从电子文件到知识图谱:电子文件知识服务新途径

随着电子文件单轨制的落实和电子文件数据化进程的开始,电子文件知识服务正受到越来越多的关注。电子文件知识图谱,既是电子文件数据化的一种方式,又是电子文件知识服务的技术与资源基础。电子文件不同于一般的信息资源,它除了包含文件内容,还涉及与之相关的组织结构、业务逻辑等背景信息。受电子文件特性的影响,电子文件知识图谱不同于一般的领域知识图谱:在构建路径方面,电子文件的背景与结构信息,包括来源机构信息、业务流程信息和职能分类信息和版本变化信息等的知识化,将贯穿电子文件知识图谱构建过程中的多个节点;在知识服务方面,不同于一般的领域知识图谱,电子文件知识图谱能够提供面向业务活动的知识服务,其利用形态会更加丰富。结合现阶段各领域知识图谱的表现,电子文件知识图谱将会是电子文件开发利用的重要方式,是实现电子文件知识服务的重要途径,是电子文件管理事业进一步向决策端转型的重要推手。     

The impact of vendor records on cataloging and access in academic libraries

The addition of low-quality vendor records to the bibliographic utilities (OCLC and RLIN) has had a significant impact on cataloging and access in academic libraries. Vendor records are brief, non-standard bibliographic records created by booksellers and loaded into the utilities. Because many libraries are choosing to copy these records from the utilities to their local online catalogs without editing or enhancing them, much effort is being duplicated, as individual libraries make the same enhancements locally. Less original cataloging is being conducted in the languages represented by the vendor records, and more upgrading of lower-quality records is now necessary, a change that has affected cataloging workflows, and ultimately access, in academic libraries. Quantitative research is needed on the impact of vendor records.     

Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources

Records classification within electronic records management systems often is constrained by rules derived from paper-era recordkeeping, particularly the rule that one record can have only one file code??a rule that was developed to enable the management of records in aggregate. This paper calls for a transformation of recordkeeping and archival practice through an expanded definition of records classification and through item-level management of electronic records.     

文件连续体理论核心术语解析—— 兼论我国档案学语境下的误读

20世纪90年代,以弗兰克·阿普沃德为代表的澳大利亚连续体理论者吸收安东尼·吉登斯的结构化理论思想,正式提出多维、动态、宏观的文件连续体理论,这使得从实践中总结出的连续体方法进一步升华为具有时空结构的概念模型。它已经超出了官方文档管理实践的范围,高度概括了人类社会中的一切records管理行为。因此,文件连续体模型中文件保管形式轴上对应四个维度的坐标(Archival)document、Record(s)、Archive和Archives也被赋予了与管理实践不同的概念内涵。本文在正确理解这四个核心术语的基础上,指出我国档案界仅从档案管理实践角度理解文件连续体理论是十分片面的,偏离了其核心思想,是对文件连续体理论的误读。具体而言,这种误读体现在对“连续体”概念、文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动规律的关系理解等方面。     

基于群体智慧的抗疫档案资源库建设研究

从2003年的“非典”到2020年的“新冠肺炎”疫情,抗疫档案的整合管理及利用对疫情预警与防控的重要性和紧迫性日益凸显。抗疫档案具有来源分散、多元异构的特点,发动群体智慧参与抗疫档案资源库建设是抗疫档案建设与管理的必由之路。笔者借助Malone的群体智慧管理模型,在抗疫档案资源库顶层设计的基础上,构建了抗疫档案资源库建设总体框架,分别从建设目标、建设主体、建设方案和动力机制四个维度分析阐述了利用群体智慧建设抗疫档案资源库的方式。     

Records management practices in ecumenical tertiary institutions: the Trinity Theological Seminary in focus

The study aimed at examining the records management practices at the Trinity Theological Seminary in Ghana and was underpinned by the life cycle concept. The researchers drew qualitative inferences from interviews, complementing personal observations, with 25 purposively sampled staff. The study revealed the creation, maintenance and use of records to support administrative and decision-making processes. Problems hampering effective records management included non-existent records management policy, inadequate staff training and erratic power supply. Among the recommendations proposed to overcome these setbacks were: formulating a written policy statement for managing records, providing staff with formal training and installing a standby generator.     

照片类电子档案元数据真实性研究

电子档案元数据是保障电子档案真实、可靠、完整、可用的手段之一,确保电子档案元数据自身的真实性是证明电子档案真实的前提。照片类电子档案部分元数据的取值源于电子照片可交换图像文件格式（EXIF）,但EXIF中的信息是容易被修改的。为此,本文采用电子照片来源检测技术对编号为M43（捕获设备）的子元数据M44（设备制造商）和M45（设备型号）的真实性进行检测,利用电子照片自身信息的关联性对编号为M54（图像参数）的子元数据M57（图像高度）和M58（图像宽度）的真实性进行检测,以此引起学界对电子档案元数据真实性研究的关注,以期为电子档案来源可靠问题的解决提供新的思路和方法。     

试析文件的历史联系(结构)运动——兼论来源原则的生命力

档案学界以往主要以历时性的纵向思维方式研究文件运动规律及其管理活动,其中文件生命周期理论就极具代表性。然而,文件运动及其管理活动除了表现为时间概念上的生命运动之外,还可以体现在空间概念上的文件间历史联系（结构）的变化。文件的历史联系（结构）运动存在于一切类型的文件之中,而且是文件（档案）区别于其他信息资源而独有的一种运动形式,这也恰恰彰显了来源原则强大的适应力和生命力。     

数据驱动视角下的电子文件单轨制管理研究

电子文件单轨制是档案工作数字转型的重要内容之一。面对当前机构在推进电子文件单轨制管理中遇到的种种问题,转换管理视角与理念是解决这些问题的关键。本文引入数据驱动视角,重新诠释了电子文件单轨制管理的理念,提出了“两个形成、一个整合”的电子文件单轨制管理目标,并结合实践案例总结出数据驱动视角下电子文件单轨制管理实施的四个关键节点,为我国机构电子文件单轨制管理提供借鉴与参考。     

Analyzing archives and finding facts: use and users of digital data records

This article focuses on use and users of data from the NARA (National Archives and Records Administration), U.S. Who is using archival electronic records, and why are they using them? It describes the changes in use and consequently user groups over the last 30 years. The changes in use are related to the evolution of reference services for electronic records at NARA, as well as to growth in the types of electronic records accessioned by NARA. The first user group consisted mainly of researchers with a social science background, who usually expected to handle the data themselves. The user community expanded when electronic records with personal value, like casualty records, were transferred to NARA, and broadened yet again when a selection of NARA’s electronic records became available online. Archivists trying to develop user services for electronic records will find that the needs and expectations of fact or information seeking data users are different from those of researchers using and analyzing data files.     

政府电子文件协同管理:美国经验及其启示

加强政府电子文件协同管理是促进政府电子文件高效管理和价值实现的有效路径。采用协同创新管理理论框架对近五年美国国家档案与文件署发布的电子文件管理相关政策进行文本分析,并对五个部门工作人员进行访谈,深入了解政策现状,归纳总结出美国在政府电子文高效协同管理方面的措施,揭示其在目标协同、主体协同、客体协同、过程协同、要素协同五个方面的协同经验。最后,结合我国实践需求,提出了借鉴五个方面经验,促进政府电子文件协同管理路径高效的启示。     

价值视阈下电子文件管理需求再分析

价值运动可以反映事物的本质属性。电子文件价值运动很好地反映了电子文件生命运动的本质特征,是理解和把握电子文件特质、开展电子文件科学管理的重要观察视角。文章从电子文件的情报价值和凭证价值两个视角分析了电子文件的价值运动特征,紧密结合人的需求因子再次分析了电子文件管理需求,以期为电子文件的科学管理提供参考。     

过渡性机构,还是中间性机构——文件中心思考之二

针对我国档案学界关于文件中心是过渡性文件保管机构的认识,本文认为文件中心不具有过渡性,但具有中间性,具有过渡性的应该是文件中心保管的文件.我们往往将文件中心的中间性与文件中心文件的过渡性相混淆.实际上,文件中心的性质和文件中心保管对象的性质是有区别的.     

文件横向运动内涵新探

文件横向运动从空间的视角揭示了文件在社会实践活动中运动的客观规律,是人们对文件运动理论认识的深化和发展。对于该理论所论及的"文件能够在跨越不同社会活动后再次呈现现行价值",认为可进一步深化认识,拓展文件横向运动的定义,从三个方面探微文件横向运动的深刻内涵,同时指出深化对文件横向运动的认识,具有重要的理论意义和实践意义。     

Sample Sizes and Composition: Their Effect on Recall and Precision in IR Experiments with OPACs

ABSTRACT

This article discusses how samples of records for laboratory IR experiments on OPACs can be constructed so that results obtained from different experiments can be compared. The literature on laboratory IR experiments seems to indicate that the retrieval effectiveness (recall and precision) is affected by the way the samples of records for such experiments are generated. Especially the amount of records and the subject area coverage of the records seems to affect the retrieval effectiveness. This article contains suggestions for the construction of samples for laboratory IR experiments on OPACs and demonstrates that the retrieval effectiveness is affected by different sample size and composition.     

企业档案与数据资产的协同管理：问题与对策

随着数字化转型的深入推进,企业数据治理体系日趋成熟,企业档案与数据资产的协同管理问题日益凸显。本文综合运用案例研究法和行动研究法,从术语、资源、业务、系统、组织和制度等维度构建分析框架。企业档案与数据资产的协同管理存在术语不统一、体制相割裂、方法不衔接、系统未整合等问题,需进一步明确协同目标,厘清档案数据、档案部门和档案系统在数据资产管理框架体系中的定位,按照数据档案化治理和档案数据化开发两条发展主线,通过创新协同机制、促进方法集成、联通数据标准、推动系统转型升级等策略实现多维度的协同管理。     

In the shadows of the continuum: testing the records continuum model through the Foreign and Commonwealth Office ‘Migrated Archives’

This article offers a test of the records continuum model. As a case study I use the Foreign and Commonwealth Office “Migrated Archives”, those records first made known to the public in 2011 during the court case against the British government. Through this case, records from over 30 former colonies were found to have been stored away by the FCO, since the colonies had become independent. While testing the continuum model with this case, I simultaneously use the records continuum model to tell the history of the Migrated Archives. My research finds that by highlighting the hidden moments—the shadows of the continuum—the Migrated Archives reveals that the continuum model can be too dependent on pluralization and a culture of openness and accessibility. Using the term “shadow continuum,” I attempt to rectify this situation by allowing for continuum model processes to continue, albeit in the shadows.     

基于区块链技术的电子文件可信保护框架研究

保护电子文件的可信性是目前电子文件管理领域的研究热点。近几年,新兴的区块链技术逐渐被引入档案领域,其所具备的不可篡改、透明可追溯、保密性等特点能有效适用于电子文件可信保护。本文在电子文件长期保存的背景下,深入探讨电子文件可信保护,从对区块链与电子文件的共性及电子文件可信保护要素分析切入,借鉴OAIS模型,提出“信息区块”概念及基于区块链技术的电子文件可信保护框架,以期为维护电子文件真实性、可靠性、完整性和可读性,建立电子文件信任的实施提供参考。     

数字人文视角下历史档案解谜书游戏开发路径研究——以《谜宫·金榜题名》为例

数字人文为档案学界和业界提供了新的理论范式和应用方法。游戏作为新媒体时代的传播媒介和数字人文的重要应用之一,在文化资源开发、宣传等方面有着全新的应用。清宫档案在故宫博物院解谜书游戏《谜宫·金榜题名》中发挥了重要作用,该游戏对于档案的运用得失兼有,档案部门开发解谜书不能完全仿照故宫。基于数字人文视角下档案研究的“三原语”模式,历史档案解谜书游戏开发的路径可以分为档案数据库构建、数据处理和故事讲述三步,同时档案部门在开发解谜书游戏时应加快认知转型与行为调整,谨慎选择历史档案资源,基于档案全宗关联设计系列故事。