如何提高高校档案文件级目录检索的准确率

检验文件级目录检索准确率的高低与它录入的准确性是密切相关的,也是高校档案信息化建设的基本点、关键点。那么如何提高文件级目录录入的准确性,使传统载体的馆藏档案转化成永久保存的数字档案信息,在确保安全完整的情况下挖掘档案资源,提供高速快捷的档案信息服务,这就使高校档案在录入文件级目录时,它的准确率的高低,显得尤为重要,下面就结合工作中的体会和一些想法与大家共同探讨。     

建立档案目录数据库中目录录入应注意的问题

档案馆数据库建设，是档案馆信息化建设的重要组成部分，内容包括档案目录数据库和档案内容数据库。档案目录数据库是建设档案馆数据库的基础，是查找档案的主要检索工具，它的质量直接影响着档案检索效果。如果每条都能准确、系统地反映档案的内容及特征，所录入的档案目录就具备良好的检索功能。笔者近两年来参与了保山市档案馆文件级目录的录入工作（使用浩瀚档案管理软件），现以保山市档案馆建立目录数据库为例，谈谈建立档案馆目录数据库中档案目录录入应注意的问题。     

建立文件级目录数据库中文件题名项的特殊情况处理

文件题名是建立电子档案检索系统、实现档案信息计算机检索目标不可缺少的一个最基本的要素.在建立文件级档案目录数据库过程中,经常会遇到文件材料无题名或文件题名不规范等特殊情况.对这些问题如不能在录入前进行统一规范的处理甚至放弃处理,必然会从根本上影响到档案目录数据库的质量,造成检索查询时的漏检、误检等,从而大大降低档案信息的一次性查全率和查准率.那么,怎样才能处理好建立文件级目录数据库中遇到的这些常见问题呢?笔者在此谈谈自己的做法和体会,以期供同行参考.     

档案馆数字化的实践与思考

为加快档案工作信息化进程,方便检索和提供利用,本溪市档案馆近年来致力于档案信息库建设和档案数字化工作. 一、档案数字化所做的工作 1.不断完善档案目录数据库.从2000年开始应用图文档案管理系统和清华紫光档案管理系统,大力开展案卷级和文件级著录,使市档案馆文件级目录数据库的建立从无到有.在建立数据库的过程中,注重档案数据库信息的准确性、完整性和有效性.为档案数字化打下坚实基础.目前,我馆已经完成馆藏138万条文件级的著录工作,重点档案全部实现了计算机检索.     

蓝田县档案局档案信息录入工作成效显著

蓝田县档案局积极推进档案信息化建设，在去年目录录入的基础上，将馆藏档案目录分解到每一位干部，要求在年内完成录入工作。截至11月15日，共输入案卷级目录1357条，其中永久817条，长期540条；文件级目录25129条，其中婚姻档案目录1575条，土地档案目录23554条，提前完成了本年度目录录入任务，为今后全面实行档案计算机管理打下了良好的基础。     

信息化下的高校档案管理对策研究

高校档案信息化建设现状及存在问题 以浙江省为例,高校档案信息化工作起步较早,目前绝大部分院校已使用了计算机管理档案目录,浙江大学、浙江师范大学、浙江电力职业技术学院等高校还完成或开始了文件级的档案录入,变“案卷级管理”为“文件级管理”。有相当一批院校建立使用了“OA”系统。各高校档案馆还加强了档案信息化的制度建设,如浙江大学出台了《浙江大学电子文件归档与管理暂行办法》《浙江大学档案馆网络信息安全保护技术措施》等。此外,浙江大学、中国计量学院、浙江工业大学、浙江师范大学等一批高校档案馆的门户网站也陆续建立开通。     

高质高效，积极推进目录数据库建设工作——浙江省档案馆目录数据库建设工作情况介绍

浙江省档案馆目录数据库建设专项工作始于2002年,借鉴全省革命历史档案目录中心和民国档案目录中心建设的经验,根据省档案馆<档案信息数据库建设实施方案>的要求,组建目录数据库建设工作项目组,全面负责建国后档案的目录数据库建设工作;同时探索性地引入市场机制,将数据的采集与录入工作通过招投标方式由社会中介力量承包,仅用时三年,较好地完成了29万余条案卷目录、150万余条文件目录的建库和投入使用工作,基本实现了馆藏建国后档案案卷级、重点全宗文件级目录信息的联网检索,达到了预期目标.     

谈机读目录的输入

档案信息化建设的核心是资源建设，资源建设的任务之一就是现有馆藏档案的目录数据库和珍贵、重要全宗全文数据库的建设。数据库建设不是一句空话，不是配备了一定量的计算机等硬件设施和相关软件就完事了，它需要档案工作人员付出艰辛的劳动，将馆藏档案逐条录入(或逐件扫描)，并且准确无误，才能为利用者提供方便、快捷、优质的服务。笔者曾参与过录入案卷和文件级目录的工作，发现其中有些问题，今提出来，请同行指正。     

档案目录信息的数字化

档案信息数字化,必须以目录信息数字化为前提.档案目录信息的数字化,实质上就是建立档案目录数据库.这项工作从程序上看既简单又枯燥,且工作量巨大,需要依赖人工对档案信息进行著录、标引和录入.但就工作要求而言,却又相当之高,要建立高质量的档案目录数据库决非易事.     

数字化

从2008年起,乌鲁木齐市档案局不断加大档案信息化建设步伐,围绕逐步建立数字化档案馆这一主线,将利用率高、查阅量大、珍贵的档案确定为扫描工作重点。2008年,已完成10983卷708618页的扫描任务,同时,馆藏档案案卷级和文件级目录已全部录入完毕,并在档案信息网站上进行了开放公布。     

庆阳市档案部门全面开展文件级档案录入工作

最近,庆阳市档案局为市县档案局配备档案管理软件套,其中市档案馆安装套,全面展开档案文件级目录录入工作,预计年底将完成输录目标任务。此举为今后档案网络化管理、档案网络查阅利用工作奠定了基础。(高敏)庆阳市档案部门全面开展文件级档案录入工作@高敏     

浅谈档案机读目录的制作

所谓档案机读目录,是指通过对档案案卷或文件内容、形式进行加工、处理,利用计算机档案管理系统进行录入.转化成机读数据,所形成的档案二次文献信息.它能够被计算机识别读出.用以检索档案案卷或文件内容.下面就档案机读目录的制作谈点看法.     

民国档案文件级目录基础体系的构建策略

民国档案的特殊地位决定了它的重要性,民国档案文件级目录基础体系建设,是“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作的主要内容之一,文件级目录对于档案信息的揭示有着案卷级目录所无法比拟的优势。本文介绍了当前国内民国档案文件级目录的研究建设现状和建设目标,梳理了重点建设内容,总结论述了建设思路和实施建设原则等相关问题。     

保山市档案信息化工作初见成效

<正>2003年以来,保山市逐步开展档案信息化工作,取得初步成绩。截至目前,全市6个综合档案馆馆藏档案文件级目录全部录入完毕,档案全文数字化工作已全面启动;各级机关正在开展档案目录录入和全文扫描工作。市档案馆建立了档案目录信息数据库,将各综合档案馆共计400余万条目录数据     

政府购买公共服务模式下民国档案文件级著录的难点及优化途径——以辽宁省档案馆为例

伴随大数据时代的到来,建设数字化档案馆,形成档案的信息化管理已经成为档案行业发展的必然趋势。档案目录信息与全文信息相互挂接建立档案信息资源数据库则是建设数字化档案馆的前提条件。目前数据库中的案卷级目录已经无法适应大数据时代利用者精细化的检索需求,开展档案的文件级著录工作势在必行。以政府购买公共服务模式下民国档案的文件级著录实践为切入点,着重探讨实践中所遇到的难点问题,并提出关于其优化途径的思考,以期提高公共服务人员进行民国档案文件级著录工作的整体效能,从而使民国档案信息资源系统早日得到完善和利用。     

兰台小灵通

<正>10月13日,省档案局局长黄凤平到新平县调研民国档案目录规范工作。黄局长一行到新平县档案馆查看了民国档案目录录入,调阅了民国档案的有关内容,听取了工作汇报,强调了民国档案文件级目录采集要按照国家档案局、省档案局的要求和格式进行。目前,县档案馆已全部完成馆藏民国档案106卷479条文件级目录采集工作。新平县档案馆     

云南省革命历史档案文件级目录数据库的建立与利用

云南省档案资料目录中心在省档案局馆领导的高度重视和大力支持以及全省各地州市县档案资料目录中心的积极配合下,于1999年建成了"云南省革命历史档案文件级目录数据库",全部目录信息实现计算机管理和检索,达到了无纸化管理的要求,为我省档案工作实现资源共享向前迈进了一步,并以此带动档案目录学的研究与目录交流工作的开展.建成的全省革命历史档案文件级目录数据库,不仅是继承祖国文化传统的需要,也是实现档案管理现代化的需要.     

试论高校档案信息化建设

一、高校档案信息化的科学内涵 高校档案信息化是指在档案管理过程中,把各种现代化设备和技术手段运用到档案的收集、整理、保管、利用等各个环节上,从而使档案管理趋向规范化、合理化及高效率化的过程.它包括三个方面内容:(1)数据资料信息化.应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机,以备处理.(2)工作流程信息化.     

对强化电子文件归档管理的思考

随着办公自动化程度的全面提高,档案全文数字化管理是必然趋势.机关事业单位在日常工作中形成的纸质文件材料与电子文件不断增多,纸质档案数字化处理难度不断加大,通过计算机录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,利用计算机进行档案管理和档案信息的传输,就必须加强电子文件的归档管理工作.……     

对强化电子文件归档管理的思考

随着办公自动化程度的全面提高,档案全文数字化管理是必然趋势.机关事业单位在日常工作中形成的纸质文件材料与电子文件不断增多,纸质档案数字化处理难度不断加大,通过计算机录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,利用计算机进行档案管理和档案信息的传输,就必须加强电子文件的归档管理工作.……