文书档案的立卷(一)

文书档案的立卷是在分类工作完成之后并在其基础上进行的。立卷的原则是:遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。立卷的方法有许多,目前比较普遍使用的有两种:(1)按照文件的特征立卷;(2)按文件的类型立卷。     

关于文书立卷形式的思考

目前,文书立卷的形式大体可分为两种:一种是在机关档案部门的指导下,由各文书处理部门分别立卷,即机关各业务部门将本部门处理完毕的文件按照机关规定的文书立卷要求分别立卷,这种方法一般称为分散立卷。另一种是各业务部门按照机关统一要求将处理完毕的文件交到档案部门,由机关档     

关于立卷改革问题的思考

2001年1月1日起中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式施行。《规则》中明确提出了文书立卷改革的中心内容是将以“卷”为保管单位 ,改为以“件”为保管单位这就从根本上改变了传统的立卷方法。以“件”代“卷”是利大于弊还是弊大于利 ,许多档案学者都对这一问题进行了深刻而有益的探讨。本文通过两种立卷方法的比较及其对两种立卷方法的不同观点的论述 ,提出了自己的看法 ,供大家参考。     

关于文书立卷改革的思考

于2001年1月1日起实施的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》,对传统的文书立卷方法进行了变革。人们最为熟悉的“案卷”概念就此被悄然隐去,“件”作为归档文件的整理单位使整个操作过程变得简单起来。但在档案界,两种不同的观点依然针锋相对,即一种主张不立卷,以件为单位整理档案,形成文件级档案;另一种是主张立卷,以卷为保管单位,形成案卷级档案。本人倾向于第一种观点,即不立卷,可以保留“案卷”概念,借助计算机,模拟人工立卷,形成虚拟案卷,保持文件之间的内在联系。一、传统的立卷方法众所周知,传统的立卷方法既要考虑“六…     

也谈文书立卷工作的改革

当前，对于文书立卷改革问题，档案界讨论的比较多。大家都体会到传统的文书立卷工作存在着工作繁重、效率低等弊端，无法适应档案现代化管理的要求。文书立卷工作必须改革，但具体如何改，则众说纷纭。主要观点有：立卷不装订、立纯卷、立小卷，不立卷按时间排、不立卷按问题排等等。归纳起来，主要分为两大类： 1.主张立卷，对立卷本身及装订作改革。 2.主张不立卷，以“件”为单位整理档案。　　笔者同意第二类观点，取消立卷以“件”为单位管理。同时，取消“案卷”形式后仍保“案卷”的概念，借助计算机模拟人工立卷，形成虚拟案卷，保…     

对公证文书立卷归档工作的思考

公证档案作为一种档案门类,有着自己独立的分类体系和立卷方法。早在1988年司法部、国家档案局就制发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件,为公证档案的收集、整理、立卷、归档起到了规范作用。这表明公证文书的立卷归档工作是有章可循、有法可依的。然而,我们在检查、指导公证文书立卷归档时却发现,     

公文立卷按文号排列好

在公文立卷工作中,我们发现,有些单位的档案分类片面强调按问题立卷,造成查找起来不方便,立卷过程中需归档文件有哪些门类没数,有些文件不全,特别是容易查找的带文号的文件不全,有丢失现象.笔者认为,公文立卷按文号排列,能够解决分类困难、不合理、丢失文件的现象,并能为查找利用提供方便.     

对文书档案立卷改革几个问题的思考

一、滞后确定保管期限是文书立卷改革的一个重要问题 文书档案由于存在永久、长期和短期三种不同的保管期限,因此立卷分类时一般按形成文件材料的机构--保管期限--文件内容三个综合特征来进行.     

按主题词进行文书立卷的探讨

主题词是将公文内容进行高度概括并经规范化和优化处理后的词和词组,是为计算机进行公文信息处理（存贮和检索公文）所提供的标识。传统的文书立卷一般是按问题、作者名称、地区、时间、通讯者特征等六个特征进行的,笔者在工作中体会到,按主题词范畴进行文书立卷,比按问题特征进行立卷更科学合理,它的优点是：     

公文立卷按文号排列利少弊多

《山东档案》1998年第6期刊载的葛怀圣、单宝兰"公文立卷按文号排列好"一文,拜读后,觉得有些道理,但总体来说,笔者认为公文立卷按文号排列是利少弊多.     

文书档案的立卷(二)

按文件的类型立卷是将文件分成几种类型,如会议文件、专题文件、统计报表等,然后根据各类型文件特点和形成规律立卷。其要求是案卷内容要单一,从实际情况出发确定案卷的厚度。①专题文件。主要是指在机关管理和业务活动中形成     

清代地方衙门的文书立卷方式

清代地方衙门立卷有定稿存卷制度、粘连用印制度、文件归档、案卷移交制度 ,多以一事一案立卷 ,造册交代。卷内文件按时序排列 ,发文稿以文件形成时间为准 ,收文以文件到达日期为准 ,先立案 ,案内各文依当时文书办理程序自然积累。案卷通常是按各衙门房科职掌分类 ,案卷封面文字格式大体统一。立卷方法经济适用、简便易行、行之有效。这些方法沿用 ,直至民国初年 ,其中的原则至今仍然适用。清代文书立卷为清代档案的积累奠定了基础 ,也为当今纸质文件的立卷提供了经验。     

档案业务基础知识卡片

1.本机关形成的文件材料是立卷归档的重点。各机关在立卷归档时都要“以我为主”。2.立卷归档的材料要齐全。如正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件要立在一起,不能分开。3.立卷归档的案卷一般不超过100页。4.按年度立卷时要注意:①计划、总结、报表、预算、决算     

文书立卷从登记开始

档案是文件材料的延伸,采取立卷从登记开始的预立卷方法,工作可以在几张纸上来做,不失为一种简便易行的办法.     

归档文件 按"件"还是按"卷"整理问题研究

自从《归档文件整理规则》实施以来,在档案界关于文书档案"立卷"与"不立卷"的问题一直争鸣不断,档案部门立卷和文书处理部门立卷,也历来是百家争鸣的一个核心问题.文章以国家档案局原局长刘国能的一篇学术论文的观点为主线,作者从一个档案实践工作者的角度发表自己对归档文件按"件"整理优点的一些看法.     

归档案卷的质量要求

归档案卷的质量要求１．归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。２．立卷归档前一般将文件按年度分开，按月份排列起来。这里要注意的是：跨年度的计划、规划放在针对工作的第一年立卷归档；跨年度的总结放在针对工作的最后一年立卷；跨年度的会议文件...     

读者热线

1、目前北京市文书档案整理一般采用什么方法? 答:文书档案的整理有两种方法,一是以“卷”为单位进行立卷的方法,另一种是以“件”为单位不装订的方法。     

浅析新旧归档方法的利弊与辩证运用

当前，围绕《归档文件整理规则》所进行的文书立卷改革正在进行。作为一名档案工作者，我赞成改革，毕竟改革带来的是省却传统文书立卷归档中的繁琐做法，减少立卷工作量，可以大大提高工作效率。但是，任何事物都不是绝对的，正确认识和分析新旧归档方法的利弊，根据工作实际辩证运用，对于正处于改革和发展时期的档案工作是非常必要的。一、新旧两种归档方法的利弊分析1987年国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》，正式将“立卷”作为机关归档文件的规范整理方法确定了下来。后来又陆续出台了《文书档案案卷格式标准》、《档案编…     

文书立卷改革中应注意的几个问题

在最近的档案报纸杂志上 ,刊登了许多关于探讨文书立卷改革的文章 ,其中多数文章都围绕要不要将“案卷装订”改为“文件装订”这一中心议题展开讨论 ,对两种装订方法的优劣进行再三比较。作为一个档案工作者 ,笔者认为 ,随着办公环境和工作方式的不断发展 ,传统的文书立卷工作的确很有必要进行改革 ,所以也想就此议题谈点看法。一、文书立卷改革不只是装订方法改革 ,而是一种指导思想上的改革很多人认为只要抛弃了“卷” ,以“件”为单位进行装订 ,就能适应现代化办公条件下的档案工作了。其实这是非常片面的认识 ,文书立卷改革并不等于装订…     

文书立卷改革利弊共存

改革就是走向科学，这一原则恐怕没有多少人反对。按此原则，反观遵循《归档文件整理规则》这一行业标准所进行的文书立卷改革，省却了传统文书立卷归档中的立卷、案卷整理，案卷装订、策卷排列、案卷编号、拟写案卷标题、编制案卷目录等一系列工作，可以大大提高文书整理归档的速度，这是毫无异义的。这一改革的创始者，虽然也作了多方面的研究和考虑，但有一点显而易见，即对传统的立卷归档方法的科学、合理的方面研究不够、肯定不足。因此，虽说是 “抛弃”传统立卷归档方法的“烦琐哲学”，实则是全盘否定，缺乏必要的继承。固而，其改…