电子时代归档的新内涵及探讨

一、电子文件全程管理,实现文件与档案管理一体化档案部门把电子文件从头至尾运行、保管、维护、利用和对外服务的全过程加以控制,这是电子文件的“全程管理原则”。在我国现行的管理模式下,文件与档案是分开管理的。政府业务部门主要履行自身的主要工作职能,所关心的只是电子文件的现实作用,而一般不会关注到其“档案价值”。因此,即使将电子文件管理的职责列入其岗位责任制中,     

OA系统中"文档一体化"管理功能模块的设计与实现

公文的建立、流转、督办及其办理完毕后的管理，是办公自动化系统(以下简称OA系统)的重要内容之一。由于文件与档案的密切关系，也由于电子文件和纸质文件载体性质的不同并由此造成管理上的差异，决定了在对OA系统设计的初始，就要考虑办理完毕电子文件的归档问题。即所谓对电子文件管理要“从信息系统源头做起，在系统设计阶段即考虑作为档案管理的要求”。真正意义的文档一体化管理，其含义也在于此。     

也谈文件生命周期理论与文件连续体理论的关系

文件连续体理论以一种新的视角和思维方式对电子文件的运动过程进行了重新考查,为电子文件的管理带来了新的机理,但是它并不是对文件生命周期理论的全盘否定,而是在吸收了文件生命周期理论的合理成分的基础上,在电子文件时代对生命周期理论的跨越式探索和尝试。文件生命周期理论以其对文件运动过程的划分被认为是一种“分阶段管理文件和档案”的模式,然而,在真正科学的电子文件管理系统中,已经无法明确区分“文件”和“档案”,更无法明确区分“文件管理”和“档案管理”两个阶段。因此,中外很多档案学者都认为,该理论与文件连续体所倡导的对文件实施一体化、全过程管理的思想截然相反,在电子文件的管理模式中已经被完全否定了。     

国家层面电子文件管理整合的策略

纵观我国电子文件的实践发展历史与理论研究规律,可发现其管理路径呈现出了由“分散”到“集中”再到“整合”的国家化发展轨迹,这也是国际档案界普遍认可的一种管理模式.从分散到集中的转换过程中,电子文件管理“整合”雏形逐渐显现.尽管整合概念在近几年才开始出现在档案界,但整合的思想和理念在诸多电子文件管理理论中却早有渗透.基于档案管理工作实际,本文认为“电子文件管理整合”是指电子文件管理主体通过一系列管理手段、技术、方法,使电子文件各种管理要素和技术指标达到融合和统一.电子文件管理整合是一个系统工程,需要全方位、立体式的战略设计,笔者将从三个层面分别阐述电子文件管理整合的方法、路径.     

瑞士联邦档案馆的电子文件归档系统实施概要

电子文件相关问题一直困扰着全球档案工作者,尽快找出一条安全、稳妥的电子文件管理方法是信息社会的迫切要求。“政策的制定、系统的设计与实施、标准的制定被认为是电子文件管理极具发展潜力的四大策略”。在我国,电子文件管理相关政策及标准正在制定之中,大家关注的焦点较多地集中于理论层面,而电子文件归档系统设计、实施办法只是零星见诸报端。应该说,电子文件归档系统的设计与实施工作是电子文件相关理论投入实践、标准规范落实执行的关键所在,是关系到电子文件能否最终归档的问题。“他山之石,可以攻玉”。瑞士联邦档案馆的电子文件…     

青岛市电子文件管理模式素描

2002年，青岛市档案局印发《电子文件归档与管理规范（试行）》，结合自主开发的电子文件归档管理系统（易初档案管理系统）。在全市机关开展电子文件归档工作。2003年，第一批机关电子文件接收进馆。2004年．以实现“机关电子文件资源共享。推行网络环境下馆室一体化管理”为目标的青岛市数字文件中心正式投入运行，标志青岛市已从单纯的电子文件管理发展到电子文件利用。从只限于查阅本单位电子文件发展到全市电子文件共享。截止到2006年9月，青岛市市直机关文书档案电子文件归档率达到100％。青岛市档案馆接收电子文件18万件。30个市直机关建立了数字档案室，实现室藏档案全部数字化、网络化。     

档案部门编制电子文件功能需求时应把握的基本原则

1．一体化原则。对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理,从文件的生成阶段就要对其质量进行监控,对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。2．完整性原则。要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档,电子档案管理与利用以及系统维护的需要,使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。3．实用性原则。编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理,因此,     

OFD标准在“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式中的应用研究

版式标准作为电子文件与电子档案管理流程中的基础性应用要求,在电子文件归档、封装固化以及电子档案的传输、存储、利用等方面发挥着重要的作用。本文分析了OFD标准在电子档案管理中的应用特性,总结了OFD标准在电子文件与电子档案管理流程中的基本功能：转换功能、容器功能和管理功能。在此基础上结合福建省档案馆应用实践经验,在具有福建特色的“三包两结构一体化”电子文件与电子档案规范管理模式中,创新应用OFD标准,阐述了OFD标准在“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式中的基本应用环节、基本应用场景,以充分发挥OFD特性,满足新修订的《档案法》关于电子档案规范管理的要求,进一步推动电子文件单套归档与电子档案单套管理工作的落地见效。     

电子军务催生我军文档一体化管理

文章借鉴电子政务建设的理念，结合电子军务的特点，从“文件生命周期”、档案载体的演变、档案人员素质和档案安全等方面，分析了电子军务对传统档案工作的影响，提出了我军文档一体化管理的基本思路。认为，电子军务是催生我军文档一体化管理的关键。     

文档一体化对文件材料归档整理方法的影响

文档一体化管理,就是从文书和档案工作全过程出发,实现文件从生成到归档管理的全过程控制。具体包括:文档实体生成一体化管理,即对文件从生成、流转、归档到销毁的整个生命周期进行全面管理;文档一体化管理,从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证管理的实现;文档信息利用一体化管理,它是对文档     

档案部门如何编制电子文件功能需求

随着电子文件大量产生,如何妥善积累、保管,如何规范电子文件的归档与管理,已经成为档案部门亟待解决的问题。解决问题的关键,就是要从电子文件产生的源头抓起,即从系统设计之初就要充分考虑电子文件的管理,并将相应的要求落实到系统中。所以,档案部门不但要明晰应提出哪些具体要求,更要知晓如何从宏观的角度来把握这些要求。系统在电子文件管理方面存在的问题在办公自动化快速发展的同时,电子文件管理工作却相对滞后,表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理,不具备电子文件管理功能,导致电     

试析文档一体化的理论基础

关于文档一体化管理的研究早在 2 0世纪 80年代就已经兴起 ,并迅速形成热潮。但研究所涉及的层面大多为对文件和档案如何进行一体化管理 ,即探索文档一体化管理的模式 ,而很少从理论层次研究这一问题。因此 ,本文想从文件与档案的关系这一角度探析文档一体化的理论基础。一、文件与档案(一 )关于文件从文件的词源来看 ,据现有文字记载 ,“文件”一词最早出现于晚清时期。郑观应《盛世危言·考试上》有“文件自理 ,枪炮自发” ,此处的“文件”是指公文、信件等。从那以后 ,文件一词便被人们经常使用 ,而且 ,从一开始的“行政公文”之意逐渐延…     

加强档案数据治理 提高数据质量之研究

<正>《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：“重点开展新一代信息技术在档案管理中的应用、大数据环境中电子文件与电子档案一体化管理、电子档案长期安全保存、档案信息资源共享利用、自主可控环境下档案数字资源管理、档案数据治理、超低能耗档案馆建设、传统载体档案保护和修复等重大课题研究。”档案数据治理是“十四五”期间档案核心工作内容之一。档案数据（包括馆藏档案数字化成果和电子档案）是档案馆数字资源的重要组成部分,     

OA环境中文件、档案全程管理模式的探讨

文章从电子文件全程管理的角度分析了我国电子文件管理的现状,探讨了长春市机关及长春市档案馆在OA环境中文件、档案全程管理模式,并对电子档案的有效利用进行了方向性的探索,特别是按国家新的标准一体化设计电子文件和档案管理系统软件功能方面提出了新的思路。     

全生命周期管理视角下电子文件归档及电子档案管理研究

全生命周期管理模式下电子文件归档与电子档案管理体现了从档案导向到电子文件流程导向的服务拓展，也体现了注重档案全生命周期管理与档案服务全生命周期管理整合的服务理念。本文基于全生命周期管理视角，详细分析电子文件归档及电子档案管理新特征，以及电子文件归档及电子档案管理基于“全生命周期”理论的阶段划分，并基于该阶段划分，提出“全生命周期”视角下电子文件归档及电子档案管理策略，具有积极的现实指导意义和应用价值。     

“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响

随着信息技术的不断发展,电子文件档案以其信息传输的优越性,对传统的纸质档案的运用造成了很大的冲击.目前的电子文件无论从法律保障还是从安全性角度而言,还不能完全取代纸质文件,纸质文件和电子文件不可避免地在一段时间内相依共存.因此,探讨在实际工作中,如何制定“双套制”与“双轨制”管理的规则标准,拓展传统纸质文件与电子文件“...     

文档一体化管理问题探讨

一、文档一体化的内涵我国在20世纪30年代就开始了“文书档案连锁法”的实践,但由于行政管理体制的变迁而被迫中断,建国后,我国长期没有注意到文档分离的弊端,因此,没有在这方面做出更多的努力,以至于我国文档分离的现状在世界上相对来说较为严重。尽管我国档案学界的学者们在上世纪80年代也提出了将文件管理与档案管理一体化的重要思想[1],但并没有在我国档案实践工作中得以实现。所谓“文档一体化”就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理,取消“案卷”概念,按照文件材料的自然形成规…     

建设项目电子档案单轨制管理模式分析

建设项目电子档案单轨制的实行，推动了建设项目领域电子文件单轨归档模式从“纸质化到无纸化”“双轨制到单轨制”突破，档案管理效率显著提升，有力地促进了智慧档案建设。本文首先从概念上辨析单轨制与单套制的不同，以及电子文件归档和电子档案单轨制档案管理的特点，进一步从经济、效率、空间等三个方面分析了电子档案单轨制管理的优势。并从上海、河北、深圳等地的电子档案单轨制改革试点总结出建设项目电子档案单轨制管理的经验启示，进一步提升电子档案管理现代化水平，助力实现中国式现代化。     

电子文件归档管理的六点要求

于瑛甫在<陕西档案>2005年第6期上撰文,总结了电子公文归档管理的六点要求.1、电子文件产生的单位、电子政务管理部门与档案部门应形成对电子文件从始至终、共同参与、分段管理、文档一体化的管理模式.电子文件的生成、运行与归档应由文件形成单位和电子政务管理部门主要负责;电子文件的保管与利用由档案人员与档案部门主要负责.     

关于加快实现文档一体化管理的思考

电子政务、办公自动化、档案管理软件等的应用,使档案管理工作看似越来越容易、越来越方便、快捷。而在实际操作过程中,文档一体化管理难以实现,一方面,不管是电子政务、办公自动化等各种软件形成的电子文件“有人办、无人管”陷入了文件形成部门随意处置电子文件,而另一方面,电子文件收集难,档案部门要通过纸质文件重新录入还原成数字版本的电子文件。这不仅使电子文件的形成与档案管理脱节,文件的原始性得不到保障,也使档案管理数字化成本攀升、管理效能低下,造成人力物力的大量浪费。认真分析一下制约文档一体化建设原因,找出其相应的对…