如何加强电子文件管理

随着计算机技术广泛地应用于机关、事业单位管理工作的各个领域,如在公文传送方面推广了公文信息局域网,在财务管理方面实行了会计电算化,这些先进的自动化技术正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和管理模式,但同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件的管理。一、电子文件管理中存在的问题1.公文信息网络的开通,改变了传统的发文模式,给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后,各单位、处室可直接从网上收、发文件,特别是以各处室名义下发的文件,不再由文书部门统一登记发放,而是由各处室自行办理,虽然每…     

公文无纸化流转对档案管理的影响及对策

德清县于去年7月1日起,在全省率先启动了“电子政府”,开通了连接全县各乡镇、县级机关各部门的党政信息网。这给档案工作带来了难得的机遇,加快了档案管理的现代化、信息化步伐,但也面临一些新情况、新问题。一、公文无纸化流转对档案管理工作的影响(一)“收”的问题1、收集归档意识不到位。去年七月份县委等四套班子公文发送无纸化流转后,普遍存在着电子文件档案的不收集、不归档现象。2、收集归档工作无章可循。从调查中发现,由于缺少了象纸质文件那样收发、归档程序,因而,电子文件档案收集归档显得混乱而无章法,影响到电子文件档案的完…     

网络环境中文件、档案的安全保密

办公自动化(Office Automa-tion)的建立,为我们带来了全新、高效的工作平台。同时,也为我们带来了新的思考,由于电子文件的易改性、不稳定性、可转性的特点,使得电子文件、档案的安全性成为网上办公的最大难题之一。很多单位的公文网上运转只限于一些事物性、一般性的公文,大量业务活动中的重要公文、涉密公文依然采用传统的手工方式,其中一个重要原因就是安全保密问题未能有效地解决。如何通过新的管理理念和创新思维解决网络环境中文件、档案的安全保密,这是我们迫切需要思考和解决的问题。     

办公自动化对公文处理的影响

随着办公自动化发展,公文处理工作通过电子政务运转,大大地提高了办公效率,但在实践中发现对传统的公文处理工作带来很多影响。1.自动化技术不普及,公文处理工作量增加。一些单位旨在逐步实现办公自动化,但由于部分人员不习惯在计算机上看文件,不想放弃几十年形成的公文处理模式和思维模式。因此不得不同时保留和使用手工操作,导致电子文件和纸质文件同时存在、运转和处理,特别是在公文的起草、送审阶段,文秘人员的工作量几乎与传统公文处理等同,非但没有简化和改进文书处理部门的工作,而且使这些部门的工作量大大增加,无法发挥办公自动化的…     

文档一体化管理对机关档案工作的影响

1文档一体化对机关归档工作带来的影响 随着机关办公自动化进程,电子文件的大量产生,带来如何解决纸质档案与其对应的电子文件归档的问题.1983年国家档案局制定的《机关档案工作条例》第十三条规定,机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案(指的主要是纸质文件归档),而按国家档案局2003年下发的《电子公文归档管理暂行办法》第六条规定,电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档,实行实时归档(主要指电子文件归档),这归档时间的不一致将带来什么样的困难?《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定,电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联.     

加强电子文件的管理和利用

随着计算机技术、网络技术、通讯技术的飞速发展,更多的公文将以电子文件的形式产生和存储,这使传统的立卷归档理论与实践受到很大冲击。各级政府、各部门将会更多地以电子文件的形式进行公文流转,新的形势要求不断探索立卷归档的新思路、新方法,以利于更好地为各级机关和部门服务。一、电子文件的鉴定电子文件的立卷归档要在办公自动化条件下,对档案实行电子信息处理,随着每年数据的更新,过期数据应由业务部门按档案部门的统一要求进行鉴定,编目整理,移交给档案部门保存。1.电子文件归档前的鉴定。因为电子文件的收集积累范围通常要比其归…     

政府电子公文归档管理研究

一,政府电子公文归档管理问题我国政务信息化的发展和办公自动化的普及带来了电子公文的管理问题,突出地表现在以下几方面：①重要公文未归档就从服务器中被删除,②电子记录采集不完整,③文件的不同版本相互混淆,④文件的真实性难以判断。这些问题不仅给公文归档工作及归档后的档案管理工作带来不便,更重要的是造成了政府公文凭证价值的丧失及当代社会记忆的某些空白。     

完善办公自动化 做好档案管理工作

一、办公自动化条件下档案管理存在的问题及矛盾 1、公文处理程序不规范,给档案管理工作造成困难。由于公文信息网络的应用,实现了局域网资源共享,各业务部门下发的文件均可自行办理,导致文书部门对各部门发文失控。主要表现在：一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高,使档案不能及时登记、收集,导致文件编号重复或断档,立卷时原始资料不完整。二是各部门自行输入的文件档案缺乏统一标准,     

浅谈电子文件的归档管理

一、电子文件的特点 (1)具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性 首先,电子文件改变了传统的文件收发流程.利用计算机进行文件登记,可以一次录入,多次、多种形式地输出,方便查找利用.其次,电子文件改变了传统的办文格局.文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行,提高了工作的效率和质量.第三,电子文件改革了文件处理和运转方式,可以几十倍地提高工作效率.第四,电子文件和网上虚拟档案室改变了档案工作提供利用的模式.通过网上档案室,可以广泛采集有关数据信息,丰富内容,向利用者提供更加优质的服务.     

我们是怎样开展电子文件工作的

随着现代电子技术、信息技术、网络通讯技术的不断发展,电子文件和电子文档的法律地位得到进一步确立。同时为适应当今国际有关规则的要求,电子公文和无纸化办公业已在各领域普遍使用,记录和反映各项工作的文字载体也发生了新的变化,已由传统的纸介质向磁、光介质等载体转换,这就给档案部门     

网上办公环境下电子档案的管理

随着国家信息化建设的不断推进,尤其是“政府上网工程”的普遍实施,越来越多部门的计算机接入了局域网和广域网,未来网络的发展应用将深入到社会的各个层面,公文的无纸化传输将逐渐变成现实。但电子文件的归档和电子档案的管理问题却存在诸多问题,滞后于办公自动化发展。1.许多部门网上办公系统虽已运行了许多年,但是还没有实现真正意义上的无纸办公,有一部分中途又因各种原因转换成了纸质文件流转。面对这种不规范的局面,档案部门的电子文件收集工作很难起步。2.有的部门在规划和开发网上办公系统时,对电子文件的归档和日后管理及利用没有…     

纵谈档案工作面向社会服务

进入21世纪，经济突飞猛进，信息倍速增长，给档案工作带来新的机遇和挑战，对档案服务工作提出新的要求。如何创新机制，提升功能，面向社会实施优质、高效服务，成为档案部门认真思考及亟待解决的一个重要问题。在此，本人就档案工作面向社会服务这一问题谈一些看法。一、目前档案工作的服务状况l、服务意识有所增强，服务方式有所改变，但传统思想认识和传统工作模式带来的影响仍旧存在。一方面，档案馆、室随着档案信息化建设的发展，在传统利用服务的同时，逐步开展了档案与文件的电子条目机检、网上利用服务，馆、室信息开发与宣传服…     

制作电子公文应遵循的原则

随着数字档案馆建设的推进,网上出现了一种新型的为用户查阅、利用的档案:电子公文。电子公文大大方便了社会各界对现行文件的需求,提高了档案界的知名度,使档案服务社会、服务大众的理念得到了充分的体现,受到了社会各方面的赞誉。但有些电子公文在制作上还存在一些问题,如:不规范,有些文件打不     

要走出安全保密工作的怪圈

安全保密一向是文件、档案工作中非常重要的问题。尤其是在网络环境下,文件、档案的安全保密问题已成为办公自动化的制约瓶颈。很多单位的公文网上只限于一些事务性、一般性的公文,大量业务活动中的重要公文、涉密公文依然采用传统的手工方式,其中一个重要原因就是安全保密问题未能有效地解决。怀着对Interne“t无所不能”又“无所不至”的恐惧,我们走进了安全保密的怪圈。一、安全保密的怪圈首先,把保密与限制利用划等号。无论传统文件、档案的管理还是电子时代的电子文件管理,都涉及到了保密与利用之间的矛盾。在传统思想的影响下,很多人…     

书生电子公文归档研究

一、电子公文概述㈠电子公文的概念“电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”㈡电子公文传输系统目前,国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统是书生电子公文传输系统。该系统是在Lotus Notes/Domino平台上开发的,包括电子公文系统和电子邮件两个相互独立的系统。㈢书生电子公文的格式1..GW格式.GW格式的文件是在书生电子公文系统中由书生加密卡加密生成的密文格式的电子公文,属于特殊(即非通用)电子文件格式。2..GW2格式.GW2格式的文件是由其它加密设…     

电子档案背景下发档案文化产品策略简

随着无纸化办公不断深入,电子文件逐渐成为公文处理的主要手段,这些改变给档案工作带来新变化。电子档案的收管用,数字档案馆的逐渐建成,影响着档案文化产品开发的新动向。如何利用电子档案开发更丰富、更符合群众需求的档案文化产品,成为档案界研究的热点。     

制作电子公文应遵循的原则

随着数字档案馆建设的推进,网上出现了一种新型的为用户查阅、利用的档案:电子公文.电子公文大大方便了社会各界对现行文件的需求,提高了档案界的知名度,使档案服务社会、服务大众的理念得到了充分的体现,受到了社会各方面的赞誉.但有些电子公文在制作上还存在一些问题,如:不规范,有些文件打不开等等,这些问题的出现和我们对电子公文的制作原则有些模糊认识存在一定的联系,下面就电子公文的制作原则作一探析,以期对此问题的解决有所帮助.……     

高校公文档案管理存在问题及对策

如何规范高校公文处理业务,加强高校档案管理工作,使之更好地为高校的各项管理活动提供优质、高效的服务,是目前高校管理工作中一个亟待解决的问题.本文就此略陈管见. 1 当前高校公文档案管理存在的问题 1.1 公文处理程序不规范,给档案收集管理工作造成困难.由于公文信息网络的应用,实现了局域网资源共享,各业务部门下发的文件均可自行办理,导致文书部门对各部门发文失控.主要表现在:一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高,使档案不能及时登记、收集,导致文件编号重复或断档,立卷时原始资料不完整.     

电子档案背景下开发档案文化产品策略

<正>随着无纸化办公不断深入,电子文件逐渐成为公文处理的主要手段,这些改变给档案工作带来新变化。电子档案的收管用,数字档案馆的逐渐建成,影响着档案文化产品开发的新动向。如何利用电子档案开发更丰富、更符合群众需求的档案文化产品,成为档案界研究的热点。     

电子文件归档管理的六点要求

于瑛甫在<陕西档案>2005年第6期上撰文,总结了电子公文归档管理的六点要求.1、电子文件产生的单位、电子政务管理部门与档案部门应形成对电子文件从始至终、共同参与、分段管理、文档一体化的管理模式.电子文件的生成、运行与归档应由文件形成单位和电子政务管理部门主要负责;电子文件的保管与利用由档案人员与档案部门主要负责.