建立散装备查文件库的探索

散装备查文件,也叫“二套”文件。在档案业务中也叫“软装订”。其做法是:按文件的作者、年代、文号的顺序排列后不装订,而装入特别的档案盒内,将特制的档案盒上架成列后,存入专用房间,就形成了散装备查文件库。其特点是:１查阅方便快捷。将散装备查文件库设在安全、保密、离阅档室最近的地方,并且在档案柜上用卡片注明作者与时间,柜内的每盒档案的背上写明作者和时间,按时间顺序进行排列;盒面上将盒内文件号按文号逐份排列后书写清楚。需要查阅时,只要打开档案柜,便可在最短的时间内提供所需的文件。２避免进大库提卷。大库档案中所存的文…     

科技档案中电子文件管理的实践与体会

宝钢股份公司对科技档案的管理是采用纸质文件和电子文件同时接收、整理归档的方式进行的，具体地讲，设计单位以1套纸质文件加一套电子文件的形式提供工程技术资料后，档案部门及时利用电子文件，通过还原机，还原为多套纸质文件，发放到各有关职能管理部门、项目负责     

谈学校文件材料的收集

档案来源于文件,要做好档案工作,首先要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是指按照党和国家的有关规定,依据收集范围,通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的文件集中起来,以供系统分类和立卷整理工作。文件收集工作是档案工作的起点,没有文件的收集工作,就没有完整、科学、系统的档案。而档案馆(室)所管理的档案,并不是全部由档案馆(室)自己形成的,它是机关单位在日常工作中形成的有利用价值的文件,这些文件分散在各个处理部门,不收集起来,时间一长就有可能散失。档案工作人员把这些文件收集起来,按一定的分类标准整理归档,…     

论档案馆目标管理与形象塑造

档案馆作为档案保管利用的机构，由于历史原因，人们对它的重要性认识不足。大多数档案部门的工作局限于档案的收集、整理、保管等，没有走出档案馆“文件库”的封闭格局，于是形成了档案馆影响力不大，自主力不足，应变力较差，凝聚力不强，档案利用率低的状况。在人们的心目中档案馆是既无钱又无权的无足轻重的单位。     

电子档案的整理与存储

一、电子档案的整理 1、文书电子档案整理 一是内部文件。按年度、组织机构、保管期限进行组盘。将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件,集中在同一盘上方便利用。     

浅议电子档案的整理与保护

<正>一、电子档案的整理目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。(一)文书电子档案整理1、内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一、按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二、将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同保管期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成;组盘后,档案人员应以统一     

公路工程档案管理123

确保公路工程档案质量,提高工程档案管理水平,当前,必须着力抓好以下三个环节。一、统一领导、分级管理,把管理责任落到实处(一)省公路局直管公路工程项目形成的文件材料,由省公路局进行全部收集、整理、归档,并向所辖地区公路接养单位移交一套完整档案。(二)各市公路交通部门组织实施的国省道公路建设工程项目,由建设单位对公路工程项目产生的文件材料进行收集、整理、归档,同时向省公路局上交整理好的前期文件和竣工文件,向各公路管理局提供一套完整的竣工文件材料(含省公路局和市交通局联合建设的工程项目)。国省道上的大中修工程、水毁工程、改善工程,由各公路管理局对所辖公路工程项目产生的文件材料进行收集、整理、归档。     

两套制与归档文件整理

两套制是指机关单位在收集、整理文件时,把各类文件以两套形式保存的做法.一套用于平时的查阅,另一套按文书立卷的有关规定进行整理、编目,以备移交档案馆.     

涉密文件该怎样归档

一单位一年档案有三十份左右,涉密文件有十份左右,且有绝密、机密、秘密.按卷整理:在档案整理时是否要把涉密文件和不涉密文件分卷装订?是否要把绝密、机密、秘密文件分开?如是,卷太薄,很难立卷.如不分开,在卷内目录备注看填上密级可否?按件整理:首先,同一年度档案划分保管期限,同一保管期限内文件排列时,涉密文件该如何处理?如按同一问题排列在一起,在归档文件目录备注内填密级可否?     

工程竣工档案归档审查的内容与方法

何谓工程竣工档案的归档审查工作？按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）第7．9条的规定：施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。那么，建设单位档案管理部门在进行竣工文件完整、准确的确认过程中会遇到诸多问题，如何确保接收入库的竣工档案的完整性、准确性、系统性符合国家规范的归档要求呢？     

档案信息化条件下取消分类组卷的探索

档案分类、组卷一直是档案整理工作中的难点,牵制了档案员很大的精力,特别是档案人员流动性大,往往还没弄懂档案的分类、组卷,又被调走,新人又得重新学习,造成档案分类的混乱,达不到整理工作的初衷.再者有些单位小,产生的文件少,而他们查找档案时也只利用二套档案,对档案的分类、组卷只是为了完成任务,没有任何实际意义,如果强求他们按分类规则进行分类,反而显得有点教条.     

关于档案目标管理的一点思考

一、取得的显著成效(一)提高了档案管理的整体效能。通过开展档案目标管理，结束了各类档案各自为政、分散管理的状况。加强了档案部门的职能作用，使档案部门担负起了制定档案工作规划、计划，组织具体实施，对所属的基层单位进行业务监督、指导、培训、检查等职责，使档案部门的职能进一步明确、具体和加强，提高了档案管理的整体效能。(二)强化了档案业务建设。通过目标管理，达标单位制定了一套较完整、实用的工作制度和实用、科学的分类方案、归档范围和保管期限表，收集了长期未归档的文件，整理了杂乱无章的档案，丰富了馆(室)藏内容…     

走出档案整理工作的误区

一、档案整理工作中的误区 首先,在档案整理工作中,"一刀切"和重复劳动现象严重 档案管理工作的规定在不同时期不尽相同,因此不同历史时期档案整理规范化和标准化的要求程度也不相同,这是很正常的.但是,在档案管理的实际工作中,常常有些档案管理部门用现行的标准和规定去规范、衡量已经整理好的档案,出现不断否定原有档案整理方法和结果的现象.如档案部门为迎接主管部门的检查,把已经整理好的档案,又按新的标准重新分类、组卷、装订、拟制案卷标题.这不仅造成档案人员劳动的浪费,更严重的是还会对档案造成严重损坏.仅以装订文件举例,开始是单份装订,后要求整卷装订,之后又改为单份装订,再后由文件上端装订改为左侧装订,纸质档案的载体毕竟是纸,经不起这样反复折腾.这些不断否定已有整理结果的做法在总体上构成了一种恶性循环,其结果:一是难以反映了历史不同时期档案管理水平的真实性;二是对档案自身造成了极大的损坏;三是在人力、物力、财力、时间等方面均造成了极大浪费.     

谈《归档文件整理规则》在我校中的实施

为了适应档案管理现代化的需要,提高工作效率,根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和省、市档案管理部门的要求,从高校档案工作实际出发,结合我校档案工作现状,按整理简便,有利于开放利用、适应档案工作数字化、信息化、文档一体化的要求,制定了《山西农业大学太原园艺学校归档文件整理细则》,对2004年以后形成的文件材料整理归档。通过实践我们对高校实施《规则》有了初步认识。     

广东云浮市档案局加强对聘用人员整理档案的管理

近年来,广东云浮市档案局发现部分市直单位由于各种原因,聘用社会人员整理单位的档案,并出现了各种问题,其中主要有:一是分类组卷方法未能与省、市档案局及上级有关部门已变更或修订后的档案业务新标准、新规范、新要求、新方法一致;二是分类立卷方法不正确,多数案卷出现杂乱问题,把不应归档的文件资料也归进物力的浪费;三是有少数被聘用的社会人员把归档文件带回家整理,造成部分文件丢失和文件的泄密;四是部分单位的档案目录号存在不连贯、不规范,甚至没有目录号、目录号未能理顺的问题,不符合进档案馆的要求。为防止出现违反档案法律法规…     

搞好部门文书立卷提高文书档案质量

在深化改革，发展经济历史变革时期，如何使一个单位的档案工作更好的为领导、为机关、为基层服务，这无疑是档案室工作的一个重要课题。部门立卷是指由文书部门或业务部门的工作人员根据一定的原则与方法负责将组织或个人在业务活动中形成的文件材料收集、整理和立卷的工作方法。这种做法充分发挥了文书部门和业务部门熟悉文件材料形成与处理来龙去脉的优越性，有利于防止文件散失，有利于提高归档的质量与效率，同时由于实行了部门预立卷，也有利于文件材料的随时查阅和保管。1955年颁布的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案暂行条僦》首先对部门立卷制度予以确定。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》再次重申了这个方法。1957年部门立卷制度在全国全面推行，1990年起实施的《中华人民共和国档案法实施办法》在有关文件中对文书或业务部门负责归档文件材料的收集、整理、立卷并向档案部门移交作了明确规定，     

企业科技文件管理

企业科技文件管理１．企业科技文件的管理内容是对于科技文件的形成、积累、整理、归档、利用的管理。２．企业科技文件管理制度为：①“三纳入”制度：把科技文献材料的形成、积累、整理、归档纳入到科技工作程序，纳入生产科研基建等工作计划，纳入有关部门和有关人员的...     

档案行政执法应增加行政执行措施

在档案执法过程中，常常遇到这样一些问题，使档案行政管理部门束手无策。如有的单位档案不实行集中统一管理；有的单位文件材料收集很不齐全；有的单位文件材料虽然收集起来了，但是多年不予整理。这些问题直接危害档案的齐全完整与安全，有时会给档案工作造成无法弥补的损失。要解决这些问题，按目前《档案法》     

关于科技档案的形成标志

科技档案的形成标志属科技档案管理学基本理论的研究范畴。正确地规定科技档案的形成标志，不仅有助于科学地揭示科技档案的本质特征、科技档案工作的起点、范围及其重点，而且对加强基层企事业单位的科技文件和科技档案工作有现实指导意义。归档是现行科技文件转化为科技档案的标志，这一命题自60年代始就已写进了科技档案管理学教材。所谓归档，一般是指一个单位内各科技业务部门或科技人员．按归档制度的规定，把已经办理完毕或告一段落的、具有保存价值的科技文件，经初步整理后向科技档案部门移交的工作。以归档作为科技档案的形成标志…     

求真务实 开拓创新 做好已公开现行文件利用工作

6月12日，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中共中央办公厅主任王刚同志对国家档案局中央档案馆关于档案部门开展已公开现行文件利用工作情况的报告做出重要批示。王刚同志在批示中对于档案部门开展已公开现行文件的利用工作做出了积极的评价，希望档案部门在各级党委、政府的领导下，求真务实，开拓创新，把已公开现行文件利用工作做深、做细、做实，以适应群众的实际需要，为全面建设小康社会做出新的贡献。