编制人名索引、文号索引应立足平时

人名、文号是利用者经常提出的查档线索.档案馆(室)如果备有人名索引、文号索引,那么可以很快根据线索查出档案.遗憾的是,目前一些馆、室缺少这两种检索工具.这些馆、室,面对利用者提出的"人名"、"文号",往往犯难,不得不进一步向利用者询问要查档案的内容、时间、责任者.能说出的,接待人员转到"一本账"--案卷目录上去找;说不出的,一个"查不到"打发回府.没有两个索引,档案馆、室也深知其弊,可又无力改变.因为编制索引,需将馆藏或室藏档案遍翻几遍,采集数据.数据齐后还得汇总、排列,不是少数人、短时间所能完成的.然而笔者以为,因工作量大而不加编制,维持现状也非长久之策.档案越积越多,索引的欠账会越来越重."欠账"久拖不还,显然不利于档案信息资源的开发.     

档案目录应向多样化、实用化发展

回顾档案工作恢复、整顿之初,档案收集、整理、编目等任务十分繁重,档案部门普遍经历过档案检索工具“一本帐”的工作被动时期。改革开放,生产力迅速发展也带动档案工作不断地发展和提高。档案目录作为反映馆(室)藏的检索工具,无论种类、质量、数量都不应停留在过去的水平上。目前,在档案目录多样化方面已取得了许多成果。如:案卷目录;案卷文件目录;全宗文件目录;分类目录;专题目录;主题目录;重要文件目录;文号目录;人名、地名索引和各种专题卡片;以及全宗指南、档案馆指南等等。     

档案检索心理探析

档案检索是沟通档案管理者与档案利用者之间的桥梁,是实现档案利用的关键步骤,直接决定着档案利用效率.档案检索又是一种信息符号的接收、反馈与转换过程.档案利用者提出的若干查档信息,如年代、文号、作者、问题等.都是查档的信息符号,这些查档符号构成了档案检索途径.     

百号表:一种实用的档案检索工具

档案室中常见的档案检索工具有案卷目录、全引目录、收发文薄等。最近在整理海关档案过程中，体会到了“百号表”这一检索工具的很多优点。根据“百号表”，只要知道文件字号，就会从表中检索到档案，便于迅速、准确地从案卷中查出所需的文件。 所谓百号表，就是用口曲纸将 00、 01、 02…… 99一百个数字，按顺序排列于表格上方。然后将一个年度的所有卷内文号对号入座填在“百号表”中。凡是个位、十位数是“ 0”的文号，都排在“ 00”里，如： 100、 200、 300等；个位数是“ 1”的文号，填在 01表格中，如 01、 101、 2001等，个位数是…     

三种实用的文书档案检索目录

本文介绍了档案检索工作中常用的案卷目录、文号目录和专题目录的作用及制作方法.     

谈谈几种常用档案索引的编制方法

本文着重介绍了人名索引、地名索引、机构名索引和文号索引的编制方法。     

编制档案分类表索引初探

档案分类表惯称档案分类法,如《中国档案分类法》等它是对档案进行分类标引、组织档案分类目录、开展档案分类检索的一种重要工具。作为一部较完善的档案分类表,除应具备“编制说明”、“主表”、“辅助表”等部分之外,还应配以必要的“类目索引”或“相关索引”。然而,纵观目前已编写完成的绝大多数档案分类表,这项工作尚未引起人们的足够重视。本文拟就编制这种索引的必要性、原则及方法等问题,作一些初步探讨仅供有关部门及同仁参考。     

重视档案管理 发挥档案作用

档案工作是图书馆管理的组成部分。1983年以来,上海图书馆对建馆以来所有的文书档案进行了系统的整理,制订和完善了各项规章制度,编制了目录卡、专题卡、人名索引卡等多套检索工具,逐步形成了档案工作管理体系。以下就档案管理工作谈几点看法:     

档案目录数据库建设之我见

档案目录数据库就是对档案目录进行存储、处理和维护的软件系统,其中很重要的也是很繁重的工作就是对现存档案目录的电子化过程。实施档案目录的电子化,要充分考虑到检索项目设置的优化、目录内容的合理性等方面,力争实现检索速度与检索目标相一致的最大化。笔者认为在档案目录的电子化过程中,需要注意以下问题:一、对检索项目的设置,应参照一定的标准,增强其统一性和长远的适应性。由于受打印输出页面的限制,并考虑到数据库关键字查询技术等因素,档案文件电子目录的字段应包括:档号、保管期限、责任者、文号、题名、日期、页数、备注八个字…     

文书档案工作“五配套”

所谓文书档案工作“五配套”,即在一年一度的文书立卷工作中要求做到:归档文书材料与有关图书资料配套;文书材料与声象材料立卷归档配套;案卷目录、文号目录、全引目录等检索工具配套;收发文件登记制度、立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、机关档案人员岗位     

传统人名索引与数据库系统编制方法的比较

1相同点1.1索引体例无论是传统手工编制人名索引还是建立人名数据库,都要根据实际利用需求确定索引的体例。人名索引体例分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及的全部人名编索引,具有全面、系统的功效,但这种有名必录的做法工作量极大,费时费事,而且并非档案中提到的所有人名都具有实际检索意义。专题性人名索引是根据所确定的专题范围,如任免、奖惩、处分等对涉及该专题的人名编制索引。档案利用的实践证明,查找人物档案的范围是有规律的,专题性人名索引可以满足大多数利用者的需求。因此,一般情况下两种编制方法都…     

我们是怎样编制全引文件目录的

我们是怎样编制全引文件目录的刘相彩全引文件目录,就是将一个全宗内档案的卷内文件目录编制而成的检索工具,它能够一次性地检索到文件。对它有的叫卷内文件目录汇集、全宗文件目录或文件目录索引。如何编制全引文件目录,到目前为止,全国无统一的标准,就我馆而言,山...     

美国国家档案馆ARC检索系统的专名索引研究

随着人类社会进入数字时代,信息资源作为战略资源的地位日益突出.因此,世界各国为了抢占信息资源这个制高点,无不投入巨资研究与开发信息资源检索系统.美国国家档案馆ARC检索系统就是在国际档案领域众多的档案检索系统中一个最具代表性的信息检索系统.该系统无论从检全率、检准率上看,还是从检索速度、检索方便性上看,都具有很高的检索效率,尤其是该系统中的专名索引凭借其简洁独特的结构和详细丰富的内容信息在很大程度上提高了系统的检索效率,从而使美国ARC检索系统在众多档案信息检索系统中脱颖而出.他山之石,可以攻玉,目前在我国各档案检索系统中,用于浏览检索用的专名索引的建设几乎是空白.因此,借鉴美国国家档案馆ARC检索系统的经验,或许会给我国档案信息化中的检索系统建设提供有益的启示.     

《全国报刊索引》微机编辑,排版,检索一体化系统

《全国报刊索引》是目前我国唯一的一家搜集全国各学科报刊杂志篇目的综合性检索刊物,该索引的编制工作长期采用手工方式,检索途径单一。为了改变这种落后状况,今年开始采用电子计算机自动编辑排版,自动编制索引。下面就对该索引微机编辑、排版、检索一体化系统作一简介。     

采油厂基于大数据量的分布式索引与检索系统

采油厂由于前端传感器的庞大数量,每日都存在海量数据待处理。在数据处理过程中,对数据类型的索引和检索的效率方面提出了很大的挑战。因此,结合采油厂实际需求,从系统结构、提高建立索引的效率、关键词表的选择、索引的压缩等几个方面,讨论了在大数据量环境下快速进行建立索引和检索,并给出了初步的实验结果,为大数据的索引和检索提供了一种比较有效的解决方案。     

语言文字知识在档案检索中的运用

档案检索就是把档案材料的内容和形式特征著录下来,存贮在各种检索工具中,根据利用者的要求,及时把档案查找出来,为各项工作服务,充分发挥档案的作用,直接体现档案工作的效果。档案的检索工作主要包括档案检索工具的编制、档案的著录、档案的标引等。在这几个主要环节中,语言文字知识发挥着举足轻重的作用。语音、文字、词汇、语法贯穿于档案检索的始终。由于篇幅所限,本文只列举几个重要方面,希望对档案工作者有所启示。     

档案信息倒排检索的实现

档案检索是利用档案信息资源的必须手段,是体现档案价值的必要途径。档案检索即是为了查找利用档案,根据某种或某些档案特征信息来查找出档案的一种过程。通常,我们按顺序方式检索档案,在实际的应用中,还有一种逆向顺序的检索,可以为用户提供多途径、多层次的信息检索。档案部门是通过数据库对大量的档案信息进行存储和处理的,数据库应用软件有很多,Visual Foxpro(V F)就是几种常用数据库软件之一,Visual Foxpro是一个优秀的个人计算机数据库管理系统,已经成为适合中国用户使用的功能强大且使用方便的个人计算机数据库管理系统。本文就以…     

邻接权—馆藏档案数据库制作者的权益保障

一、馆藏档案数据库概述 馆藏档案数据库又称事实档案数据库,是以馆藏档案的实体为对象,存储档案实体信息的数据库.馆藏档案数据库编排比较简单,编排逻辑一般按照统一的档案著录标准,从物理上看,比较无序、杂乱. 馆藏档案数据库以目录型档案数据库和全文型档案数据库为主.其中,目录型档案数据库主要是记录档案的档号、标题、责任者、页数、文号等档案外部特征,如案卷目录数据库、全引目录数据库等.目录型档案数据库是在档案管理的日常工作中产生,建立目的主要是方便档案管理,服务公众检索,一般强调“快”和“全”.     

论声像档案检索方法

档案检索是提高档案利用效率的重要手段.文章从声像档案检索存在的问题出发,结合声像档案的特点,在分析档案用户检索需求的基础上,比较几种检索方法的优缺点,提出了应用深度学习技术检索声像档案的观点.     

论档案信息加工的作用

档案原件是原始献，也可以称为一次献；通过档案的立卷过程，编写出目录和索引等检索工具，记录了一次献的内容和形式特征，是二次献（也为今后档案的利用提供方便）。[第一段]