数字时代下企业电子文件归档和电子档案管理模式研究——以国泰君安证券股份有限公司为例

数字时代加强电子文件归档和电子档案管理,不仅是时代所需,也是提高档案管理效率和提升档案服务质量的重要保障,对企业具有重要意义.论文以国泰君安为例,从电子文件归档、电子档案管理、电子档案利用三个方面,对企业电子文件归档和电子档案管理模式进行了探索.     

企业电子文件的产生及其档案化管理初探

本文通过对电子文件产生过程、原因的分析,结合传统档案管理规范,对电子文件档案化管理进行初步探讨,认为:大量的电子文件必须纳入档案管理,但要保证电子文件的原始性、真实性和完整性;对电子文件进行规范化收集和积累是基础;认真进行电子文件的分类、甄别和鉴定与归档是关键和核心;电子档案的保存与维护是对电子文件进行档案化管理的保证。     

电子文件的档案化管理

本文阐述了电子文件的特征,在此基础上阐明了为什么要对电子文件进行档案化管理,并提出了对电子文件进行档案化管理的一般要求。     

浅谈电子档案的管理

随着计算机和信息技术的发展 ,各部门形成的电子文件越来越多。电子文件 ,基本包括图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、计算机程序、影像文件、声音文件、多媒体文件等几种类型。电子文件归档后形成电子档案 ,电子档案不同于纸质档案 ,需要依据其特性进行保存与维护 ,以确保其安全可靠和长期地处于可理解、可准确提供利用的状态。一、电子档案的保管电子档案同纸质档案相比较 ,档案保管主要是针对电子档案的物质形态开展的 ,主要有以下几个方面 :保证电子档案存在和显示的技术环境 ;保证电子档案存储介质的存放条件 ;按规定及时检测电…     

企业电子文件归档和电子档案管理探索与实践

企业档案是企业经营管理活动中形成的原始记录。随着社会信息化的发展,电子文件在轨道行业中应用越来越多,所起作用越来越重要。随之而来对轨道行业的档案工作提出了新课题,而企业电子文件归档和电子档案管理的迫切需求也对行业主管部门提出了新的要求。     

认识电子档案的形成规律

本文讨论电子文件向电子档案转化过程中的特殊规律。提出：完整意义上的电子档案应当包括归档电子文件和元数据两部分；电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程，也没有明确的标志。以此为指导，电子档案管理工作应在电子文件形成时期已经开始，贯穿于文件向档案转化的全过程，并以元数据为管理重点。     

电子文件的归档

传统的档案管理模式将“归档”看成是文件和档案的分界线,而现代化的管理模式则表现为,文件和档案可以同时产生。由于“实时管理”将档案管理工作渗透到文件管理工作之中,对电子文件与纸质文件实时归档管理,使档案管理者于文件的形成阶段即介入管理,实现了对电子文件的前端控制和全程管理。“文件”和“档案”是两个相对独立的管理系统,但它们之间又是存在着不可分割的关联的。实时管理,能实现文件与档案在数据资源共享     

电子档案、电子文件和电子数据

明确清晰的概念是构建理论大厦的基石,是实践工作的航标,但国际档案界尚未对“文件”和“档案”达成共识,新的名词又随着信息技术的发展接踵而来。电子档案(electronic records)、电子文件(electronic documents)和电子数据(data)这三个词的使用率与人们对其理解的准确度显然是不成比例的,因此有必要对这三个概念进行系统的阐释。本文认为电子档案所具有的原始性和证据性,是和电子文件相区别的主要特征,从而揭示出在一个更广泛的电子档案管理战略的理性框架内如何正确使用电子文件管理工具,实现电子档案的前端控制;作者将数据管理和数据控制从电子文件管理和电子档案管理中区分出来,并试图在电子文件管理战略中重新认识它们。     

勘测设计中的电子档案管理

档案是现代企业宝贵的信息财富,国内各大型企业集团无不十分重视档案系统建设,而建立健全信息的工程档案电子管理系统是档案管理工作的发展方向。它是企业信息管理系统的重要组成部分,也是设计单位信息管理系统的薄弱环节。因此,实现工程设计档案电子化管理,不仅是对各种文件资料、数据和信息进行储存和记录,而且还要对归档的大量信息进行分类、编辑和整理,以便更好地提供利用。随着我院计算机网络的建成,档案管理系统进行了升级,如何收集、整理、实现工程成品电子文件的主动归档,已成为我院档案电子化管理急需解决的问题。为此我院通过调研…     

电子档案管理中的几点问题及其对策

该文就如何正确区分电子文件与电子档案,以及如何保证电子档案的原始性、安全性、长期可读性进行了一定的探讨。     

谈电子档案的保存与利用

目前,我国大部分单位部实行纸质文件和电子文件并行管理,即以纸质文件为主、电子文件为辅.加强现有电子文件的收集保管工作,一方面可避免将来重复进行数字化工作,有利于档案的检索查询.     

电子文件的归档及其管理方法

自1996年起,我们先后对全市各区、县档案局(馆)、宝钢、市港务局、静安区区属单位共108家,进行了计算机应用和电子文件管理情况的调查,就《电子文件归档及管理方法研究》课题开展研讨工作。本文主要谈谈我们在电子文件归档及管理办法问题上的一些见解。 一、对电子文件等几个概念的重新解释。 欲对电子文件的归档及管理办法进行研究,先必须对有关的概念作一界定。 1.国际档案理事会在档案术语中对电子文件定义     

“OA系统与电子档案管理—理论与实践”国际学术研讨会发言综述

随着电子计算机技术和计算机网络的日益发展和OA系统的日益普及,电子文件和电子档案正日益取代传统的纸质文件和档案,因而如何管理电子文件和电子档案,是世界各国文件和档案工作者共同关注的课题.     

电子文件对档案管理的挑战

目前,电子文件的管理已成为档案界关注的焦点,这是档案管理改革的一大动力,它将给档案管理学的内容增加新鲜血液,同时也向传统的档案管理提出了挑战。电子文件的迅猛发展,给一些单位的档案人员带来“困惑”。其中有电子文件对设备的依赖性问题(计算机不断更新换代,现存版本若干年后无合适的读取设备)也有档案的所有权问题(因文件共享、网上服务,给借阅收集、利用工作带来挑战)。电子文件的易更改性,令一些单位防范保密措施滞后。因对电子文件的更改可以不留任何痕迹,这就容易失去档案的原始性、真实性;由于窃密、“入侵”手段更加隐蔽、更加…     

关于电子档案管理的思考

随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入,电子文件已实实在在地走进了我们的生活和工作之中。由于电子文件自身的特点,目前电子档案管理存在不少问题,对档案工作提出了严峻的挑战。因此,档案工作者必须转变观念,提高自身素质,依靠科技和管理做好电子档案管理工作。     

电子文件元数据标准设计框架研究

一、引言 电子文件元数据研究是国际档案界研究的一个热点问题。2001年由国家档案局邱晓威研究员主持的“电子文件和电子档案的真实性、完整性保证及其法律地位的认定”国家社科项目的正式启动,标志着电子文件元数据研究开始成为我国档案界研究的最前沿课题。然而从现已发表的文献统计,由于我国档案界对元数据研究的起步较晚,目前主要以论述元数据的意义、重要性、元数据层次划分,     

浅谈电子文件大量出现对企业档案工作的影响及对策

随着信息化的发展,电子文件在企业中的应用范围不断扩大,给企业档案管理工作带来冲击,对其进行科学管理,保证其安全和有效利用,是企业档案工作的重点。     

全生命周期管理视角下电子文件归档及电子档案管理研究

全生命周期管理模式下电子文件归档与电子档案管理体现了从档案导向到电子文件流程导向的服务拓展，也体现了注重档案全生命周期管理与档案服务全生命周期管理整合的服务理念。本文基于全生命周期管理视角，详细分析电子文件归档及电子档案管理新特征，以及电子文件归档及电子档案管理基于“全生命周期”理论的阶段划分，并基于该阶段划分，提出“全生命周期”视角下电子文件归档及电子档案管理策略，具有积极的现实指导意义和应用价值。     

浅议高校电子文件的归档与管理

随着电子文件在高校的大量出现，对高校档案工作提出了新的要求。针对电子文件不同于传统纸质文件的新特征，从归档方式、归档时间、归档范围等方面探索了对高校电子文件进行管理的有效途径。     

档案管理信息化探究

1 档案管理信息化及其内容 档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享.《全国档案事业发展"十五"计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件;加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网.