档案条目录入要『五看』

适应档案信息化建设的发展要求,诸城市档案馆已将馆藏2/3全宗的案卷目录和卷内文件目录输入微机.为了提高微机录入速度,更为了以后档案检索的查全、查准,我们坚持不懈地做了大量的档案条目录入的前处理工作.……     

基层档案部门机读目录录入工作中存在的问题

一、虽然开展了档案目录微机录入工作,但是由于缺乏经验,又得不到及时的技术指导和工作交流,没有统一的标准,没有严格按照《档案著录规则》录入,致使著录项目和著录内容不够规范,在自动检索时容易造成误检,在提供利用时,容易造成查询不到位或漏查。二、档号编制不规范。尤其是五、六十年代的案卷,这个问题就更突出。例如在同一全宗、同一保管期限、同一年度、不同目录中有相同的案卷顺序号,如果在前一目录中录入了该案卷,而在下一目录中再录入顺序号相同的案卷时,微机会自动调出前一目录的该案卷号,致使无法录入下一目录顺序号相同的案卷,这…     

档案接收进馆要把好"五关"

一、把好案卷质量关 在实施具体业务指导中,对拟进馆档案的审定,要与移交档案单位档案人员一起,实行"三对照".即案卷目录、案卷文件目录、案卷三者相对照.逐卷、逐件、逐页、逐项地审查,看各种档号编排是否齐全准确,看案卷编目是否完善,看有无褪变档案需要复制,看有无破损档案需要裱糊,看案卷装订是否牢固美观,看卷内有无金属物没除去,看案卷题名是否简明确切规范,看保管期限划分是否准确.对"八看"审查出的问题,一般对案卷不作大动,要采取补救的办法予以完善提高.对个别保管期限划分不准,卷内文件材料填写不清等,不合格案卷,要进一步做好调整、鉴定、编目、技术加工工作.对一般性案卷质量问题,在审定过程中,随时和档案移交单位档案人员对其完善提高,言传身教,具体辅助帮助,使其业务水平也得到提高.     

海城市档案馆馆藏档案数字化工作取得新进展

<正>2012年,海城市档案馆积极开展馆藏档案数字化存储工作,完成了知青档案的人名录入,共录入案卷310卷、条目计95246条。同时对市委全宗的100卷文书档案进行了全息扫描、存储,并刻录备份档案数据,计     

馆藏档案数字化信息的采集方法

一、做好馆藏档案数字化的前期准备工作 第一,档案质量检查.质量整改不是对档案进行重新整理,要根据数字化需要进行.根据数据采集的不同方式(录入、扫描、数码处理)要区别对待.对于字迹不清、破损污染、编号有误、案卷(文件)题名不确切、缺少目录等不能进行数字化工作或数字化后影响利用的问题,应在数字化之前将其解决.对于"整理人"、"检查人"等档案整理过程的记录不必强求.     

计算机辅助赋予档案案卷题名研究

本文涉足了档案自动化工作新的领域——计算机辅助赋予档案案卷题名，给出了计算机自动赋予档案案卷题名的构造模式以及实现算法     

关于工程档案案卷题名结构与标准化问题的探讨

工程档案是城建档案的重要组成部分,由于其形成的单位多,内容专业化程度高,涉及专业面广,因此,工程档案案卷题名的拟写较复杂,尤其是题名的结构与层次难以确定。纵观全国各城建档案馆,由于对案卷题名的结构、层次以及标准化的要求、理解与重视程度的不一致,加之工程档案报送单位即立卷单位又不一样,其案卷题名也就“百花齐放”,质量参差不一了。从而造成案卷题名准确性和标准化程度低,乃至题名重复,使得诸如“教学楼结构竣工图”等的案卷题名成为到处通用的“全国粮票”,不能够准确而完整地反映每个案卷卷内文件材料的内容与成分,从而较好地区别于其他案卷。正是这种现象,直接影响了城建档案馆的著录、编目等基础工作质量,导致利用工作的检全率、检准率下降,并影响计算机自动化管理的成果质量。因此,对工程档案案卷题名结构、层次及标准的探讨与确立实乃当务之急。     

蓝田县档案局档案信息录入工作成效显著

蓝田县档案局积极推进档案信息化建设，在去年目录录入的基础上，将馆藏档案目录分解到每一位干部，要求在年内完成录入工作。截至11月15日，共输入案卷级目录1357条，其中永久817条，长期540条；文件级目录25129条，其中婚姻档案目录1575条，土地档案目录23554条，提前完成了本年度目录录入任务，为今后全面实行档案计算机管理打下了良好的基础。     

建立文件级目录数据库中文件题名项的特殊情况处理

文件题名是建立电子档案检索系统、实现档案信息计算机检索目标不可缺少的一个最基本的要素.在建立文件级档案目录数据库过程中,经常会遇到文件材料无题名或文件题名不规范等特殊情况.对这些问题如不能在录入前进行统一规范的处理甚至放弃处理,必然会从根本上影响到档案目录数据库的质量,造成检索查询时的漏检、误检等,从而大大降低档案信息的一次性查全率和查准率.那么,怎样才能处理好建立文件级目录数据库中遇到的这些常见问题呢?笔者在此谈谈自己的做法和体会,以期供同行参考.     

信息化时代如何拟好案卷题名

在档案立卷工作中,遇到归档材料越繁冗复杂,越容易遇到拟写案卷题名的难题.在档案信息化的具体工作中,不合要求的案卷题名会影响档案信息化的质量和速度.案卷题名拟写不当,直接影响档案信息利用的效率.     

产权产籍档案录入微机的要素

大连市房地产档案馆针对产权产籍档案管理的特点,自己动手开发研制了一套《产权产籍档案检索系统》的软件。在五年的实践中又不断地改进和完善,现在已经基本能够做到运用自如、快速准确地调阅档案。房地产档案工作者可能都遇到过这样的情形：有的查阅者来查阅产权产籍档案时,只知道房屋的地址,或只知道姓名,或只知道某一项内容,而不知道其他内容,有的即使知道某一项内容可能还不准确。这种情况是房地产档案工作者最感挠头的时候。如果完全利用人工的方法是很难调阅出来,如果利用微机调阅,还需要看微机录入的数据全面不全面、完善不完善,如果微机在录入数据……     

遵化市档案局全面加强档案数字化建设

遵化市档案局一直把档案数字化工作作为档案工作的重中之重。一是全面完成档案案卷级、文件级条目的数字化录入工作．为全面实现数字化检索,切实提高服务效率和服务质量打下了坚实基础。二是完成馆藏档案全文数据扫描工作任务．实现了全文数据库与目录数据库的挂接．从而为建成真正意义上的数字化档案馆打下了坚实基础。三是全面建成数字化网络体系．     

千山区档案局档案数字化工作深入开展

<正>为进一步加快馆藏档案由传统载体转化为数字档案,提高千山区档案馆档案信息化的服务水平。近日,区档案馆馆藏档案扫描工作正在如火如荼地进行。档案数字化工作从2007年开始,主要开展条目录入、案卷修复、批量扫描、数据处理等工作。馆藏档案的扫描、数字化转换工作既是创建数字化档案馆的重要前置工作也是今后档案工作走向电子化、信息化管     

浅谈档案机读目录的制作

所谓档案机读目录,是指通过对档案案卷或文件内容、形式进行加工、处理,利用计算机档案管理系统进行录入.转化成机读数据,所形成的档案二次文献信息.它能够被计算机识别读出.用以检索档案案卷或文件内容.下面就档案机读目录的制作谈点看法.     

攀枝花市新农村建设档案工作巡礼

2010年3月25日,四川省社会主义新农村档案工作现场会村级档案展示现场,全体与会代表均被这样的场景深深感染：摆在面前的是,一卷卷分类排列、规格统一的案卷;站在面前的是,20多名精神抖擞的来自攀枝花市部分村级档案室的兼职档案员;翻开案卷,卷卷分类准确、材料齐全完整、文件目录和案卷题名规范：面对与会代表一个接一个的提问,档案员们均对答如流。     

基层档案部门机读目录录入工作中存在的问题

一、虽然开展了档案目录微机录入工作,但是由于缺乏经验,又得不到及时的技术指导和工作交流,没有统一的标准,没有严格按照《档案著录规则》录入,致使著录项目和著录内容不够规范,在自动检索时容易造成误检,在提供利用时,容易造成查询不到位或漏查.……     

华亭县规范退伍军人档案管理

为规范退伍军人档案管理,华亭县人民武装部利用近两年时间,专门抽调工作人员对退伍军人档案进行认真清理核对,查点案卷总数,对破损档案材料进行修复,统一进行了整理编号、装袋装盒、微机录入等,共整理1937年至今的退伍军人档案2986份。这些档案既是退役军人军旅生涯的真实记载,也是退役回地方就业谋生的重要依据,保管好这些档案,可以更好地为国防建设和民兵工作提供兵员状况和后备力量等方面详实的依据。     

二维条码技术在文件和档案管理中的应用

随着现代信息技术的不断发展，各级政府机关和大量的企事业单位陆续建立了适合自己的办公自动化系统，但因各种原因纸质文件的流转在一定时期内将继续存在，在纸质文件的流转过程中，文件的信息必须通过手工录入的方式进行文件登记，同一份文件的信息就要被不同的单位或部门重复录入；在进行辅助归档和档案移交时，也要通过手工录入的方式将案卷和文件的信息输入数据库。手工录入劳动强度大，容易出现数据录入不完整准确等错误操作，而且大量的重复录入工作造成了人力资源的浪费，降低了上作效率。     

衡水市档案局实现三项突破

20 0 3年 ,衡水市档案局紧紧围绕全年工作目标 ,“狠抓重点 ,主攻难点” ,在工作上实现了“三项突破” :一是档案信息化建设取得突破。市档案馆一举完成全部馆藏档案的微机录入 ,在全省市级馆中是第一家 ;各县市区档案馆全部配置了微机并全部采用河北科怡 2 0 0 0统一软件 ;7个县级馆达到 85 %以上馆藏档案目录录入微机 ,录入条目达 1 0 0万余条 ,占省定任务 ( 2 2万条 )的45 4 5 %。第二大突破是全市 1 1个县市区在一年内全部建立现行文件阅览中心 ,实现了全市满堂红。第三大突破是全市现有 47个社区全部建档 ,实现了全市社区建档满堂红。…     

如何利用计算机对民国档案案卷级目录进行分类

根据《全国民国档案案卷级目录采集方案》,到2004年,全国民国档案案卷级目录的采集工作将要完成。当前全国各级档案馆都在进行报送目录的准备工作。这次报送的目录要求是根据《民国档案目录中心数据采集标准》进行规范处理过的目录,并且必须根据《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》(以下简称为《磁盘数据交换格式》)录入计算机,以磁盘方式报目。以往我们对民国档案的分类是采用人工分类办法,而传统的人工分类由于档案管理人员的专业水平不一,