以件为单位应明确的两个问题

2001年1月1日,中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施了,其核心便是将归档文件整理单位由"卷"改为了"件".新的归档文件整理方法较之传统的文书立卷具有明显的优越性:首先,以件为单位简单明了,档案人员容易理解,容易掌握,容易操作;其次,可节省人力物力,大大提高工作效率;第三,既可保证归档文件整理的质量,又便于检索、保管与利用;最后,也是最重要的一点,就是对促进档案的现代化管理将起到积极的推动作用.因此,对于这一大胆而又适时的改革,勇敢而又科学的创新,广大档案工作者无不拍手叫好.     

对以文件为单位管理档案的认识

一、以文件为单位组织室藏,改变了传统的档案保管方式 按照传统的档案保管方式,案卷是保管档案的基本单元。案卷是构成全宗的基本单位,案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成,以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识,形成一个完整的案卷概念。而以文件为单位组织室藏,则使案卷的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位,首先使案卷这一概念发生了变化。     

我们这样整理全宗卷

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。青岛市档案馆在收集、保管、利用各全宗档案过程中,形成了涵盖众多文件材料内容的全宗卷和说明多个全宗立档单位及档案管理状况的综合全宗卷。按照国家档案局业务建设评价要求,为规范全宗卷管理,我们对全宗卷文件材料实行“两套”制整理方法,即全宗卷纸质归档文件材料,按照《归档文件整理规则》进行整理;对形成的相关电子目录数据,按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012),在数字档案馆系统中实行“八大类”分类管理。     

有问有答（14）

■《归档文件整理规则》有哪些优越性?答:《归档文件整理规则》的实质是以件为单位整理档案,其优越性是相对于传统的以卷为单位整理档案而言的,主要体现在以下几方面:一、推进以计算机为中心的现代科学技术手段在档案部门的有效应用,促进文档一体化管理的实现,为档案信息化建设打下基础。整理的目的是便于查询、利用,在传统的组卷模式下,其实现方式是按照某种事先假定的检索目的,将归档文件组织成不同的保管单位(案卷) ,从而实现对文件实体的相对集中和系统化,增加检索层次,为查询利用提供检索途径。但计算机所具有的强大的随机、多途径检索…     

地市链接

双鸭山市档案局按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求,落实全市归档文件整理工作。截至6月初。已完成63家单位归档文件整理工作,共整理档案22680件。     

对公文主题词标引改革的几点思考

《归档文件整理规则》出台后,档案以“件”为单位,实现文件级管理,公文主题词作为档案的重要检索途径之一,相应地也应改革原有的标引方法,使之符合档案管理和现代化检索的要求。     

以件为单位归档整理在学校档案管理中的适用性

随着信息技术的发展、学校办公自动化的普及和计算机在档案管理中的广泛运用,学校档案工作正朝着现代化、标准化、网络化方向发展。国家行业标准《归档文件整理规则》以＂简化整理、深化检索＂为宗旨进行立卷改革,改＂卷＂为＂件＂进行文件级管理,规定的以件为单位归档整理打破了以＂卷＂为单位的传统归档整理方法,不但减轻了档案工作人员的工作量,而且节省了时间、空间和经费,提高了归档整理和利用服务效率。因此,《归档文件整理规则》不仅适用于各级机关、     

关于档案盒与档案壳的优劣对比思考

1 归档文件使用档案盒进行装盒的弊端 1.1难清点.由于归档文件是以件为单位进行整理的,在档案人员工作调动、岗位调整和移交进馆时,接收方不得不一盒一盒地打开,对照归档文件目录,逐件清查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数及顺序号与盒外标注及归档文件目录是否一致等,这将大大增加档案员的工作量.另外,在对整盒归档文件进行提供利用特别是开放查阅的时候,在归还时还得逐件清查,会耗费时间,影响工作效率.     

档案以“件”为单位管理需注意的问题

《归档文件整理规则》实施后,以“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”为目的,对传统的文书立卷工作进行了改革．实行以“件”为单位进行整理和管理,提高了档案信息化管理和提供利用水平．但同时也带来了一些新的问题,需要在实践中探索总结。     

以文件级管理为背影探索开发档案服务方式新途径

国家档案局于2000年12月6日颁布中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称（（规则》）,它以“简化整理,深化检索”为宗旨,对原有档案立卷方法进行了改革,推行文件级管理,将归档文件整理单位由“卷”改为“件”。经过几年的推广、运用与普及,档案32作者从实践中得到了益处,尝到了甜头。     

高校也适用《归档文件整理规则》

我国档案行业标准DA／T22-2000《归档文件整理规 则》,(以下简称《规则》)自2001年1月1日实施至今已 经是第5年了。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨进 行的立卷改革,改“卷”为“件”进行文件级管理,不但减轻 了档案工作人员的工作量,而且节省了时间、空间和经 费,提高了检索效率。尤其是高校档案已经实行了计算机 管理,给档案的文件级管理提供了有利条件。所以《规则》 出台后,不少高等学校将其文件级管理方法运用到高校 综合档案中。笔者通过近5年的学习和实践,就高校档案 是否符合《规则》限定的归档文件整理的范围,提出自己 的建议,同大家共同探讨,不当之处,请予指正。     

适应档案信息化需要 积极推进文书立卷改革

中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)颁布以来 ,在档案界引起了强烈的反响。《规则》的颁布和实施 ,是归档文件整理方法的重大改革 ,标志着我国运用了多年的立卷方法将被按件整理取代。　　一、以件整理是应用计算机管理档案的必然要求以“卷”为单位整理和管理档案 ,程序繁琐 ,手工劳动量大 ,而且案卷质量因人而异。如果说立卷在档案的手工管理阶段还能够发挥其作用的话 ,那么 ,到了2 1世纪计算机技术广泛应用于各个档案部门的时候 ,它将严重地束缚计算机等办公自动化设备在档案部门的应用。以“件”整理档案与传统的立卷相比 ,其优点在于更有利于实现档案的计算机管理 ,即利用计算机来检索档案。计算机检索可以一步就检索到具体文件 ,而手工检索则必须经过由案卷到具体文件。如果硬性计算机模仿手工 ,实行先案卷后文件的检索方式 ,只能是限制了计算机本身效能的发挥 ,也就失去了计算机管理档案的价值。《规则》中提出的以件整理归档文件的规则 ,完全符合档案部门的现实的需要 ,不仅程序简化 ,大幅度减少手工劳动 ,而且能够使档案人员节省时间 ,提高工作效率。《规则》出台的目的就是缓解机关档案工作压力 ,把机关档案人员从...     

利用计算机实现"文档一体化"管理

一、实施文档一体化管理的主要步骤(一)文件的整理在实现文书工作与档案工作规范化、标准化的础上,文档一体化管理系统要符合国家档案行业准《归档文件整理规则》的要求,以“件”为档基本保管单位,这是实行文档一体化管理的必要提,也是档案工作的一种创新,是一种科学的管方式,符合档案工作的发展趋势。机关、企事业位的所有文件在阅办前几乎都要进行登记,登记容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间,这与以卷为单位整理时抄写卷内目录工作相,即把一年内形成的需要归档的文件材料作为一卷”,把文件登录作为这“一卷”卷内目录的抄工作。…     

会议记录如何编制归档文件目录

一般单位的会议记录是一个或几个本子。《归档文件整理规则》规定，一册或一本为一件，这就是说，会议记录只编制一条归档文件目录，如“党组会议记录”、“局长办公会议记录”等。在以前的立卷工作中，为了很快检索到每一次会议，我们要求在编制卷内文件目录时，按照每次会议的主要议题，每次会议编制一条卷内目录，保证了档案的查准率。现在归档文件整理中只有归档文件目录一种检索工具，如何解决一件内多内容的检索问题，这就是推行《归档文件整理规则》后出现的新情况。为了保证查准率，我们把立卷工作中的卷内文件目录借用到这里，在每…     

装订——归档文件整理的基础环节

档案行业标准<归档文件整理规则>最根本的特点,就是以"件"为整理单位,进行文件级整理.归档文件整理按照装订--分类--排列--编号--编目--装盒依次进行.     

小议医院文书档案分类

随着社会信息化程度的提高,计算机技术在档案管理中的应用越来越普遍。为了适应形势发展的需要,方便档案的检索、利用,国家档案局在中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)中,取消了案卷级保管单位,明确了归档文件的管理以件为单位,并于2001年开始实施。新规则的出台,改变了以往繁琐、复杂的立卷方法,减轻了档案工作人员的劳动强度,也为计算机等现代化技术在档案管理中的应用打下了基础。2003年2月,     

文件级管理与软件技术

国家档案局颁布的<归档文件整理规则>提出了改革立卷,推行文件级管理,但基本保留了原"立卷"思想.对于利用计算机技术管理档案,这种改革还未到位,为充分利用计算机技术处理数据的强大能力,可对<归档文件整理规则>进行大胆突破,对一个年度内的所有归档文件,不再按保管期限和类别进行分类,也不按问题结合重要程度进行排列,只作划分保管期限和编一个统一流水件号工作(为方便手工检索,可按问题或机构划分类别),把目录信息录入计算机,并可全文数据录入,按保管期限和类别分类,编制手工检索工具,所有归档文件通过年度和件号定位.这种方法操作简单可行,利用方便快捷.     

关于专利档案和商标档案档号的扩展性问题

尊重文件形成规律,按照归档文件的内容和形式对归档文件进行类目划分、赋予档号、组织案卷目录或归档文件目录,形成一个层次明确、科学合理的档案管理系统,是所有档案分类业务的共同要求,知识产权档案同样也不例外.     

对新立卷归档方法的体会

自 2 0 0 2年起 ,我们在省直机关全面实施了新的《归档文件整理规则》。经过一年多的实践 ,感到新的立卷方法有利于档案管理工作 ,但也有需要注意的问题。归纳其优点主要有四个方面 :1 以“件”为单位的立卷方法改革 ,减少了文书处理工作与档案管理工作衔接中的一些工作环节。由于采用单份文件组织室藏 ,文件材料办理完毕后 ,可随时归档 ,按照整理工作的具体要求进行整理后 ,直接录入计算机 ,可根据需要制作不同的检索目录 ,实现多途径检索 ,也为档案馆直接利用档案室的管理基础提供了较好的条件。2 新的立卷方式 ,有利于档案保管期限的准…     

立卷改革后单份文件的保管利用

文书档案立卷改革在我国从最初摸索、试点至今已有七八年之久,多数单位进行改革之后对新的公文整理方法给与了肯定.但是,在尚不能实现档案全文计算机检索的单位,单份文件在保管、利用方面存在着一些问题:一是目前的各种装订方式都有利有弊,没有一种被普遍认可;二是归档文件按"件"整理装订,在档案利用过程中,由于失去了卷皮的保护,文件极易损坏;三是相对于案卷来说,利用时单份文件的抽插更易造成错乱;四是清查档案时将大大增加工作量.