建立文件级目录数据库中文件题名项的特殊情况处理

文件题名是建立电子档案检索系统、实现档案信息计算机检索目标不可缺少的一个最基本的要素.在建立文件级档案目录数据库过程中,经常会遇到文件材料无题名或文件题名不规范等特殊情况.对这些问题如不能在录入前进行统一规范的处理甚至放弃处理,必然会从根本上影响到档案目录数据库的质量,造成检索查询时的漏检、误检等,从而大大降低档案信息的一次性查全率和查准率.那么,怎样才能处理好建立文件级目录数据库中遇到的这些常见问题呢?笔者在此谈谈自己的做法和体会,以期供同行参考.     

规范机读目录的题名与责任者检索点

针对《中国机读目录格式》中欠缺的检索点规范问题,通过对卡片目录和MARC两种目录体系不同原理与方式的分析、比较,提出规范MARC文献题名与责任者检索点的基本原则,并提出规范这两类检索点的具体措施。     

现行文件利用服务的再思考

档案馆开展现行文件利用服务是近几年来我国档案工作实践的一项创新.2001年5月8日,北京市昌平区档案局(馆)(以下简称昌平区档案馆)设立了现行文件阅览室,首开了北京地区档案部门提供现行文件利用服务的先河,引起了一定程度的关注.     

焦作市现行文件服务的调查与思考

随着改革开放的进一步深化和国民经济的长足发展,特别是加入WTO,档案工作面临着新的机遇和挑战。档案部门抓住机遇,与时俱进,勇敢面对挑战,不断拓宽服务领域,创新档案工作服务机制,现行文件服务就是这种背景下的产物。焦作市是我省现行文件服务工作的榜样,先后有安阳、洛阳、新乡、漯河、周口等档案同仁前来参观学习。1现行文件的内容面对新的形势,焦作市档案局解放思想,开拓进取,与时俱进。在借鉴国内外有关经验的基础上,结合焦作市实际(市档案馆馆藏档案截止年限为1995年),本着“文档互补”的原则,确定了现行文件资料的收集范围。现行文…     

浅谈高校建立文件中心

为提高办学效益和办学水平,进一步深化高等教育体制改革,我国一些高校纷纷合并或联合办学。有些高校合并后必须接受教育部的本科教学工作评估验收,其评估结果关系到学校的生死存亡。档案管理的科学化规范化受到了前所未有的重视。与此同时,档案馆须保存“具有永久保存价值的档案”,与评估验收工作中需要细化材料要求的矛盾突兀。欲缓解其矛盾,笔认为,在高校建立件中心是最有效的办法。     

从检索角度谈中文图书题名著录

通过介绍计算机编目中有关题名的具有检索意义的功能字段。提出如何尽可能多地设置机读目录中的题名检索点，提高编目质量。便于读者检索；并对200字段第二指示符的选择在题名检索中的意义进行了探讨．     

关于现行文件利用服务工作的思考

现行文件是指目前正在执行的国家及本地区的政策、法律、法规等相关文件.昌平区档案馆经区政府批准成立了现行文件阅览室,收集了21大类近4000份文件,为公众提供利用服务.如何认识这一新生事物,谈点个人看法.     

现行文件利用随想

《档案》2003年第3期发表了魏宏举的文章,作者对现行文件利用服务工作谈了自己的看法。第一,现行文件决不是档案。按照文件生命周期理论,档案就是运行到一定阶段的文件。“运行到一定阶段”的条件限制,是档案与文件的本质区别所赖以存在的必要条件。档案虽然是运行到一定阶段的文件,但正是由于经过了一段实际的推移,其作用发生了变化,人民对它的管理方法也要相应地进行改变。我们决不能因为档案部门要搞现行文件的开放工作,就一定要抹杀文件与档案的区别,非要把文件说成档案不可。这是从理论上讲不通的,在实践上也会造成极大的混乱。第二,档…     

电子文件利用的策略研究

档案工作的根本目的是利用,因而,人们对档案利用的研究予以高度的重视,并形成了相应的理论与方法。而电子文件的产生使档案利用发生了全新的变化,因为电子文件与纸质文件之间存在着明显的差异,使得电子文件的利用具有一个全新的模式。本文将从分析电子文件利用的特点、方式着手     

追溯利用工作缺陷 完善检索体系

多年来的档案利用实践使我们认识到,日常大量的提供利用工作是检验检索体系是否完备、科学的标尺.检索体系是由不同形式的检索工具和检索手段共同组成的.     

通过网络利用电子文件势在必行

21世纪的档案工作正在向电子化、网络化的方向发展。这是一个划时代的变化。产生这种变化的原因不是来源于档案事业内部,而是来源于这一时期档案事业所对应的社会状态。网络的发展以及档案的网上利用,……     

文献题名检索点制作中的误区

在使用机读目录制作文献题名检索点中还存在许多不规范和不合理的做法,有的甚至没有真正生成检索点,还有些题名并不需要制作检索点。本文通过若干实例对此进行了讨论,指出了存在的问题,给出了正确的做法。参考文献14。     

文件与档案的开放与利用

在有关文件与档案的开放与利用的举措中，有三个方面值得一提。     

科研文件材料建档归档与利用的质量管理

科学研究工作是一项复杂又漫长的工作，所形成的档案经历的时间可能是几年、十几年甚至几十年。这么长的周期，如果没有有效的档案管理工作方法，要保证科研成果档案的齐全完整，是十分困难的。在科研工作管理中，科研成果件材料的归档是最后的环节，科研档案人员如何把好质量关，使科研档案具有一定的现实价值或历史意义，档案管理人员应该具备高度的责任感和事业心，并不断提高自身的素质。