浅谈企业电子文件的归档和管理

电子文件是信息记录的主要形式,是随着电子信息技术和办公自动化的飞速发展而产生的.在新形式下,企业档案工作如何与时俱进,适应信息社会和现代化管理的需要,做好电子文件的收集、保管、开发和利用工作,是企业档案管理的新课题.     

办公自动化给档案管理带来的新挑战

一、应用办公自动化管理档案的优势1、工作效率大幅提高办公自动化最大的特点就是用电子公文传阅流程替代以往的纯手工化流程,灵活地将各类文件直接通过办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。这种方便快捷的"无纸化"公文处理模式向传统的档案管理工作提出了新的挑战。为了使档案管理工作和"无纸化"办公模式有机的结合起来,档案部门通常将档案管理系统与办公自动化系统衔接起来,使用接口程序将电子文件导入     

办公自动化条件下纸质文件的归档

办公自动化运用以电子计算机为核心迅速、准确地处理各种信息,极大地提高了办公效率。办公自动化的结果,产生了两类需要归档的文件,电子文件和纸质文件。电子文件以其现代化手段,在文件存储、输出、处理等方面,具有纸质文件无法比拟的优越性,并日益为人们所瞩目,但纸质文件毕竟是档案的原件,发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证     

关于文书档案的办公自动化应用和管理

<正>文书档案作为档案的重要组成部分,它记载着社会发展的历史过程,客观地反映着领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案的管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题,从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档     

电子档案管理面临的困境及对策

随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展,过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行,由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物,加强对电子档案管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。     

谈电子文件的档案化管理

<正>随着信息化的发展,针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生,档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。电子文件的档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。     

浅谈高校办公自动化与档案信息管理

办公自动化的出现,一方面大大提高了信息资源的开发、利用效率,推动了档案管理工作的深化;但另一方面档案信息管理又面临着电子文档与纸质档案共存管理的问题。高校档案信息管理也同样面临着这样的问题。如何建立、完善高校办公自动化与档案信息系统管理;如何将电子文件管理与传统的档案管理相适应,为现代化的高校档案管理服务,这是档案管理工作者需要探讨和解决的一个新问题。随着办公自动化的发展,档案管理原有烦琐的操作平台很难适应现代办公自动化要求,与现代化的高校管理极不相适应;档案信息在运用现代信息网络、现代信息技术等高科技…     

电子文件归档与电子档案管理

高校档案是高校办学历史的原始记录和重要的信息资源,做好电子文件归档和电子档案管理工作是适应高校档案信息化建设的需要,它具有存储、管理和提供利用高校党政信息系统等产生的电子文件的作用.根据国家档案局<电子文件归档及电子档案管理规范>、教育部对高校档案工作的要求和我省档案局发布<福建省归档文件整理细则(试行)>的文件精神,以"简化整理,深化检索"为宗旨,加强高校党政系统在办公自动化与公务活动中形成的电子文件与电子档案规范化管理工作,保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性,从而提高了工作效率和管理质量.     

电子文件及其对档案工作的影响

电子文件及其对档案工作的影响扬州工学院谢然本栏编辑王建君随着信息化社会的到来，办公自动化（ＯＡ）正在我国悄然兴起。各种计算机、文字处理机及其它办公自动化设备，正以前所未有的速度进入各类办公机构。“电子文件”这一办公自动化所产生的新型信息载体，也以全新...     

高职院校电子文件归档工作的实践与探索——以伊春职业学院为例

随着档案管理数字化和网络化水平的不断提高,电子文件的数量越来越多,在整个档案体系中所占的份额越来越大已成为不争的事实。通过我院电子文件归档工作实践,笔者认为电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立起科学的归档制度。     

浅析基层人民银行档案管理信息化建设

正档案管理信息化是档案管理适应社会信息化发展的一种基本途径,更是全面提升档案服务水平的必然选择。近年来,基层人民银行办公自动化系统的逐步建立和完善,为档案管理开启信息化模式建立了电子文件数据基础,也有效推动了基层人民银行档案管理电子信息化进程。一、基层人民银行档案管理信息化的现状2003年,在人民银行总行的统一部署下,各地基层人民银行内部办公自动化系统开始运行,公文的制发、上级行文及各级单位的收文均通过办公自动化系统流转,个别     

对县级机关电子文件管理的几点认识

近年来,随着信息技术与网络技术的迅猛发展,计算机设备和技术已广泛应用于社会各项事业的各个环节中,随之而产生了大量具有保存价值的电子文件及其相应的支持软件、参数和其他相关数据,因此,建立电子文件、电子档案归档和管理方法已成为档案管理亟待解决的课题。一、目前在电子文件档案管理中存在的问题1.多数单位领导和档案人员对实行办公自动化产生的电子文件重要性认识不足,未进行电子文件归档,一些单位产生的电子文件处于自生自灭状态。电子文件是近几年才出现的新生事物,虽然国家、省、市相继出台了关于加强电子文件归档的办法和意见,…     

对强化电子文件归档管理的思考

随着办公自动化程度的全面提高,档案全文数字化管理是必然趋势.机关事业单位在日常工作中形成的纸质文件材料与电子文件不断增多,纸质档案数字化处理难度不断加大,通过计算机录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,利用计算机进行档案管理和档案信息的传输,就必须加强电子文件的归档管理工作.……     

对强化电子文件归档管理的思考

随着办公自动化程度的全面提高,档案全文数字化管理是必然趋势.机关事业单位在日常工作中形成的纸质文件材料与电子文件不断增多,纸质档案数字化处理难度不断加大,通过计算机录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,利用计算机进行档案管理和档案信息的传输,就必须加强电子文件的归档管理工作.……     

档案部门编制电子文件功能需求时应把握的基本原则

1．一体化原则。对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理,从文件的生成阶段就要对其质量进行监控,对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。2．完整性原则。要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档,电子档案管理与利用以及系统维护的需要,使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。3．实用性原则。编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理,因此,     

浅谈办公自动化条件下的文件归档

办公自动化为人类社会进入知识经济时代,改变传统的办公手段与方式,收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段,同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化,其结果,使需要归档的文件产生了两大门类:电子文件和纸质文件.……     

基层单位电子文件的管理

随着电子计算机在办公自动化、辅助设计、辅助制造等方面的广泛应用,电子文件也随之产生.电子文件的某些性质与纸质文件有着很大的区别,比如电子文件的数字化信息形态、对设备及标准的依赖性、文件载体的非直读性、信息与载体的可分离性、信息的易更改性等等,这些特性给档案管理工作带来了许多新的问题,例如:不好区分电子文件的原件与复制件;技术发展和更新过快,造成电子文件长久保管的困难;网络电子文件的安全性问题;保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多;电子文件的原始凭证性不好确定;电子文件的法律效力尚不明确等.     

OA电子文件在线归档技术研究

一、OA电子文件管理现状 当今世界信息技术飞速发展,已成为推动社会前进的一项新的革命性技术.进入21世纪后,信息技术越来越深刻地影响着人类的发展.计算机大规模应用在办公自动化方面,特别是OA办公系统,目前,我国许多企事业单位都已经采用办公自动化系统,由此产生了大量的电子文件.这些电子文件是人们在办理公务和一般事务或交流信息过程中产生的工作记录,他们多以文本、图像、声音或影像等形式出现,极大地方便了文件信息的传递和数据共享,在很大程度上提高了工作的质量和效率.同时这些电子文件作为企事业单位的文书档案,需要归档到档案部门保存,目前各企事业单位在文书档案归档时主要是打印纸质文件进行归档,尚未对OA电子文件进行在线直接归档,而从电子文件在查询保管等诸多方面的优势来看,OA电子文件在线归档是文书档案管理的发展趋势,也是对档案工作者提出的一个崭新的课题.     

加强电子档案管理 推进档案信息化建设

计算机技术的飞速发展，促进了计算机在各个领域的迅速应用和普及。大大加快了办公自动化，科研生产无纸化，信息资源利用网络化的进程。计算机广泛应用干办公自动化，计算机辅助设计，产生了大量的cAD电子文件，大量具有保存价值的电子档案进入了档案管理范田，无纸办公，无纸设计，无纸生产对档案工作提出     

关于加快实现文档一体化管理的思考

电子政务、办公自动化、档案管理软件等的应用,使档案管理工作看似越来越容易、越来越方便、快捷.而在实际操作过程中,文档一体化管理难以实现,一方面,不管是电子政务、办公自动化等各种软件形成的电子文件"有人办、无人管"陷入了文件形成部门随意处置电子文件,而另一方面,电子文件收集难,档案部门要通过纸质文件重新录入还原成数字版本的电子文件.