谈建立房地产权属电子档案的步骤与方法

房地产权属档案电子化,主要由整理、扫描、检查、归档和电子档案利用五个步骤组成。具体做法是:1.房地产权属档案整理。档案整理是指档案立卷归档前必要的准备工作,将收集零散的档案按其标准要求进行全方位整理、裱糊粘贴工作之后才能立卷归档。对房地产权属档案进行电子扫描,整理是至关重要的环节。一是确定各类房地产权属档案的卷内目录。如:《商品房卷内目录》、《房地产转让卷内目录》、《公房出售卷内目录》、《补发登记卷内目录》、《变更登记卷内目录》等。这些卷内目录按照登记过程中的主要要件设置标准的文件题名,在整理过程中,房…     

利用计算机实现“文档一体化“管理

一、实施文档一体化管理的主要步骤 　　(一)文件的整理 　　在实现文书工作与档案工作规范化、标准化的基础上,文档一体化管理系统要符合国家档案行业标准<归档文件整理规则>的要求,以“件“为档案基本保管单位,这是实行文档一体化管理的必要前提,也是档案工作的一种创新,是一种科学的管理方式,符合档案工作的发展趋势.……     

涉密文件该怎样归档

一单位一年档案有三十份左右,涉密文件有十份左右,且有绝密、机密、秘密.按卷整理:在档案整理时是否要把涉密文件和不涉密文件分卷装订?是否要把绝密、机密、秘密文件分开?如是,卷太薄,很难立卷.如不分开,在卷内目录备注看填上密级可否?按件整理:首先,同一年度档案划分保管期限,同一保管期限内文件排列时,涉密文件该如何处理?如按同一问题排列在一起,在归档文件目录备注内填密级可否?     

浅议文件归档"卷"改"件"

一、实行"卷"改"件",是新形势的需要传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难。二是管理难。组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难。三是提供利用效率低下,查准率不高。由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事。首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。     

利用各种目录编制销毁清册

说起档案的鉴定销毁工作 ,没有一位档案员不为编制那一本本厚厚的销毁清册而头痛。然而随着时间的推移 ,各立档单位不可避免地要有数量可观的到期档案形成 ,许多基层单位计算机辅助能力极其有限 ,要按规定对应销毁的全部档案进行逐件登记的话 ,耗时费力 ,其工作量之巨是可以想象的。在国家档案局《机关档案工作业务建设规范》中所列“档案销毁清册”格式项目主要有 :序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、页 (件 )数、原期限、销毁原因、备注。这些项目我们档案室 (馆 )在组卷、编目时在案卷目录、全引目录、卷内目录表中就已经…     

基建档案整理方法

基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录,以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。其原则是尊重文件的形成规律,保持文件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规范。一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内目录与备考表、填写案卷封面、     

于无声处见新意--从案卷封皮看档案工作的创新

说起案卷封皮的“病”,作为档案实际工作者,大家或许都有感触。在整理装订文件的时候,总是要把一张较大的牛皮纸(封皮)对折一下,做成封面(皮)和封底来包装文件。折叠倒是很容易,然而做成美观实用的封面和封底倒不是一件易事。因为卷内文件数量多少不一,在卷皮大小固定不变的情况下,难免会出现卷皮包裹不住卷内文件而导致文件溢出卷皮之外的现象。这样必然会影响案卷的整齐美观也不利于卷内文件的保护。因此,档案工作者还要对卷皮进行深加工。不仅要折叠,还要折叠得美观。于是就采取“顾头舍尾”办法。首先要确保包住卷内文件的首页,至于文件…     

浅议文件归档『卷』改『件』

一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要 　　传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.……     

从“各自为阵”到文档一体化的演进

宝钢在1996年之前的文档管理一直沿用文件、档案各自为阵的管理方式。文书人员每年初花大量精力清理上年度的文件材料,预立卷,拟写案卷标题,抄写卷内目录,然后成批成捆地交到档案部门。档案部门则需逐卷审核,仍然必须抄写多份案卷级、文件级目录(全引目录),大量的重复工作造成了时间、人力的浪费,影响工作效率。     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.     

文书档案破"卷"为"件"以件为本

随着办公自动化管理系统的进一步深化,使文件处理和档案管理成为了一种连续的自动过程,它具有连贯性和统一性,打破了文书管理与档案管理的界限.也就是说文档一体化管理改变了原有的归档文件整理规则,"案卷级管理"被"文件级管理"取代,即档案的基本保管单位变"卷"为"件".     

档案整理工作的内容

档案的整理是档案室工作中一项经常性的基础工作。档案整理是指对档案外在形式的整理,并非档案内容的整理。整理内容可分为系统化和编目两部分,主要包括:区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷排列和案卷目录的编制。     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

浅淡房产档案扫描的流程及技术要求

一、情况介绍 随着房产交易市场的日渐活跃,日常的手工查阅房产档案工作中存在着容易损毁档案原件,查询效率低、劳动强度大等问题,对房产档案进行电子扫描已是必然之势,因此建立一套扫描流程及操作规范要求是急需展开的前期工作. 二、技术要求 1.纸质档案扫描流程.(1)档案领取:对卷数,页数进行登记.(2)档案整理:对档案进行整理,重新编制档案卷内目录,使扫描后档案图像要求与卷内目录页码、数量、顺序对应.(3)分卷处理:在对档案进行整理的同时,原始档案有变动信息,但是实际纸质档案没有进行分卷的,必须把原档案拆分为二卷或多卷,按实际情况而定,拆分的档案须添加封皮,目录、案卷号以及条形码,方便调档查阅.     

会议记录如何编制归档文件目录

一般单位的会议记录是一个或几个本子。《归档文件整理规则》规定，一册或一本为一件，这就是说，会议记录只编制一条归档文件目录，如“党组会议记录”、“局长办公会议记录”等。在以前的立卷工作中，为了很快检索到每一次会议，我们要求在编制卷内文件目录时，按照每次会议的主要议题，每次会议编制一条卷内目录，保证了档案的查准率。现在归档文件整理中只有归档文件目录一种检索工具，如何解决一件内多内容的检索问题，这就是推行《归档文件整理规则》后出现的新情况。为了保证查准率，我们把立卷工作中的卷内文件目录借用到这里，在每…     

谈企业文书档案"卷"改"件"

档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施,是档案整理工作的一项重大改革,也为企业按照“卷”改“件”整理档案提供了依据。自我国加入世界贸易组织后,企业的经济活动已经成为全球性贸易活动的组成部分,同时面临国际、国内各方面的市场竞争,企业的管理手段和方法日益追求现代化,由此带来,计算机管理应用于企业管理的方方面面。档案管理在这样的氛围中,要与时俱进,研究与实践档案数字化管理的途径与方法,使档案管理信息化,在企业的发展中力争有为。1.计算机的普及为档案整理“卷”改“件”提供了条件。办公自动化为文档一体化提供了条…     

文书档案以"件"为单位整理的思考

依据国家档案局 2 0 0 0年 1 2月 6日颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 ,山西省档案局根据我省档案工作的实际情况于 2 0 0 2年 3月1 8日颁布了《山西省〈档文件整理规则〉实施细则》。实施细则规定了以“件”为单位归档的原则和方法。它的颁布标志着我省文书档案工作向数字化管理迈上了一个新的台阶 ,同时也是我省文书档案整理工作的一个重大转折。一、以“件”为单位进行文书档案整理是对以“卷”为单位整理档案工作的延续以“件”为单位进行文书档案整理 ,无疑是对传统文书档案工作以“卷”为单位整理的一项重大改…     

装订在立卷方法改革中的定位

我们知道 ,归档文件整理有两种形式的流程 :以卷为单位整理的流程是分类、排列、编页码、编目录 (卷内目录 )、装订、编目 (案卷目录 ) ;正在推行的归档文件整理 ,是以件为单位的整理 ,它包含有装订、分类、排列、编页码、编目、装盒程序。文件也有一个形成过程 ,即拟稿、核稿、签发、打字、校对、油印、分拣、装订、用印等过程。通过比较 ,不难看出在这三个流程中 ,都有一个装订环节。在前两个归档文件整理过程中 ,装订环节均由文书处理部门的文书人员进行具体操作 ,一个是以卷为单位装订 ,另一个则是以件为单位装订 ;后一个文件形成过程中…     

我们这样整理全宗卷

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。青岛市档案馆在收集、保管、利用各全宗档案过程中,形成了涵盖众多文件材料内容的全宗卷和说明多个全宗立档单位及档案管理状况的综合全宗卷。按照国家档案局业务建设评价要求,为规范全宗卷管理,我们对全宗卷文件材料实行“两套”制整理方法,即全宗卷纸质归档文件材料,按照《归档文件整理规则》进行整理;对形成的相关电子目录数据,按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012),在数字档案馆系统中实行“八大类”分类管理。     

文档一体化的两种认识观与实现的阶段性

文档一体化,又称文档管理一体化,档案界对此有许多说法和不同角度的应用.文档一体化有两种认识观:第一种观点就是运用计算机技术,将文件处理工作与档案管理工作通过虚拟组卷这一接口衔接起来,实现文件目录数据的转移.