于无声处见新意--从案卷封皮看档案工作的创新

说起案卷封皮的“病”,作为档案实际工作者,大家或许都有感触。在整理装订文件的时候,总是要把一张较大的牛皮纸(封皮)对折一下,做成封面(皮)和封底来包装文件。折叠倒是很容易,然而做成美观实用的封面和封底倒不是一件易事。因为卷内文件数量多少不一,在卷皮大小固定不变的情况下,难免会出现卷皮包裹不住卷内文件而导致文件溢出卷皮之外的现象。这样必然会影响案卷的整齐美观也不利于卷内文件的保护。因此,档案工作者还要对卷皮进行深加工。不仅要折叠,还要折叠得美观。于是就采取“顾头舍尾”办法。首先要确保包住卷内文件的首页,至于文件…     

浅谈案卷装订之弊端及春改进

对案卷进行装订是我们多年来沿用的一种整理方法,其目的是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏.然而,笔者在工作实践中体会到,案卷装订后弊端甚多,为档案的后续管理工作带来一系列的问题,主要表现:……     

“卷内文件目录”的编制

“卷内文件目录”是以单份文件为著录对象,文件标题为主要著录内容,并按文件在卷内的排列为序组织的条目组合体。它起到了固定卷内文件的排列顺序和便于利用者按目录查找所需文件的作用。因此,我们在每年的立卷归档工作中,拟写卷内文件目录便成了必不可少的一个环节。拟写卷内文件目录看来似乎并不困难,按规定格式项目逐一填写即可,没有什么更多的技术问题需要研究。然而,笔者在几年的业务指导实践中,发现在填写卷内文件目录这一环节上也还有若干特殊情况需要特殊对待。     

浅谈案卷装订之弊端及其改进

对案卷进行装订是我们多年来沿用的一种整理方法,其目的是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏。然而,笔者在工作实践中体会到,案卷装订后弊端甚多,为档案的后续管理工作带来一系列的问题,主要表现:1、不便于提供利用。在机关档案室,利用率最多的是上级机关颁发的方针政策性文件。且常常是单份文件的借出、多人次利用,案卷装订后,多份文件装订在一起,借用一份文件也不得不借用一个案卷,借用数份文件也常常得借用若干个案卷,这对于迅速准确地提供利用,无疑带来一定的不便。     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

灵活装订案卷文件目录方便了利用

案卷文件目录,亦称“卷内文件目录汇集”、“全引目录”。它是将全宗或全宗内某一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成,是一种文件级的检索工具。目前,随着机关档案管理定级升级工作的开展。越来越多的单位开始建立和使用它。那么如何装订案卷文件目录呢?     

装订在立卷方法改革中的定位

我们知道 ,归档文件整理有两种形式的流程 :以卷为单位整理的流程是分类、排列、编页码、编目录 (卷内目录 )、装订、编目 (案卷目录 ) ;正在推行的归档文件整理 ,是以件为单位的整理 ,它包含有装订、分类、排列、编页码、编目、装盒程序。文件也有一个形成过程 ,即拟稿、核稿、签发、打字、校对、油印、分拣、装订、用印等过程。通过比较 ,不难看出在这三个流程中 ,都有一个装订环节。在前两个归档文件整理过程中 ,装订环节均由文书处理部门的文书人员进行具体操作 ,一个是以卷为单位装订 ,另一个则是以件为单位装订 ;后一个文件形成过程中…     

基建档案整理方法

基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录,以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。其原则是尊重文件的形成规律,保持文件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规范。一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内目录与备考表、填写案卷封面、     

于无声处见新意——从案卷封皮看档案工作的创新

说起案卷封皮的“病”，作为梢案实际工作，大家或许都有感触。在整理装订件的时候，总是要把一张较大的牛皮纸（封皮）对折一下，做成封面（皮）和封底来包装件。折叠倒是很容易，然而做成美观实用的封面和封底倒不是一件易事。因为卷内件数量多少不一，在卷皮大小固定不变的情况下，难免会出现卷皮包裹不住卷内件而导致件溢出卷皮之外的现象。这样必然会影响案卷的整齐美观，也不利于卷内件的保护。     

涉密文件该怎样归档

一单位一年档案有三十份左右,涉密文件有十份左右,且有绝密、机密、秘密.按卷整理:在档案整理时是否要把涉密文件和不涉密文件分卷装订?是否要把绝密、机密、秘密文件分开?如是,卷太薄,很难立卷.如不分开,在卷内目录备注看填上密级可否?按件整理:首先,同一年度档案划分保管期限,同一保管期限内文件排列时,涉密文件该如何处理?如按同一问题排列在一起,在归档文件目录备注内填密级可否?     

机关文书立卷方法亟待改革

传统的文书立卷要进行案卷和卷内两级整理,程序是:根据文件的重要特征或文件的类型,把本单位形成的文件和接收上级部门的文件进行区分并组合成案卷,然后检查、调整卷内文件顺序、统一页号,根据"三要素"的原则拟写案卷标题,填写卷内文件目录.     

案卷质量不容忽视

案卷质量不容忽视路凤英案卷质量包括内在质量（即文件材料本身具有完整性、系统性和准确性）和外在质量（即组卷的合理性、卷内文件材料编排的科学性,案卷的装订、材质、规格等）,案卷质量问题一直是档案部门普遍关注的问题之一,特别是在当今社会主义市场经济条件下,...     

怎样使线订案卷提高质量

案卷装订是档案管理部门一项必要的业务工作。就案卷装订的方法而论有好几种,有的采用金属或塑料螺栓使案卷固定成卷;有的使用现代新型加温粘压处理成册;也有的是现在普遍使用的三孔一线方法装订成卷。各种方法都有利弊。笔者认为线订案卷,其优点一是取材易便,节省支出;二是操作简单。但其有不足之处在案卷装订工作中,因为文书档案卷面上没有明确的装订孔标识,所以,在装订后的案卷中不免存在一些质量问题。例如,有的装订孔距大小不一,三孔歪斜不直;有的孔径过大,又因装订线拉得不紧,案卷较为松动;还有把装订孔打在     

档案接收进馆要把好"五关"

一、把好案卷质量关 在实施具体业务指导中,对拟进馆档案的审定,要与移交档案单位档案人员一起,实行"三对照".即案卷目录、案卷文件目录、案卷三者相对照.逐卷、逐件、逐页、逐项地审查,看各种档号编排是否齐全准确,看案卷编目是否完善,看有无褪变档案需要复制,看有无破损档案需要裱糊,看案卷装订是否牢固美观,看卷内有无金属物没除去,看案卷题名是否简明确切规范,看保管期限划分是否准确.对"八看"审查出的问题,一般对案卷不作大动,要采取补救的办法予以完善提高.对个别保管期限划分不准,卷内文件材料填写不清等,不合格案卷,要进一步做好调整、鉴定、编目、技术加工工作.对一般性案卷质量问题,在审定过程中,随时和档案移交单位档案人员对其完善提高,言传身教,具体辅助帮助,使其业务水平也得到提高.     

拟写案卷标题之浅见

卷标题,是每个案卷的“花名册”,是案卷封面的重要组成部分,是卷内全部文件的总概括。通过案卷标题,可提示出卷内文件的成份案与内容,对编制各种检索工具及今后查找利用档案,提供了可靠的条件。因此,很有必要对案卷标题的拟写进行研究和探讨。一个完整的案卷标题,应包括作者、问题、名称三个部分。拟写标题时,应准确、简练、层次分明,避免出现笼统、片面和繁琐等现象。第一部分是作者。就是卷内文件制发机关的名称,写在标题的开头。作者要写全称或通用的简称。如卷内文简称。如卷内文件有许多作者时,可加以适当概括,如“某某厅属各公司”。…     

档案整理工作的内容

档案的整理是档案室工作中一项经常性的基础工作。档案整理是指对档案外在形式的整理,并非档案内容的整理。整理内容可分为系统化和编目两部分,主要包括:区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷排列和案卷目录的编制。     

小议文书立卷程序化

小议文书立卷程序化安兰田文书立卷归档是各单位档案室或文书处理部门的一项经常性的、工作量较大的基础工作。据笔者所见，在文书立卷工作中，有的该分类的没有分类；有的卷内没有备考表；有的文件材料没有收集齐全就急于立卷装订，使后来又归档的文件难以插卷；有的在组...     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

我有两个问题，麻烦答复。（1）、全宗卷的材料很多时，能否一个问题设一个分卷？比如全宗指南设为50-1，收集方面的设为50-2，保管方面的设为50-3等等。（2）、各分卷之间，卷内文件的件号、页号是否连续编？

关于这两个问题，前面已作过详细解释，这里不再赘述，只简单作答。全宗卷内的材料很多时，可以一个问题设一个分卷保管。另外，全宗卷是以卷为保管单位的，每卷都有各自的代号。件号应是件在每卷内的顺序号，应在各分卷内分别编制。至于页号，如果将一个分卷内材料装订在一起，一个分卷编制一个顺序号；如果每个分卷中是单件装订，每份件编一个流水号。