浅谈电子文件对高校档案工作的影响及挑战

当今世界,信息化大潮席卷全球,计算机网络已延伸到社会的每个角落,并成为不可抗拒的历史潮流而将人类社会推向信息化网络化的时代。因此电子文件进入档案工作领域是社会发展的必然。电子文件,根据国际档案理事会的定义是:“通常以代码形式记录于载体,如磁盘,磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案,它的文件只能通过机器来利用,并根据来源原则来组织安排”。①随着计算机技术的飞速发展,自动化、“无纸化”办公逐步普及,电子文件正日益成为文件的主要形式。档案是过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电子文件也是人们在社会活动中直接形成的,其中有的对拥有者和社会具有保存价值,可转化为档案;同时,电子文件也具有原始记录性,显然电子文件具有档案的本质属性。传统的档案面临着电子文件的影响和挑战。电子文件对高校档案管理工作的影响是多方面的,本文只对以下几点进行探讨。一、档案结构发生了变化。社会的科技进步与发展催生了电子文件这一新型信息记录的时代。目前,电子档案是档案界的热门话题,人们对它的某些属性已有共识。与传统的纸质文件相比,电子文件具有...     

建立人事档案全宗卷可行性浅探

<正>全宗理论引进于国外的档案管理理论,在我国得以丰富和发展,它的核心是来源原则,即把来源于一个机关、组织或人物的档案集中统一管理。全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的有机整体,即一个机关的全部档案。全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是管理全宗档案的"档案",它集中了管理全宗档案过程中所形成的一系列的原始记录性的文件材     

电子文件与数字文件之辩析

计算机技术在档案管理中的应用,使档案界出现了很多新事物、新名词,从文件的产生到归档,以至于利用这一整个过程都发生了深刻的变革.电子文件或数字文件的叫法就是在这样一个环境下产生的,我们可以在近些年来档案界的不少著作或文章上可以频繁地看到这两种提法,但是我们会发现这样一个问题:很多人会把电子文件和数字文件一并而论,认为电子文件和数字文件是两个相同的概念,在提法上就交叉混用,使人们对这两个概念的理解混乱不堪.因此,我们有必要对电子文件和数字文件这两个概念进行分析,搞清楚电子文件与数字文件是不是同一事物,毕竟明确规范的概念是学科建设和发展的基石.     

全宗指南及编写点滴谈

一、全宗指南及其使用就是一个国家机关、社会组织、企事业单位、个人或同一个生产建设、科研等活动中所形成的全部档案的总和,是有机联系的文件整体。全宗指南又称全宗介绍。它是以文章叙述的形式介绍和揭示档案馆(室)收藏的某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考材料。编写全宗指南要研究档案形成的历史,也就是研究立档单位和全宗的历史,这样才能了解档案的产生、整理、保管和利用情况。所以,全宗指南是对一个立档单位过去工作活动情况和所形成档案状况的一个最基本的说明材料。其主要作用是向利用者介绍和报道有关某一立档单位和全宗…     

谈档案工作其他规范性文件

规范性文件,是为人们的行为提供标准、指明方向的,以书面形式或成文形式所表现的,以一定社会主体保证实行的一定行为规范的结合体,它区别于仅仅针对个别具体行为作出决定的文件.按是否属于法的范畴,规范性文件可分为规范性法文件(即法规)和其他规范性文件.档案工作其他规范性文件是指国家机关制定的除档案法规以外的规范性文件.它的效力虽然不及档案法规,但它分布面广、内容具体,对档案法规的顺利执行和补充起到十分重要的作用.     

档案价值相对论

档案价值是档案学研究领域中一直被人们所关注的问题,它既是一个重要的基础理论课题也是一个颇具实践意义的课题.有人把档案价值问题归入档案业务管理活动,作为一个业务问题加以研究,并诉诸经验,认为它是一个经验性很强的问题;有人把它作为一个档案哲学层面的问题来探究,究其产生(发生)之根源和本质;还有人将其看成是一个取舍(选择)哪些文件或职能活动记录(文件)的问题.这充分说明档案价值问题研究的复杂性、多元性和重要性.本文从现实的档案业务管理角度出发,运用方法论知识,阐释了档案的相对价值,并基于对档案相对价值的认识,做出了一系列的理论探讨和方法归纳.     

试论电子文件的归档

计算机技术和网络化的发展已经在档案管理领域引起了革命性的变革,新型档案材料的出现已成为档案理论和实践得以发展的主要因素。新型档案材料中影响最大的是电子文件,作为档案人员,如果不了解电子文件与纸质文件等载体的不同特性,以及目前电子文件管理中的问题,面对已经生成的数以万计的电子文件及其归档将束手无策。一、电子文件的概念关于电子文件的定义,至今还没有一个全面的描述。国际档案理事会电子文件研究委员会给电子文件的定义为:“在机构或个人活动中产生或收到的记录信息,它由内容、结构(文件篇章结构)和上下文关系(文件之间及…     

建筑企业信用档案透析

建立健全信用档案，加强社会信用体系建设，规范和整顿市场经济秩序服务，是新形势下档案工作的一个热门话题。本文从建筑业发展的实际出发，就建筑企业信用档案的建设问题作一些探索性的思考。一、建筑企业信用档案的构成企业信用档案是指在商务经济活动中，记载和反映企业信用行为状况的原始材料。是证实企业诚实守信、遵纪守法或违法违约、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据。它主要包括企业的资本信用、商业信用、知识产权、管理技术等方面的档案材料。如企业申请登记注册文件、商标注册文件、纳税文件、信贷文件、质量认证文…     

试论来源原则在电子时代的重新发现与全新理解

来源原则，它起源于19世纪的欧洲，具体来说是1841年法国提出的“尊重全宗原则”，其核心思想是按照文件形成机关（即来源）整理馆藏档案，即“档案由一个行政单位或个人的全部文件组成，是一个不可分割的有机整体，不得把一个单位的档案分散在两个或两个以上的档案馆：强调档案馆的档案必须按产生它的行政单位的原来编制为基础进行整理，必须遵循一个单位的档案不可分散和不可打乱的原则。”而对于电子时代的来临，欲应付它赋予档案工作的诸多挑战，只有更加依赖于来源原则，但更需要对来源原则的重新认识。     

浅谈基层检察院电子档案的管理

随着科技的进步,档案事业的不断发展,电子档案应运而生,档案工作管理的方法和模式也从传统走向变革。所谓电子档案是指具有长久保存价值的归档电子文件,传统档案是电子档案的基础,电子档案是传统档案的发展。电子文件是指在数字设备中产生,以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的类型多种多样,主要有文本文件或称字处理文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、数据文件、命令文件或称计算机程序、多媒体文件等。电子档案与传统档案有很多不同之处:对硬、软件及标准体系的依赖性强;信息内容与载体形式之间具有可分离性;信息的不稳定性、可重用性;信息管理流程的变化性,形成系统的异构性;通过数据挖掘等方式可以对结构化文件中含有的信息进行分析和调用,发现数据资料库中的信息规律等。各级检察院都十分重视档案工作的规范化建设,对档案工作提出了信息化要求:把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划中来,加强档案信息化建设,拓展档案信息资源公共性服务功能,保障档案事业的发展与社会发展相适应。电子档案是一个新生事物,多数人对它的认识有一定的局限性,电子档案意识淡薄。同时,基层检察院...     

从档案视角看档案馆资料建设

资料的范围很广.广义上说,凡是可供参考研究的,均可称为资料;而馆藏资料却是一个特定的概念,它是指档案馆收藏的单位或个人在其职能活动中形成的,配合档案提供给社会各方面工作、研究、学习时参考使用的一切公开或内部出版物以及文件、档案的复制件等.     

也从科技文件与科技档案的关系谈起--没有理由淡化科技档案概念

本文从我国科技档案功能的实际情况出发,论述了科技文件生命周期以及科技档案与科技文件的关系。提出了科技档案是档案学原理在科技文件(成果)管理中科学运用的产物,并论述了科技文件只有在“档案”管理模式下才能度过它的完整的生命周期,也才能发挥它的应有作用;论证了科技档案工作在我国已取得了重大成就,无论是从理论上或实践中,都没有理由淡化科技档案的概念。     

浅谈电子档案的信息安全

正随着整个社会信息化程度的不断提高,电子文件的大量出现对档案管理产生了冲击,信息的重要性被广泛接受,使其管理对象和工作内容发生了改变。电子档案信息的安全管理是一个过程,它提高了档案工作的效率,扩大了档案的社会影响力。电子档案信息安全评价是电子档案信息安全管理的基础,通过电子档案信息安全评价可以明确电子档案信息安全现状,电子档案信息安全评价可以确定电子档案信息安全的主要     

电子文件档案化管理的思路探究

电子文件的档案化管理是当前档案管理中一个十分重要的发展趋势,它是在信息时代大背景下产生的一种新型的管理模式,它对于我国的档案管理工作有着非常关键的作用,所以也受到了相关人员的重视。本文主要分析了电子文件档案化管理的思路,以供参考和借鉴。一、电子文件档案化管理的含义电子文件档案化管理通常就是指根据以往的档案     

电子档案的保管、利用与维护

一、电子档案的保管 由于电子档案的特性,决定了它在保管上不同于纸质档案,它是以脱机的形式存储在磁、光介质上,保存不善会造成破坏、变形或损坏,甚至存储信息会丢失或由于违反操作程序造成文件的破坏,所以,必须建立一个适合其载体的保存装具和环境。     

谈谈电子文件整理的社会化

<正>电子文件整理是电子文件管理工作中承前启后的环节,它巩固了前期收集工作成果,并为后续利用提供有序化的信息集合。其整理对象是广泛产生于社会各领域的档案,目的是为文件利用社会化奠定基础。电子文件整理体现鲜明社会属性,追求社会化是其应有之义,即我们日常生活所理解的:将某事物推到社会,从而使其具有广泛的社会意义。一、档案年度、组织机构、保管期限分类法中的电子文件整理社会化1.档案年度分类法与电子文件整理社     

档案信息化浅论

一、档案信息的特征人类社会有三大资源 ,第一是再生产资源 (如植物、动物 ) ,第二是生产资源 (如金属、非金属物质 ) ,第三是信息资源。人类以空前的规模从事信息的收集、整理、输送和利用 ,使信息成为一种十分重要的社会资源。信息 (Information)是客观事物的特征及其发展变化的反映。信息普遍存在于自然界和人类社会 ,如情景、现象、声音、图像、符号及文字所负载的内容统称为信息。信息就其涵义与用途而言 ,历来是一种输出物。它又是一个集合概念 ,以图书、情报资料、文献和档案等为其记录形式。档案作为一种社会信息 ,是社会信息化最基本的组成因子 ,因比其他记录形式更有突出的优势和固有的特征 ,在社会信息系统中占有重要的地位。(一 )档案信息的原生性由于档案来源于社会的实践活动 ,是人们生产活动和科学实验直接形成的原始记录 ,档案的原始性就决定了档案信息属性的根本特征之一。档案不但保留其文件材料的原来状态 ,而且还保留了文件材料在处理过程中的原始标记 ,如负责人的亲笔手书、签字、机关单位的公章或个人的印章等。这就使档案信息贮存着当时活动的原来面貌。档案信息的这种原生性 ,也决定了人们常把它作为依据或作为事物发展...     

关于档案价值的分期——档案鉴定工作及其改革（之三）

各个国家。尤其是发达国家都制订有档案保管期限 表。20世纪50年代,美联邦政府制定《永久文件鉴定指 南》之后,国家档案与文件署根据联邦文件法的授权,制 定有指导各联邦机关对临时性文件进行鉴定和销毁的 通用文件保管期限表。它包括许多部分,每一个部分对 每一种类型文件的处置作出决定,形成相对独立的文件 处置期限表。目前这样的通用文件保管期限表有23个。 此外,各联邦机关、各州、企业和大学都制定有本机关单 位使用的文件档案保管期限表。这种表,由本机关的文 件档案鉴定工作委员会根据鉴定标准制定,报国家档案 与文件署批准后生效。各个国家的保管期限档次,保期     

宏观鉴定和职能鉴定文献战略之比较

档案鉴定是对文件是否具有档案价值和具有何种价值的一种判断和甄别。从档案鉴定所呈现的地位和作用可以看出,鉴定不仅仅是一项纯粹的业务性工作,它已成为决定“那些社会生活传递给后代”的构建未来文献遗产的社会性工作。宏观鉴定是依据来源原则,以文件来源为核心,以文件有机联系为基础,侧重于从档案形成发展过程全面分析和系统评估档案价值的新方法。“宏观鉴定认为,确定档案价值的标准,既不像过去那样要按国家的命令,也不像近来这样看历史研究的趋势,而是试图通过分析公民与国家相互作用的职能反映出整个社会的价值。宏观鉴定注重管理职…     

档案凭证属性的来源到底是什么——兼与刘新安等同志商榷

本文对档案的来源、文件的证据类别、档案凭证属性的来源等问题进行了讨论 ,并认为 :文件不是档案的唯一来源 ;文件不是物证而是书证 ;档案凭证属性的真正来源应是人类社会实践活动的真实记录 ,即档案所记录的内容或表达的思想