公文主题词标引错例分析与解决对策

公文一般由发文机关标示、标题、正文、附件、主题词、印发机关等18个部分组成.相对于其他组成部分,主题词是各级部门特别是基层单位行文时差错率出现较多的部分.如何才能正确标注主题词,笔者将结合实例,谈点粗浅看法.     

党政机关公文行文规则研究

党政机关公文行文规则有宏观与微观层次之分.宏观上,指公文行文应遵循必要性、少而精、效用、行文关系根据隶属关系和职权范围确定原则;微观上,指公文行文规划的具体规定.文章对党政机关公文行文规则具体差异作了比较分析.     

归档文件整理中是“件”当家还是“卷”当家

<正>一、何谓"件"?《规则》明确指出件是归档文件的整理单位。那么,什么样的公文才能构成一件呢?《规则》给出的解释为:一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册为一件,来文与复文可为一件。件的准确理解和把握并不是一件易事。这里存在几点疑问。1."件"≠"份",以份来定义件不准确。份与件的概念是不同的,不能以份来定义     

诊治文书档案中的常见问题

一、文书制作各环节的缺漏公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。公文对用纸和书写材料也有一定要求。我们在实际工作中发现文书材料或多或少存在着质量问题。     

论行文方向与公文眉首设置之对应关系

公文从行文方向上分,有上行文、下行文和平行文。行文方向不同,公文眉首的格式安排应当不同。那种无论行文方向与否,都是千文一面的眉首设置是不规范的。公文眉首(文头),过去叫文头,也叫公文版头,是公文形象的缩影,历来受到重视。不同的时代,不同的历史时期,有各不相同的公文眉首(文头)。政府机关的公文眉首(文头),国务院在《国家行政机关公文处理办法》(国发〔200〕23号,自2001年1月1日起施行,以下简称“《办法》”)中有原则性的要求。与《办法》相配套,国家质量技术监督局在国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999,以下简称“…     

诊治文书档案中的常见病

一、文书制作各环节的缺漏 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成.公文对用纸和书写材料也有一定要求.我们在实际工作中发现文书材料或多或少存在着质量问题,影响着文书档案的质量,归纳起来主要有:     

公文写作中常见的形式主义文风问题

这里所称的形式主义文风是指公文行文时不注意切合实际和实用效果的态度与做法。中华人民共和国成立以来,我国各单位的公文行文总体是走着一条注重实用之路,但也有曲折的情况。     

地市级急救中心档案室业务基础建设

<正>一、地市级急救中心档案室业务基础工作存在的共性问题1.材料收集存在缺失。只注重收发文、计划、总结、报告、患者病历、急救记录等常规材料收集,对应急预案、应急演练、急救培训、重大救援活动资料收集不完整;某些事件材料有请示无批复或有正文无附件,收集不齐全,影响了档案质量及档案利用效果。2.档案整理不够规范。未严格按照归档文件整理质量要求进行整理,存在档案分类不合理现象;对书写材料、纸张、装订材料把     

现行文件利用的文件源问题

可公开现行件报送多采取各单位选定可报送件的方法,相对于接收方来说,可公开现行件的收集是处于被动收集状态的,即对件源缺少必要的掌握,全凭各单位报送人员提供可报送件,一般又确定有报送周期间隔,少报漏报现象时有发生。(在查阅利用中,时有查阅点名查阅某,却因未报送而无法提供的现象,某些件量较大的单位表现尤甚)为了能全面掌握件源,仅依靠自身的力量,效果恐怕不会理想。     

OA环境下纸质定稿的去留问题琐议

<正>《机关档案工作业务建设规范》要求:"在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿……分别立在一起,不得分开。"长期以来,定稿与正本一直是如影随形,相生相伴,归入档案,似乎谁也从未质疑过定稿需要归档的合理性与必要性。近年,随着办公自动化的普及,电子文件成为生力军,纸质文件成了"附属品"。为了确保档案保管的安全,大部分机关单位按照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档和管理规范》的要求同时保存     

论宋代“弹劾公文”的弹劾依据

以公文为载体的弹劾举动是创作者为了维护其所认定的某项准则,而进行的一项检举、揭发的政治活动,这里所谓的准则便是弹劾公文中的弹劾依据,依据不同,公文的行文方式、行文风格也不同。     

公文写作中常见问题浅析

公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。公文的一个最重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。但不少单位和部门的办文人员由于不通晓国务院办公厅２０００年８月发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“新《办法》”）等规定，撰写公文时或多或少存在着行文不规范、主观随意性较大的问题，影响了公文的严肃性、公正性。下面将公文写作中常见的问题作些浅析以引起注意。 １、上行文没有签发人。新《办法》规定，“上行文应当注明签发人姓名。”这样，一来主要领导可以对文稿进行最后的校准把关；二来…     

论纸介质行政公文防伪新对策

随着印刷技术的进步和计算机处理公文的普遍性 ,公文防伪越来越多地引起人们的关注。本文从纸介质行政公文的印章防伪、正文防伪、附件防伪、抄送防伪和页码防伪五个方面一一分析 ,并针对其中可能出现的问题提出了新的对策和措施。     

试析公文文种行文方向的界定

科学界定公文文种的行文方向对于实际公文处理工作有着重要的意义。公文行文方向的划分应摒弃对于行政级别、权力关系静态认识上的误区。公文文种行文方向多向性,是公务处理活动复杂性的特点决定的。科学界定公文文种的行文方向,应依据公务处理活动的具体时空语境,结合行文隶属关系、职权范围,采用综合的、动态的灵活的方法。文章对现行法定公文文种的行文方向逐一做了界定。     

再论机关联合行文的规范化——与王茂跃同志商榷

文章针对王茂跃同志对《机关联合行文常见问题探析》提出的几点异议阐释不同看法,认为公文中应使用规定的发文机关简称,联合行文发文机关过多时只使用主办机关名称有充分的法理依据,公文标题省略发文机关名称有违《党政机关公文处理工作条例》.     

小议行政公文的公告式格式

国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》(1999年版),提出了行政公文特定格式的概念,并对信函式格式、命令格式和会议纪要格式这三种特定格式作出了相关规定。那么,什么是公文特定格式呢?国务院办公厅《关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》。在谈到《国家行政机关公文处理办法》第十五条有关“以函的形式”行文问题时指出,“函的形式”是指     

公文管理与档案整理浅析

公文管理在我国一般称为文书处理,它在党的各级机关工作活动中占有重要的位置,而文件材料的整理立卷归档,又是机关各部门文书处理的重要组成部分.认真做好公文管理工作,是做好档案整理的起点和基础.近年来,由于机构改革,人员轮岗,机关文书处理工作人员兼职多、负担过重,因此,在公文管理与档案整理工作中存在许多问题,主要表现在应归档的文件材料收集不全、不规范;有的重要文件材料散存在有关工作人员手中;有的文件材料定稿使用不规范的字迹材料拟写;批复与请示分家;有正件、无附件或有正件、无定稿;定稿无发文稿纸;领导签批手续不全;案卷整理质量较差.档号不全、分类不准确、保管期限划分不准等.这将严重影响案卷质量和今后的查考利用.所以,应从做好文件管理入手,加强机关档案部门与文书处理部门的协调,以保证文件的规范和案卷整理的质量.     

当代公文行文方式多样化透视

在依法治国、依法行政的大环境下,当前行政公文领域存在的若干热点问题,如公文制发主体资格的确定,行政法律关系对行文的制约,机关内设机构行文的控制,办公厅（室）授权行文的制作等,无不与行文方式有关。行文方式是公文发布、传递的层次与形式。当代公文制发主体的多元化,导致了行文方式的多样化：正式与非正式行文并行、对内与对外行文交叉、直接与间接行文兼用、职权与授权行文共存……本文拟透过对几组常用行文方式的诠释和辨析,探讨由此产生的若干热点问题并提出解决的思路,以期对于依法行文以及各类公文效力的认定产生积极影响。     

规范公文处理保证档案质量

档案资料来源于公文,公文是档案的前身,规范公文处理,对于保证档案质量,实现其科学管理具有重要意义。 一、问题及原因 1、主要问题 一是领导没有履行签发手续,导致发送至公文处理系统后,出现乱码,有的单位领导因退休或工作调整已调离,此项工作补救较为困难。二是行文不符合规范要求。有些单位的公文文种使用不当,行文关系表述不准确,机关公文用字不规范。     

嘉庆年间喜峰口驿路三件传牌

日本早稻田大学图书馆藏有三件嘉庆年间喜峰口驿路传牌。传牌是清代下行公文的一种,三件传牌内容主要涉及差员事务的介绍、沿途驿站凭票接递登注等。三件传牌均由空白刻印"令牌"纸改写,刻印内容除装饰花纹外,还有名称、时间以及"右牌仰""准此""部院""定限×日缴"等固定用语;正文文字多有涂改、增注。喜峰口驿路是康熙三十一年(1692)在蒙古地区设立的五路之一,自喜峰口至哈岱罕,共设蒙古台站19处,三件传牌为挨站清查喜峰口驿路传递公文、登录印花簿迟滞而发,为认识清代传牌制度、文书用语、公文传递等提供了直观的材料。兹将传牌内容辑录如下,供研究参考。