确定好归档范围实现档案优化

所谓档案优化 ,就是在最低限度收藏量的情况下保存最大限度的必要信息量。档案优化的根本途径是档案鉴定 ,本文仅就归档文件价值鉴定的第一阶段 ,即确定好归档范围 ,实现基层档案室的档案优化谈几点浅见。长期以来 ,我国将鉴定仅作为档案工作的一个重要业务环节 ,影响和制约着档案工作的其它各个环节。因此 ,通过档案鉴定工作 ,强化档案价值控制、提高内在质量显得尤为重要。为了防止主观随意地判定文件价值 ,各基层单位档案人员在按《机关文件材料归档和不归档的范围》进行鉴定时 ,应结合本单位的实际情况 ,注意以下几个问题 :一、解决思想…     

中外档案管理模式对档案价值鉴定的影响

在我国档案管理模式中,文件现行价值结束后,经由办公室(或业务处室)整理、鉴定后归档移交档案室,成为档案,过了若干年后移交至档案馆,档案室自身保管的档案和档案馆的档案根据实际情况,还要进行必要的鉴定.国外一般的档案管理模式为经由办公室(或业务处室)将文件不作任何鉴定处理地移交至文件中心,将文件统一于文件中心进行整理、鉴定,进而将具有永久保存价值的文件移交至档案馆,进馆以后的档案不再鉴定.经过两者比较,不难发现,我国未将第一价值与第二价值分开鉴定,很多具有第二价值的档案在从办公室至档案室移交这一过程中就被"判以死刑",显然是不够科学的;同时文书人员站在本机关立场上进行价值鉴定,而非从文件的历史价值上加以衡量,从更深层次上影响着我国档案馆馆藏冗杂、质劣.     

档案鉴定工作点滴谈

1档案的鉴定工作关系到档案的命运,档案人员必须从思想上认识到档案鉴定工作的严肃性和复杂性,把握好鉴定工作在新形势下的新特点,不断探索档案鉴定工作的新方法。处理好“存”与“毁”的辩证关系,克服“轻前重后”、“宁多勿少”等倾向,通过档案鉴定工作来精简档案,达到档案馆藏精与全的优化目的,减少人力、物力、财力的浪费。2作为机关档案从文件到档案室运行周期为三个阶段,即现行文件阶段、机关档案阶段和档案馆藏阶段,每一阶段都存在档案鉴定工作。第一阶段对已办理完毕的文件材料归档时鉴定其存还是弃,剔除一部分不归档文件;第二阶段…     

何为档案归档范围?

正归档范围,就是归档文件的整理范围。归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个阶段,第一阶段就是确定归档范围。在机关文件归档前,对文件能否转化为档案进行"资格审定",确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料。     

档案工作知识问答(四)

(上接第3期)四、怎样选择归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。可以从以下几方面理解:1.围绕本单位的工作特点和主要职能工作中形成的文件作为归档文件的重点。2.办理完毕,即文件的文书处理程序已经完成,涉及相关事由的工作程序已办理完毕。3.应作为文书档案保存的文件。不是所有的文件都是档案,应选择有凭证作用、效益作用、查考利用价值的文件作为归档文件。五、如何掌握归档文件整理的原则与灵活整理原则:遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,…     

加强档案鉴定工作提高档案质量

在源源不断形成的文件中筛选为档案以及销毁到期档案都必须经过鉴定环节,因此鉴定工.作对文件与档案管理有着决定意义,它确定文件的取舍和档案的存毁,管制档案的起点和终点,并渗透在档案的收集、整理、编研和利用的环节中,直接影响文件的命运、档案的质量和档案管理的效益.所以鉴定是档案管理必不可少的基本业务,在各业务环节中,其重要性位居第一.由此可见档案鉴定工作的重要性所在. 我们采油厂的档案室是综合性的档案室,全厂形成的各类档案全部归档案室保管,共有十一个门类.作为一名油田企业的档案工作者,深感责任重大.     

谈谈文件鉴定和档案鉴定

在我国，文件产生到进入档案馆要经过多次筛选鉴定，包括文书立卷鉴定、归档鉴定、机关档案室鉴定、进馆鉴定、定期鉴定，是一个动态的过程。人们习惯上笼统称这一过程为档案鉴定工作，实际上．这一过程是两个环节：文件鉴定和档案鉴定．二者是不同的概念。一、文件鉴定、档案鉴定是两回事文件生命周期理论告诉找们，档案来源于文件，文件是档案的前身．档案是文件的特殊部分。尽管文件在信息内容、载体形式等人面是同一的．而其价值形态上却存在着明显的差异。文件的价值体现在文件对形成机关的行政、财务、法律等方面的计用性．档案的价值…     

中英档案鉴定工作

一、两国的档案鉴定工作1.中国的档案鉴定工作。我国的档案鉴定工作通常分为三个阶段实施。第一阶段,在机关文件归档时确定归档范围,同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁。文书部门确定文件归档与否的依据和标准是国家档案局制发的《机关文件材料归档和不归档的范围》。第二阶段,对于归档文件确定保管期限。通常的做法是各机关在每年的立卷类目中预定每个案卷的保管期限,平时根据每份文件的内容和保存价值分别归卷,正式立卷时再以卷为单位确定保管期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关立卷人员具体实施,…     

确定文书档案保管期限的分析方法

刘爱民、陈壮在2008年第2期《中国档案》上撰文指出,确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。1、分析归档文件的责任者。文件材料保管期限的划分应“以我为主”,即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者、是本系统责任者还是外系统责任者、是本级责任者还是上级、下级责任者、是多个责任者还是单个责任者,以及归档文件在运转过程中的责任者。为了方便计算机辅助确定保管期限,     

浅析制约档案馆档案鉴定工作的原因

档案鉴定是档案管理工作的重要组成部分 ,它包括鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪两方面的内容。就档案馆而言 ,档案鉴定工作主要是鉴定档案的保存价值 ,即按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值 ,确定档案的保管期限 ,并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁。它是促使馆藏档案质量优化的有效手段和途径。我国早在 1 96 0年颁布的《技术档案室工作暂行通则》、《机关档案室工作通则》中就已列入档案鉴定工作的内容 ;八十年代颁布的《档案馆工作通则》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案法》等重要法规…     

谈编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表应注意的问题

<正>2006年12月18日,国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,《规定》的发布实行,是我国档案工作与时俱进的产物,是推进档案工作可持续发展的重要举措,对机关事业单位确定文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限,按时开展档案价值鉴定工作发挥重要作用。基层单位档案室是档案事业的基础,档案质量的好坏直接关系到国家档案质量的好坏,档案室保管的档案应按照国家有关规定定期向国家综合档案馆移交,因此他是推动国家档案资源建设,促进档案基础业务规范化将起到积极的推动作用。通过对本单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的工作,谈几点应注意的问题。     

机关文件材料归档范围和保管期限改革的总体方向

《全国档案事业发展"十五"规划》(以下简称"十五"规划)针对机关档案工作提出了"加快改革创新,夯实基础,提高管理水平,为改革开放和现代化建设提供及时有效的服务,为国家积累档案财富"的指导思想.同时,"十五"规划也确定了"合理确定归档文件的保管期限,推行机关档案保管期限表分级审批制度,确保机关移交进馆档案质量,为各级国家档案馆优化馆藏奠定基础"的机关档案工作任务.国家档案局曾经下发了就修改"机关归档文件材料归档范围和档案保管期限的规定"的征求意见稿.在这个文件中,修改了1987年颁布的机关归档文件归档范围和档案保管期限规定,提出了保管期限年度标识法、条款细化、适当缩小归档范围、同级档案行政管理部门审批制等新举措.     

档案价值鉴定工作论坛在京举办

２００１年９月４日 ,由中国档案学会与北京市档案学会在北京联合举办“档案价值鉴定工作论坛”。论坛围绕着“机关档案室档案鉴定与档案保管期限表的关系”、“档案馆档案鉴定工作应遵循的原则”、“档案室鉴定与档案馆鉴定的关系”等论题进行了热烈的讨论。论坛讨论中认为档案价值的鉴定工作存在于档案工作许多环节之中 ,从档案的接收、征集、整理到档案的编研、开放、提供利用都需要对档案的价值进行评判 ,因此档案价值的鉴定工作是档案诸环节工作中的一项很重要的工作。论坛充分肯定了建国以来 ,我国各级档案行政管理机关根据工作实际而…     

浅谈文书立卷改革应注意的问题

《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)是从我国机关档案工作实际出发,适应档案现代化管理的需要。它以“简化整理,深化检索”为宗旨,推行文件级整理,大幅度地简化了整理工作中的手工操作,免除了繁琐、复杂的组卷过程。兼顾计算机和手工两种方式,具有灵活性和普遍性,它适应现行机关档案室和档案馆管理的需要。因此,归档文件的整理原则可概括为:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的共同目的。     

对铁路企业机关文件归档范围的探索

一、认真贯彻国家<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定> 　　2006年12月18日,国家档案局公布了第8号令<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>.<规定>在明确机关归档文件材料的概念时指出、本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录.这就从广义上确定了机关归档文件材料的基本属性,即机关归档的文件材料必须是本机关在履行法定的职责和义务的活动中形成的各种载体形式的历史记录.……     

提高公证文书档案鉴定工作质量的策略研究

公证文书档案鉴定工作是公证处档案工作的重要内容之一,是档案管理中非常重要的一部分．我国大部分档案馆、档案室内都存在着档案日益增多、部分重复文件归档、价值参差不齐等严重问题．这些情况在很大程度上与档案价值鉴定工作中存在着鉴定程序不合理、组织机构不健全、     

试论档案学基本理论对机关档案室开放服务的指导意义

机关档案室开放服务是指机关档案室向档案原形成机关以外的其它机关以及个人利用者提供档案信息,允许通过一定的手续利用档案,从而满足社会利用需求的工作。机关档案室的开放服务是在档案工作理论发展的基础上,以及政务信息公开的热潮中历史地被提上议事日程的。笔者认为,机关档案室开放服务符合我国档案学基本理论,可以在现有档案学基本理论的指导下进行。下面针对机关档案室开放服务涉及的“文件生命周期理论”、“档案双重价值理论”、“档案文件的利用与保密理论”分别进行阐述。一、“文件生命周期理论”及其对机关档案室开放服务的指…     

以我为主 突出重点

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）是对近20年来机关文件鉴定工作规律的总结，也是今后对归档文件鉴定的规章性、指导性文件，笔者在学习中有以下体会。     

对《归档文件整理规则》有关问题的探讨

2000年12月6日,国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2000《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。归档文件整理是档案工作的基础。《规则》从我国机关档案的实际出发,适应了档案管理现代化的需要,在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上,对归档文件整理的原则和具体方法作出规定。《规则》的实施,是我国机关档案工作的一次改革。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨,对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革,推行文件级整理,大幅度简化了整理中的手工操作,并且兼顾计算机和手工两种管理方式,兼顾机关档案室和…     

本位原则在档案鉴定中的体现

众所周知,我国的档案鉴定工作不同于西方国家的档案鉴定工作,我国档案工作重心和档案鉴定主要是停留在档案室阶段,而西方档案鉴定工作是以档案馆鉴定为主,他们的档案鉴定理论是从档案馆的角度提出的。在我国档案室归档鉴定中常被利用的一个原则就是本位原则。本位原则的内涵就是档案鉴定应该围绕文件对形成单位(主体)是否有保存的必要来鉴定文件价值。举例来说一个设计单位其招投标图纸、文本作为一种档案,其价值应该围绕图纸、文本对形成单位(设计部门)是否有保存的必要来鉴定。档案价值,是指档案与人们对它需要之间的一种特定关系。因而,…