电子文件系列讲座之一电子文件归档与电子档案管理概述

一、电子文件将成为未来社会现行文件的主导形式 大家都知道,纸是我们过去文件的主导介质,现在从总体上看也还是以纸为主导介质.电子文件和计算机是密不可分的.综观这几年,随计算机的科学计算、数据处理、实时控制、辅助设计、智能模拟、数字通信等功能日趋完善,特别是中文信息处理、计算机图形学、数据图象处理、计算机辅助技术、计算机多媒体技术、计算机控制、信息系统以及计算机仿真等又都各自发展成为一个领域,使计算机在整个社会、经济、文化、军事以及人类生活各个领域的应用愈加普遍,也可以说已成为现代社会不可缺少的一部分.     

电子文件与数字文件之辨析

本文从新的角度,结合文件和档案学的相关知识,对电子文件与数字文件做出新的定义和解释,并重新界定它们之间的关系。     

电子文件的呼唤

电子文件是知识经济时代的必然产物.当前,随着计算机在办公领域与社会其它方面的普及,电子文件的数量急剧增加,形式不断翻新,有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案.     

电子文件的收集积累

为了确保所形成的电子件不被丢失。为了确保电子件的完整性，为了确保电子件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子件进行收集积累。     

电子文件系列讲座之三：电子文件的特性

电子件的特性与纸质件不同，要管理电子件，就必须了解其特性。     

电子档案的安全与防范

原始的文件、档案是客观情况的真实反映,因此它具有法律凭证作用.纸质文件与纸质档案是通过形式原始性来确认其内容的原始性,电子文件与电子档案无固定形式,就完全靠技术、制度及对参与处置人员的教育和管理来确保它内容的原始性.     

电子文件系列讨论之十二——电子档案的鉴定销毁

电子档案的鉴定、销毁,是电子文件至电子档案管理中不可缺少的工作步骤和环节,必须认真对待.过严,将应当归档保存的电子文件、电子档案销毁,造成历史记录和人类记忆的短缺;过宽,将不应该长期或永久保存的电子文件、电子档案都保存,信息量剧增,档案信息系统负担过重,开销很大,造成很大浪费.所以,失之过严和过宽,都将会给电子档案管理造成无法挽回的损失.     

论电子档案管理

文章探讨了电子档案的性质、电子文件鉴定、电子档案保存和电子档案参考服务等电子档案管理的几个基本理论问题。     

电子文件系列讲座之十一电子档案的长期保存

一段时间内,收集、保管电子档案并提供利用是比较容易做到的,要长期或永久保存电子档案,则要面临着巨大的挑战.档案保管部门在管理和保存电子档案时必须要涉及到电子档案存储载体的寿命问题;电子档案所依赖的计算机软硬件技术的更新换代问题;电子档案真实性、原始性的维护问题.因此,必须认真研究,制定出具体的行之有效的办法和措施.否则,任何失误都可能造成无法挽回的损失.     

数字图书馆信息安全策略研究

加强信息安全研究和防范，营造信息安全氛围和环境，是数字图书馆事业发展的客观要求和迫切需要。从信息安全隐患、信息安全防范两个方面对数字图书馆信息安全的概念、基本原则、预防体系、防范技术、防范工具、检测标准、注意事项、未来趋向等进行了分析和阐述。     

档案文化产业的定位与发展

一、档案文化产业的基本要素 依照教科文组织的定义:文化产业就是按照工业标准生产、再生产、储存以及分配文化产品、开展文化服务的一系列活动.可以将其理解为:文化产业是围绕着文化产品而展开的包含多个专业化连续运作过程的、符合市场运作规律的系列服务性活动.而文化产业的运作是一个源于社会需求又尽可能满足不断发展需要的再积累过程,是一个连续运作的良性循环过程.     

关子电子文件的规范化管理

该阐述了电子件的特点，并就如何加强对电子件的管理，提出了解决的办法。     

电子文件检索初探

由于电子文件记录方式较纸质文件有了根本的改变 ,检索的内容和方式将受到巨大影响。本文就档案计算机辅助检索与电子文件检索的联系与区别 ,检索与其他工作环节之间的关系 ,电子文件网络检索的可行性、步骤、条件、意义进行了探讨。     

国内外数字资源认证联盟比较及启示

用户获取图书馆数字资源最先面临且无法绕开的障碍是身份认证。在国外以联盟形式集合教学研究机构和资源供应商共同参与的联合认证已形成趋势,而国内这项应用刚刚起步。本文从章程制定、管理体系、运营发展和规模服务等方面对国内外数字资源认证联盟展开比较,分析国内联盟面临的问题,进而提出生态化建设、大数据应用、移动社交融合和数据隐私保护等发展策略。     

电子档案的开发利用

保存电子档案的目的,是为使电子档案处于准确、完整、可靠的提供利用的状态,起到凭证和查考作用.电子档案利用的方式方法与纸质档案有明显的区别,在一些情况下,人们可不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可以进行利用和管理,也可通过网络满足异地利用的需求.同纸质档案的利用相比,更快捷、更方便,但它必须建立在所依赖的技术上,必须满足必要的先决条件和采取相应措施才能够实现.     

纸质文件与电子文件的“无缝链接”

随着<电子文件归档与管理规范>和<电子公文归档管理暂行办法>的颁布实施,如何实现对纸质文件和电子文件的"无缝链接"日益为人们所关注.