电子文件档案化管理的思考

随着电子信息技术产业的快速发展,过去用纸墨、照相等形成和传递的办公文件、图书、图纸、文献等资料都可以用电子计算机代替,因此也产生了电子公文、电子图书、电子图纸等大量的电子文献资料.在档案管理中,具有档案保存价值的电子文件,必须归档保护.电子文件归档后,即形成电子档案,并由档案部门管理保存. 一、加强电子文件档案化的管理 鉴于电子文件对设备的依赖性,电子文件载体的非直读性及电子信息与载体的易分离特点,决定其在保管、管理、维护方面的复杂性.如何确保电子档案的安全及便于利用是档案管理工作必须解决的问题.     

维护电子文件真实与完整性的措施

要使电子文件具有真实性与完整性,就应通过一系列措施使形成该电子记录的电子信息系统具备文件保存职能.为此,在设计电子文件形成与运行的计算机系统(如电子邮件系统、办公自动化系统等)之初就应当考虑以下问题: 1.将电子记录与职能活动过程紧密联系起来.     

电子文件的格式及转换方式分析

随着电子信息时代的到来,电子文件的传递与交流在人们日常工作中所占的地位越来越重要。但由于电子文件可能产生于不同的平台、不同的应用软件、不同的字库等因素,这就给传统的档案管理工作带来了新的研究课题。如何实现电子文件跨平台、跨应用软件的传输、存储、归档与利用成为现阶段电子档案管理的重要课题。要想解决电子档案的管理难题,我们必须首先了解电子文件。目前,我们通常所说电子文件可分为:文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件及多媒体文件。本文主要就文本文件、图像文件的格式及转换方式进行分析。1.文本文件文…     

探讨电子信息与文件在网络化环境中如何凸现核心价值

<正>进入新世纪,人类在社会发展中愈来愈多的利用电子介质的文件与档案来进行各方面的工作,特别是在高科技产业领域中利用电子文件与档案开展创新研究具有无可比拟的优势。与传统的纸质文件与档案相比,人们在实际工作中用很大一部分工作时间直接通过电脑网络来进行数字化信息与档案的收集、整理和传输利用,大大提高了工作效率,同时信息化环境下的电子文件与档案的科学利用与安全保管问题则面临更高的挑战。一、信息化环境下电子信息与文件及档     

谈电子文件归档的前端控制和鉴定工作

伴随着电子时代的到来,办公自动化和计算机辅助设计等技术的日益普及,电于文件应运而生。电子文件与一般电子信息所不同的是,它是人们各项职能活动的伴生物,是具有凭证特征的原生信息,这一点与纸质文件在本质上是一致的。与纸质文件不同的是,电子文件是一种虚拟的动态文件,传统的归档工作程序和方法不再有效。电子文件的原始性、真实性不易被认可,从而构成了电子文件归档的主要障碍,如何妥善地解决这些难题,我认为可以通过在归档前和归档过程中的一系列完善、谨慎的工作来解决。     

高校电子文件的前端控制

前端控制理论被称为“电子文件时代的新思维”。这一针对电子信息档案管理的重要理论逐步完善，许多档案管理者在实践中开始探索、运用。目前，高校档案工作迫切需要前端控制．因为这一理论的运用．对于提高高校电子文件档案管理质量，协凋高校档案部门与学校总体发展有着重大意义.     

论电子文件信息流程及其凭证价值

电子文件信息流程划分为电子信息层、现行电子文件信息层、电子档案信息层三个层级,这三个层级分别具有着不同的特点和凭证价值.电子信息层的信息零散且难以查考,只有部分信息具有凭证性,不具有凭证价值;现行电子文件信息层的信息是真实记录,具有凭证价值,但其凭证价值易受到外界影响;电子档案信息层储存的是经档案化归档后的信息,其凭证...     

浅析电子文件档案化管理

近几年,电子信息技术取得飞速发展.办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔.随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件.     

对档案登记备份制度的几点法律思考

2009年底,中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府印发了<关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知>.根据该规定,"县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证,并有同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份".据此,浙江省档案局制定了<全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案>.     

国外电子文件管理保障机制方面值得借鉴的经验

近年来,电子文件管理已成为文件、档案管理领域的主要研究课题和发展方向。电子文件管理的理论研究和实践探索都取得了长足的进步。美国、澳大利亚、欧洲等很多发达国家和地区的电子文件管理都不约而同地经历了从机构层面自行研发到国家层面有组织规划、从分散管理到集中管理的转变过程。这一转变过程标志着这些国家电子文件管理日趋成熟和完善,     

要确保电子文件的原始性

近几年,电子信息技术取得飞速发展,随着办公自动化、标准化、网络化的日渐完善,电子计算机在政治、军事、经济、文化以及人类生活各个领域的应用也愈加普遍,成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。同时,随着先进的计算机应用技术的迅速普及,产生了大量的电子文件。这些大量的电子文件,给人们的生活和工作带来了巨大的变化。因此,如何保护和利用电子文件和电子档案工作已成为文书档案工作者急需思考和解决的问题。为此,笔者就电子文件的特点、确保归档电子文件和电子档案的原始性和安全性发表自己的一些见解。一、掌握电子文件的特点,为电子…     

电子文件安全保护的六点要求

随着电子档案所占比重的日益增大,对强化电子文件的全程管理,确保电子档案信息安全,也提出了新的更高的要求.对于档案工作者来说,如何做好电子档案的安全管理工作,也成为一个必须认真研究并尽快掌握的新课题.因为电子文件的特殊性质,要确保电子信息的安全,关键是把握以下几个方面:     

莫使乱花迷人眼——我国电子文件中心研究与建设剖析

我国电子文件中心的研究与建设出现了"名"与"实"的异化.本文在梳理我国电子文件中心研究不同观点的基础上,提出了电子文件中心的建设应在"电子文件国家战略"的指导下进行改进与完善.     

基于国家层面的电子文件安全研究

本文通过对学术界电子文件研究现状进行调查与分析,说明对电子文件安全性研究的基本现状,提出了从国家层面研究电子文件安全性的必要性,并提出了相应的从国家层面保障电子文件安全的策略及应遵循的原则.     

谈电子档案保护的基础

正1.电子档案与传统档案在讨论电子档案保护之前,我们首先应该弄清楚电子档案的概念。电子档案有别于传统档案,传统档案是指组织及个人直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记载,以纸质文件材料为工作对象;而电子档案包括两个部分的内容,一个是传统纸质档案数字化之后的档案构成了一部分的数字档案;另外一个比较大的部分就是电子文件在完成现行利用之后,归档保存之后形成     

电子校务环境下电子文件档案管理体系建设的对策思考

在电子校务系统运行过程中,必然产生大量多样化的电子信息,如何管理这些电子信息,既是—个理论问题,也是—个实践澡题。目前,在电子校务环境下的电子文件档案管理比较滞后,从而导致大量电子焦息资源丢失。为此,笔者从分析电子校务和档案管理的特点人手,从多维角度着眼,提出了构建高校电子文件档案管理的组织、工程和保障体系的对策思考。     

电子文件全程管理业务需求及相关技术的研究

电子文件全程管理是保证电子文件真实、完整、可用和安全的重要原则.本文分析了电子文件全程管理的业务需求,讨论了统一电子文件数据格式的必要性,提出了电子文件全程管理标准规范体系和软件系统的建设内容.     

论电子档案与纸质档案的关系及科学保护

文章分析了在实际工作中电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理的共存问题和二者之间的互补优势,讨论了如何正确处理好电子档案与纸质档案的关系及怎样进行科学保护。     

数字校园环境下高等学校学籍档案可信管理研究

文章分析了数字校园环境下学籍信息电子化带来的凭证性风险与安全性挑战,从档案的原始凭证要求和电子文件的全程管理思想出发,提出一种基于关键业务过程控制与凭证性即时锁定的学籍电子信息可信管理的保障方法,并以高等学校电子成绩单档案管理为例探讨学籍电子档案的可信管理解决方案.     

论电子文件管理的基础——对电子文件概念的科学定义

论文论述了电子文件概念的科学定义模式,探讨了国际档案理事会对电子文件概念的定义,对比分析了我国国家标准及国家行业标准对电子文件概念的定义,指出我国国家标准及国家行业标准在电子文件定义的"邻近属概念"和"种差"上所存在的问题,提出在我国实际的电子文件管理中其所收集、保存与维护的电子文件其构成是否足以支持电子文件的凭证价值,这是我国在电子文件管理方面所面临的巨大的挑战.