“案卷”概念之我见

长期以来,档案学界对“案卷”定义探讨不辍。并随着档案工作实践和理论的不断丰富和发展．人们对档案工作客观规律的认识不断深化．探讨也逐步深人并形成了一定的共识。“案卷”是传统档案管理模式下的一个重要概念．它有利于反映工作活动的来龙去脉和历史事实,也便于管理和查找利用、保护文件。因此,“案卷”成为文件材料归档．档案交接、统计和检索的基本单位之一。“立卷”随之成为档案形成、运转过程中一个必不可少的重要环节。     

“案卷”概念之我见

长期以来,档案学界对"案卷"定义探讨不辍,并随着档案工作实践和理论的不断丰富和发展,人们对档案工作客观规律的认识不断深化,探讨也逐步深入并形成了一定的共识。"案卷"是传统档案管理模式下的一个重要概念,它有利于反映工作活动的来龙去     

文书档案的两种立卷方法

在我国，书工作和档案工作历史悠久，在长期的实践活动中形成了许多立卷方法，而目前最基本的做法就是依据件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的件综合在一起组成一个案卷，近年来，随着档案检索工具和件，档案管理现代化技术的发展，适应计算机管理需要并最大程度保护件原始面貌，发展趋势是取消不必要的手工劳动，档案实行件级管理。     

建立全文信息数据库的一般性流程

档案全文信息数据库的建立是实现档案信息化的一个关键点，也是提高档案信息化水平的标志所在。如现在有的档案馆做的档案案卷级信息数据库、档案文件级数据库，这也是档案信息化，但这是一般意义上的信息化，只有建立档案全文信息数据库，才能使档案信息化建设上一个台阶。省级档案馆藏有大量的档案，以案卷计算可达几十万卷、乃至上百万卷，以页计算达到千万页以上。如何开展这项工作就成为一个难题，也是一个瓶颈。本文就解决这一问题，提出以下几项措施。     

新旧归档方法比较

我国传统的用“立卷”作为文件的归档方法,以“案卷”作为文书档案的基本保管单位,是与过去我国社会生产力水平低下,科技手段不发达的状况相适应的,也符合过去社会档案意识薄弱,过分强调档案的安全和保密的时代背景.回溯这种归档方法的形成和发展,其脉络清晰可辨:50年代,我国档案界在学习苏联经验的基础上,初步建立了档案工作和档案学理论,在归档文件整理方面就采用“立卷”这一方法.1951年的《公文处理暂行办法》、1955年的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》、1956年的《国务院关于加强国家档案工作的决定》等,都以不同方式提出了“立卷”这一概念.1987年国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》,正式将“立卷”作为机关归档文件的规范整理方法确定下来.后来陆续出台的《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等一系列配套标准,形成了以“案卷”为基础的档案工作法规标准体系,并在全国范围内加以普及和推广.……     

工程档案的质量控制关键在人

工程档案的质量包括两方面：一是内容质量；二是案卷质量。内容质量是工程档案的内在质量，主要指项目的提出，可行性研究，项目考察与评估、项目的谈判、协议的签订、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收，试运行(使用)等过程中形成的件材料，以及以上材料的准确性、完整性。案卷质量是工程档案的外在形式，主要指案卷中件材料的齐全性、系统性和规范化程度，它在一定程度上影响工程档案的内在质量。而案卷质量好坏关键在人。     

浅议文件归档“卷”改“件”

一、实行“卷”改“件”，是新形势的需要。传统的档案分类，是以案卷为基本单位，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难题。一是立卷难。件按照“三合一制度”分类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这样做，操作难度大，工序多而繁，掌握起来难。二是管理难。组好卷后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面，     

民国档案整理工作内涵

民国档案整理工作是整个民国档案工作的重要基础，是提供利用的前提条件。在建国后五十多年的时间里，档案工作在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则、利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还逐步建立了馆藏民国档案案卷级机读     

市区县档案馆向社会解密开放一批珍贵档案

9月5日是《档案法》颁布纪念日。也是全市档案开放日。为进一步推进档案馆的社会服务工作．不断扩大社会公众查阅利用档案的范围，市区县档案馆依法向社会新开放一批珍贵档案。包括1860至1999年间形成的案卷61914茜。件94735件。社会公众持个人身份证等有效证件即可查阅利用这批档案件．还可通过登陆天津档案网查询相关档案件的目录。     

对民国档案文件级整理工作的思索

在建国后五十多年时间里，档案工作在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则、利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。不过，随着民国档案开放力度增大，对档案内容信息的揭示提出了更高的要求，原有的民国档案整理成果已难满足现有的民国档案工作需要，对民国档案信息作进一步开发，即开展民国档案件级整理工作已逐渐被提上议事日程，但这项工作对我们来说是崭新的，我们需要对其必要性、和案卷级整理工作的衔接、应结合档案馆数字化工作开展以及在整理人员启用上如何谋求社会力量的支援等等问题加以认真思索。     

新田县：工商局档案管理高标准严要求

新田工商局坚持“四高一严”，落实“两项制度”，把好一个“关口”，按照“四化”标准，进一步夯实档案基础工作。“四高一严”即高起点、高质量、高标准，最后达到总体工作的高水平。继续发扬严肃认真，严谨细致的作风，切实搞好档案工作。坚持两项制度，即坚持年度立卷制度与谁办案谁立卷制度。“把好一个关口”即把好文件案卷收发关口。“四化”标准，就是按照档案工作达到业务基础规范化、案卷质量标准化、档案管理科学化、信息开发系统化开展工作。今年来该局规范工商行政管理档案1800卷，利用档案资料编写工作信息120篇，有力地促进了基层工商行政管理工作。     

文书立卷改革中应注意的几个问题

在最近的档案报纸杂志上 ,刊登了许多关于探讨文书立卷改革的文章 ,其中多数文章都围绕要不要将“案卷装订”改为“文件装订”这一中心议题展开讨论 ,对两种装订方法的优劣进行再三比较。作为一个档案工作者 ,笔者认为 ,随着办公环境和工作方式的不断发展 ,传统的文书立卷工作的确很有必要进行改革 ,所以也想就此议题谈点看法。一、文书立卷改革不只是装订方法改革 ,而是一种指导思想上的改革很多人认为只要抛弃了“卷” ,以“件”为单位进行装订 ,就能适应现代化办公条件下的档案工作了。其实这是非常片面的认识 ,文书立卷改革并不等于装订…     

按“件”原则在工程档案整理中的应用

档案的整理,是档案工作中不可忽视的一个环节。采用哪种整理方法,对案卷的质量影响颇大,对档案的管理与利用影响深远。长期以来,和文书档案一样,城建档案一直采用的是按卷整理的方法。从2005年起,杭州市城建档案馆对城建档案的整理方法进行了改革,将文书档案中经常提到的“件”的概念引入到城建档案领域,     

综合档案馆档案资源建设问题浅见

档案资源建设是档案工作中最前沿最基础的工作之一 ,这项工作在“一个中心 ,两个基地”的建设中有着举足轻重的作用。如果没有丰厚、高质量的档案资源 ,就无从保证档案工作的顺利进行 ,就不能很好地为党和政府的中心工作服务 ,为社会大众服务。结合工作实践 ,本人拟就此问题谈点粗浅认识 ,以求教于广大同仁。搞好业务指导 ,抓好档案资源源头建设。各级综合档案馆一说到馆藏就是几万、几十万卷 ,但工作基础薄弱 ,案卷质量不高是个普遍的问题 ,有的文件没被建立在案卷目录和检索目录之内 ,造成有用的东西查找不到而成为档案的死角。其次是重复…     

利用各种目录编制销毁清册

说起档案的鉴定销毁工作 ,没有一位档案员不为编制那一本本厚厚的销毁清册而头痛。然而随着时间的推移 ,各立档单位不可避免地要有数量可观的到期档案形成 ,许多基层单位计算机辅助能力极其有限 ,要按规定对应销毁的全部档案进行逐件登记的话 ,耗时费力 ,其工作量之巨是可以想象的。在国家档案局《机关档案工作业务建设规范》中所列“档案销毁清册”格式项目主要有 :序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、页 (件 )数、原期限、销毁原因、备注。这些项目我们档案室 (馆 )在组卷、编目时在案卷目录、全引目录、卷内目录表中就已经…     

关于工程档案案卷题名结构与标准化问题的探讨

工程档案是城建档案的重要组成部分,由于其形成的单位多,内容专业化程度高,涉及专业面广,因此,工程档案案卷题名的拟写较复杂,尤其是题名的结构与层次难以确定。纵观全国各城建档案馆,由于对案卷题名的结构、层次以及标准化的要求、理解与重视程度的不一致,加之工程档案报送单位即立卷单位又不一样,其案卷题名也就“百花齐放”,质量参差不一了。从而造成案卷题名准确性和标准化程度低,乃至题名重复,使得诸如“教学楼结构竣工图”等的案卷题名成为到处通用的“全国粮票”,不能够准确而完整地反映每个案卷卷内文件材料的内容与成分,从而较好地区别于其他案卷。正是这种现象,直接影响了城建档案馆的著录、编目等基础工作质量,导致利用工作的检全率、检准率下降,并影响计算机自动化管理的成果质量。因此,对工程档案案卷题名结构、层次及标准的探讨与确立实乃当务之急。     

信息快递

最近，省档案局印发了《湖北省书档案目录数据库结构与录细则》。《细则》根据DA／T18-1999《档案录规则》，依据多年的实验经验，参考福建省、浙江省、青岛市等地的做法，结台湖北省的实际制定．《细则》分为7个大类，39个属类，并将书档案目录数据库划分为案卷和件两个层次，要求案卷级和件级的书档案一体化录．该《细则》是湖北省档案局制订的档案信息化建设第一个规范化件，     

也谈文书立卷工作的改革

当前，对于文书立卷改革问题，档案界讨论的比较多。大家都体会到传统的文书立卷工作存在着工作繁重、效率低等弊端，无法适应档案现代化管理的要求。文书立卷工作必须改革，但具体如何改，则众说纷纭。主要观点有：立卷不装订、立纯卷、立小卷，不立卷按时间排、不立卷按问题排等等。归纳起来，主要分为两大类： 1.主张立卷，对立卷本身及装订作改革。 2.主张不立卷，以“件”为单位整理档案。　　笔者同意第二类观点，取消立卷以“件”为单位管理。同时，取消“案卷”形式后仍保“案卷”的概念，借助计算机模拟人工立卷，形成虚拟案卷，保…     

有问有答（8）

■《归档文件整理规则》实施后 ,文件的整理方法由“卷”改为“件” ,请问以前已经整理完毕的案卷需要重新拆卷吗 ?答 :卷改件后 ,以前已经整理完毕的案卷当然不必重新拆卷。《归档文件整理规则》 ,以简化整理、深化检索为指导思想 ,在遵循归档文件形成的基本规律的前提下 ,改变了我国传统的文书立卷方法 ,将文件的整理由“卷”改为“件” ,对整理的具体方法做出了详细规定 ,它将大大减少工作人员的劳动量 ,节省人力、财力、物力 ,提高工作效率 ,并为档案工作适应现代化管理的新形势奠定基础。《归档文件整理规则》是国家档案局于 2 0 0 0年…     

搞好民国档案报目工作推进全区档案目录中心建设

根据国家档案局、中央档案馆档函[1999]127号件《关于印发〈全国民国档案案卷级目录采集方案〉的通知》精神，为完成国家档案局、中央档案馆统一布置的民国档案案卷级目录数据采集、报送工作。自治区档案局于2000年8月建立了全区档案目录中心机构，制定了《广西民国档案案卷级目录数据采集方案》，