有问有答(58)

按《归档文件整理规则》整理文书档案,没有说档号的问题,而科技档案的就有。那我还用编档号吗?答:《归档文件整理规则》与以往我们整理档案最根本的区别在于不组卷,而是以件为单位进行装订、     

有问有答(59)

会计档案移交清册有没有国家规定的统一格式?还是由各单位自己制定?整理立卷的工作应该由会计机构人员做昵还是由档案室人员做?答:《会计档案管理办法》第六条规定,"各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册".该"办法"没有对移交清册格式做统一规定,各单位可自行制作.     

有问有答(7)

■档案库房修建时应注意什么 ?答 :档案库房是维护档案完整与安全检查的重要物质条件。因此 ,在修建档案库房时就要充分考虑档案的安全保管。从总体来讲 ,库房应按照国家有关规定单独兴建。单独兴建 ,要有适当的地址、专门的建筑规范要求和必要的设置等。但企业档案室一般不具备这样的条件 ,绝大多数是从现有办公用房中选取一间或数间而成 ,因此要注意挑选和改造。首先在档案库房的选址上 ,要避免选在底层或顶层 ,因为底层不仅存在难以解决的安全问题 ,而且比较阴暗潮湿 ,容易使档案发霉生菌。而顶层受阳光辐射的影响 ,夏天温度较高 ,存在雨…     

有问有答(32)

■我厂是一个地表水处理厂,请问题购买药品(药品是用来净化水的)合同应归入哪一类好呢?答:地表水处理厂形成的关于购买药品的合同应归入经营管理类。在该企业,用来净化水的药品属于物资管理(供应)方面的,这方面形成的供货合同归入经营管理类比较得当。(王改娇)■国家档案规范要求签字认可手续完备,但在我们实际收集的合同中存在下列情况:合同中甲乙双方需以下人员签字,即:法定代表人、委托代理人、联系人(或经办人),而这些需签字的人中法定代表人一栏经常是空缺,只有委托代理人的签字,这种情况我问过经办人,其解释是公司有规定,在××金额以…     

有问有答(12)

■销毁清册一般多少页为一本 ?答 :销毁清册的厚度没有统一规定。习惯做法是 ,将每次鉴定工作中形成的鉴定报告、需销毁文件的清册、批准和监销人的签字手续装订为一册 ,放入全宗卷中保管。如果一次鉴定工作内容包括几个档案门类 ,如既有文书档案 ,又有会计档案 ,由于各类档案销毁时审批权限、审批程序不大一致 ,材料多少及其时间跨度也各不相同 ,因而每次销毁工作形成的材料也可以按档案门类分别装订成册。■与国家档案局的《归档文件整理规则》相比 ,山西省的《实施细则》有哪些特点 ?答 :根据国家档案局 2 0 0 0年 1 2月颁布的《归档文件…     

有问有答(18)

■往年的借阅登记本及已有新目录本代替的旧目录本是否归入全宗卷中保管 ?全宗卷可否一个问题一个分卷 ?比方销毁清册 5 0 -4,材料比较多时能否用5 0 -4-1、5 0 -4-2表示 ?答 :往年的借阅登记本有一定的查考价值 ,应该作为归档材料放入全宗卷保管。全宗卷是档案馆 (室 )在管理某一全宗过程中形成的、能够反映该全宗历史情况的文件材料所组成的专门案卷。档案提供利用是管理工作的重要环节之一 ,在这一过程中 ,如果利用者必须以档案原件作为证据 ,须将原件借出馆室外使用 ,需要履行一定的手续。譬如档案利用者得填写档案借阅单 ,经有关领导批…     

有问有答(19)

■单位建筑物的房屋所有权证 ,请问应归入基建档案 ,还是文书档案 ?答 :单位的房屋所有权证 ,应划归文书档案。区分一份文件属于文书档案还是基建档案 ,是个比较复杂的问题。一般可从文件的内容着手 ,单位的房屋所有权证 ,是单位拥有房屋权属的证明性文件 ,如同房屋分配方案、房屋购置等材料一样 ,它属于行政管理类材料 ,归入文书档案较为合适。根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 ,一个建设项目的档案是一个工程从申请立项、施工到竣工验收以及工程改建、扩建过程的反映。它的归档范围包括项目的依据性材料、基础材料、设计材料、项…     

有问有答(10)

底片分为负片和反转片 ,那么负片和反转片又是什么 ?答 :我们通常所称的照片底片有负片和反转片。它们都是拍摄过程中通过对片基上的感光层曝光 ,再通过冲洗而得到。但它们的涂剂不同 ,冲洗程序和方法也不同 ,所得到的效果也不同。负片在片基上得到的是一个负像 (底片上的图像与拍摄对象的色彩正好相反 ,如我们所见多数底片 ) ,反转片得到的是一个正像 (底片面上的色彩与拍摄对象原色彩相同 ) ,故又称正片、幻灯片。反转片色彩还原较好 ,成本较高 ,曝光宽容度小 ,使用较普通负片严格 ,一般用于专业摄影。负片与反转片的保存方法相同。■照片…     

有问有答(21)

本单位主要负责北京地区及外埠地区建设施工项目.建设施工项目各地方归档标准不一、整理规范不一,保管期限不一.档案室在接收资料时如何执行标准.     

有问有答(33)

■我们公司的档案库房中由中央空调,按照科技档案库房温湿度要求:温度在14度~24度。湿度在45%~60%之间,现在库房一般要开空调调节温度,但是这样的话,我发现湿度因为中央空调抽湿而低于45%,往往只有35%左右。请问怎样才能使温度和湿度达到平衡?应该采用一些什么样的方法,请列举一些简便可行的办法。答:1.用湿布拖地。2.在库房四角放置水盆。3.加装库房空气加湿器。?(马)■我们单位没有成立档案室,单位档案工作尚未实行集中统一管理。作为公司内一个部门,怎样去编制归档号和简单的案卷目录?有什么具体要求吗?如:部门文件分卷整理,去年的合同文…     

有问有答(24)

■请问,会议资料的排列,是按照会议议程排列还是按资料体裁排列,比如报告和报告排一起、各大小议程排一起呢?     

有问有答(37)

■我们单位筹建期6年,因在这6年里资料不多,所以我没按年度分类,而按内容分类,这样行吗?答:档案按年度或者按内容分类,都是可行的。不过有一点需要强调,在每个全宗(简言之就是一个立档单位形成的全部档案)内,分类方案需前后一致,并尽可能地保持相对稳定。所以,单位筹建期的档案     

有问有答(29)

■我单位有一些外单位来我单位调研的介绍信,我不知道应该放在哪个问题里,是行政管理类吗?还有外局人员调入本局工作的组织关系介绍信,也请问放在什么问题里?答:根据《山西省企业事业档案标准》,外单位人员调入本局工作的组织关系介绍信,应归入行政管理的人事管理类。外单位到本单位进行调研的介绍信,只是一个沟通双方取得联系的作用,对本单位无查考价值,一般不属于归档范围。(王改娇)■档案工作具体可以分为哪些?答:广义的档案工作一般包括档案管理工作、档案行政工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传工作、档案外事工作等。我们平…     

有问有答(20)

■我要将企业多年来形成的荣誉档案进行鉴定销毁 ,但不知以什么标准界定档案级别和保管期限 ,请求您的支持。答 :2 0 0 2年 ,国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布《企业档案管理规定》 ,要求“企业根据有关规定 ,确定档案保管期限 ,划定档案密级” ,“企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册 ,按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。”但据我们了解 ,关于荣誉档案及其级别、保管期限 ,目前国家法律法规中尚无明确规定 ,甚至对荣誉档案这个概念也没有严格界定。这里仅提供一些地方和行业做法供参考。1 9…     

有问有答(28)

■我是一个市政基层单位保管技术资料的资料员,因是小单位,资料的数量不算大,但种类较多,有各类数据统计表、图纸、工程合同、工程签证清单、群众办事登记表等。现在我想请教几个问题:(1)图纸应如何编号?单位的图纸有设计图、示意图、竣工图,但总的数量不多。如果按图纸性质分别编则较复杂,我想按先后顺序编可以吗?盖在图纸上的编号章有什么标准吗?(2)单位的完整工程文件包括合同、签证、清单、预决算,但具体到每项工程都不完全具备这些资料,有的有合同、签证而无清单等。现在工程都包给各个施工队,应如何把这些资料分类归档?按单项工程分类…