书档案专题目录的编制

检索工具的作用是向利用者提供查找档案的线索,供利用者了解和查寻档案,以解决实际问题.利用者的需求角度是不同的,基层档案室仅靠案卷目录"一本账"查起来往往很费事.     

“案卷”概念之我见

长期以来，档案学界对“案卷”定义探讨不辍，并随着档案工作实践和理论的不断丰富和发展，人们对档案工作客观规律的认识不断深化，探讨也逐步深入并形成了一定的共识。“案卷”是传统档案管理模式下的一个重要概念，它有利于反映工作活动的来龙去脉和历史事实。也便于管理和查找利用、保护件。因此，“案卷”成为件材料归档。档案交接、统计和检索的基本单位之一。“立卷”随之成为档案形成、运转过程中一个必不可少的重要环节。     

档案整理工作的内容

档案的整理是档案室工作中一项经常性的基础工作。档案整理是指对档案外在形式的整理,并非档案内容的整理。整理内容可分为系统化和编目两部分,主要包括:区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷排列和案卷目录的编制。     

档案利用浅议

档案员的一项经常性工作就是为档案利用查找出他们所需要的档案材料。作为一名档案员．必须熟悉馆藏。了解家底。只有熟悉档案内容．档案工作才能准确解答利用提出的各种问题．迅速调出案卷．提高工作质量和工作效率。在此，结合工作体会，谈一点认识。     

梦想与现实

<正>大学毕业后,我到了一个山区档案馆工作。那时候,使用电脑管理档案才刚刚开始。大部分的档案还需要翻阅纸质目录进行查找。每天我接待档案利用者时,都要仔细询问档案利用者的需求,比如档案形成的全宗、年代、内容等等,然后根据档案的特征去查找全宗、案卷目录、全引目录,最终把档案从库房里找出来。有时候,利用者所需档案在不久前被利用过,就会     

企业科技档案质量控制之我见

科技档案作为企业档案的重要组成部分,其质量通常包括两个方面:一是内容质量,二是案卷质量。内容质量是科技档案的内在质量,主要指科技档案所反映的科技成果的技术水平,以及数据材料的准确性。案卷质量是科技档案质量的外在形式,主要指案卷中科技文件材     

综合档案馆档案资源建设问题浅见

档案资源建设是档案工作中最前沿最基础的工作之一 ,这项工作在“一个中心 ,两个基地”的建设中有着举足轻重的作用。如果没有丰厚、高质量的档案资源 ,就无从保证档案工作的顺利进行 ,就不能很好地为党和政府的中心工作服务 ,为社会大众服务。结合工作实践 ,本人拟就此问题谈点粗浅认识 ,以求教于广大同仁。搞好业务指导 ,抓好档案资源源头建设。各级综合档案馆一说到馆藏就是几万、几十万卷 ,但工作基础薄弱 ,案卷质量不高是个普遍的问题 ,有的文件没被建立在案卷目录和检索目录之内 ,造成有用的东西查找不到而成为档案的死角。其次是重复…     

试论平时立卷归档工作

搞好文书档案平时立卷工作,便于提高工作效率和案卷质量;有利于齐全完整地保存档案资料;有利于年终集中归档、移交;有利于今后工作中的查找、利用。     

新形势下提高工程项目档案三项指标之我见

档案在我国社会主义事业建设中起着极其重要的作用,档案作用的发挥取决于档案工作水平的好坏。那怎样衡量档案工作的水平呢?在现实工作中档案的归档率、档案的完整率和档案案卷质量的合格率通常作为衡量档案工作的重要指标,三项指标的高低直接反映档案工作水平。一、档案工作的三项指标何为档案的归档率、档案的完整率及档案案卷质量的合格率呢?它的含义是显而易见的。档案的归档率是指在一定时期内已归档档案数量与应归档档案数量的百分比。档案的完整率是指每一卷档案案卷内已归档的案卷材料数量与应归案卷材料数量的百分比。档案案卷质量…     

一份档案解决了他的后顾之忧

日前，汪清县档案馆接待了一位50多岁的中年男子，名叫李松山。他是1964年参军，1969年退伍，在办理退休手续时发现自己服役的工龄没有计算，自己在部队的档案也不知去向。工作人员根据本人提供的详细情况，经仔细查找，终于找到了该人的军人档案第1036号案卷。[第一段]     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

对案卷封面和案卷目录的一点改进意见

广大档案工作者对案卷封面和案卷目录都非常熟悉,案卷封面用以揭示案卷的内容、成份等构成情况,它由全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件所属的起迄年月时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号等项目构成。案卷目录能固定案卷的分类体系和排列次序,揭示全宗内档案的内容与成份,是一种常用的检索工具,其主要项目有案卷号、案卷标题、卷内文件起迄日期、页数、保管期限、备注等。笔者认为案卷封面和案卷目录的构成栏目里缺少了案卷存放地点项目,带来了许多不便和麻烦,案卷存放地点由档案     

高效便捷服务获群众点赞

<正>合江县档案局针对档案查阅服务工作中查档慢、难查找问题,制定了《合江县数字档案馆建设规划》,加快档案信息化建设步伐,积极争取县人民政府重视,解决档案数字化处理经费,开展馆藏档案数字化处理工作,将利用率高以及易破损的民生档案优先进行数字化。经过努力,现已建成目录数据库,著录案卷级电子目录11万条,文件     

会计档案的管理及利用

一、会计档案的管理 　　会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律,保持会计档案材料之间的历史联系,区分会计档案的保管价值,便于科学管理和查找利用的原则.一般由财会部门随时立卷,档案馆和档案室接收后原则上保持原卷册的封装,不另加封面,只在原封面空白处填好全宗号、目录号、案卷号和保管期限,然后分类排列保管.……