从“外包”视角解读文件中心的成本和管理优势

"外包"作为一个新兴的理念,在实际工作的开展中表现出了较好的成本效应和整合优势.在半现行文件管理问题上,文件形成单位将自身半现行文件管理工作交由文件中心负责,亦可看作是"外包"的过程.本文拟从"外包"视角解读文件中心在成本和管理上的优越性,并由此对在我国建立文件中心提出相关建议.     

试论文件中心在文件管理工作上的优势

文件中心在文件管理上具有独特优势,文件中心的文件管理工作体现了"精简、统一、效能"的科学管理原则,又解决了文件数量膨胀问题,实现了档案资源的合理配置。     

关于《中国档案分类法》 及其在数字转型期的修订价值的思考

《中国档案分类法》的编制目的是建立统一的档案分类检索方法,进而建立全国统一的目录中心.本文勾画档案分类问题研究理论框架和历史脉络,探索数字转型期背景下档案分类,尤其是档案内容分类的价值和意义.在以数据驱动的档案和文件管理大潮中,修订《中国档案分类法》将进一步有利于档案资源整合、数据治理,推动国家治理体系和治理能力现代化.     

浅论商业性文件中心的中国化

受文件中心的鼓舞和启发,欧美许多国家在建立文件中心后不久,又建立了商业性文件中心。它和文件中心一样,都是处理半现行文件管理的一种组织形式,其设置并不隶属于哪一个文件形成单位,而是按照地区建立的社会化管理机构,并且拥有人、财、物和管理的自主权。而与文件中心所不同的是,商业性文件中心代替各有关单位管理他们的半现行文件是有偿的。其管理费用和人员薪水并不靠政府拨款,而完全是自负盈亏。此外,它主要面向工商企业的档案管理。由此可见,商业性文件中心是一个以管理半现行文件为职能的经济实体。     

电子文件管理元数据需求分析理论研究

本文对电子文件管理元数据进行了需求分析的理论研究,提出了需求分析的原则、方法、步骤,并在此基础上建立了电子文件管理需求分析理论框架的模型,为建立电子文件管理元数据体系奠定了基础。     

关于电子政务条件下文档一体化管理的若干问题

一、电子政务以及文档一体化管理电子政务是在电子信息和通信技术的支持下进行的政务活动。我国的党政机关以及其他部门,在经历了20世纪80年代末期到90年代末期将近10年的办公自动化普及过程之后,随着信息网络技术的迅速发展和国家信息基础设施不断完善,现在已步入电子政务的实施阶段。文件管理与档案管理密切相关,文件管理是档案管理的前提;档案管理是文件管理的延伸和发展;文件管理和档案管理是一个统一的系统工程;档案部门人员的参与,是文件管理质量的重要保证;文件管理人员与档案管理人员之间也存在相互依存和相互促进的关系。文件、档…     

建立文件中心是文件管理的客观需要

文件管理主要是指对进馆前的文件进行保管、利用和处理的全部活动,是对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行经济而有效的全面管理。文件管理机构是实现文件有序管理或馆前管理的组织保证,它是临时保存机关现行文件,主要是半现行文件的场所,即文件中心。文件中心是一种独立于机关之外的新型文件管理机构。一、建立文件中心的必要性1.文件数量的急剧增长和类型的大量增加,推动了文件管理的产生。由于人类社会活动的日益丰富,国家管理职能日益复杂,更多的是因为科学技术获得了前所未有的发展,科学技术在档案领域的应用导致文件记录、复制…     

文件中心与档案室比较研究

外国的文件中心是在40年代起源于美国的.1941年美国海军部建立了世界上第一个文件中心.它是介于机关档案室和档案馆之间的一种过渡的档案保管机构,负责档案文件形成单位不经常使用,但又不能最后处理的文件管理.     

国际标准化组织（ISO）数字文件管理需求标准化研究

数字文件管理需求标准主要为数字文件管理提供基础指导,因此,该研究非常有必要。本文针对国际标准化组织（ISO）发布的数字文件管理需求标准进行调研,分析国际数字文件管理需求标准体系架构,探寻其发展趋势及未来走向,以期为我国数字文件管理需求标准体系的建立提供有益的启示。     

文件信息学：起源发展与批判反思

[目的/意义]探究信息学在文件管理领域的起源发展,通过批判反思提出对档案事业和档案学科发展的思考。[研究设计/方法]采用文献研究法,基于信息学、社会信息学、文件信息学等领域的代表性文献,构建信息学概念演变与要素关系模型,并以此为分析框架梳理文件信息学的发展历程。[结论/发现]参照信息学“以技术为中心—以对象为中心—以业务为中心—以人为中心”的发展趋势,文件信息学实现了从技术中心主义到业务中心主义的转变,重视信息技术与组织机构和文件管理的相互建构和相互影响。未来的文件信息学应以人为中心,实现计算、认知和社会的深度融合,建立多利益相关方合作治理机制,进一步融入社会信息化浪潮和数字转型进程,并拓宽档案学学科边界,使其嵌入信息资源管理学科群的协同演进。[创新/价值]提供文件信息学发展演变的整体脉络,以期推动文件管理数字转型持续深化并赋能社会发展。     

美国商业性文件中心IRONMOUNTAIN的运作模式分析及启示

文件中心起源于20世纪40年代的美国,是节约文件管理成本和提高文件管理效率的产物.文件中心因其经济、高效的突出优点后来受到国外的普遍青睐,许多国家效仿美国纷纷建立了文件中心或类似机构.     

现行电子文件中心建设探讨

在电子政务和政府信息公开政策的推动下,一种新的电子文件管理利用模式--现行电子文件中心应运而生.自2004年江苏省常州市建立首家现行电子文件中心以来,电子文件中心建设便在全国各地如"燎原之势"相继展开,如张家港市电子文件中心、绍兴市电子文件中心、天津开发区电子文件处理中心等.     

关于建立『商业性文件中心』的设想

文件中心诞生于二战中美国的军事部门,之后得到美国政府的肯定,并在美国各大州得到推广。战后北美和欧洲许多国家相继建立类似的机构。它是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方性综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构,主要处理办理完毕文件,以其对档案实行社会化、集约化、专业化管理的突出优点被誉为"最富有生命力的新型机构"。而"商业性文件中心"就是其中之一,其除拥有文件中心所具有的以上种种特点外,首先在服务对象上较为具体。"商业性文件中心"主要面向工商企业提供文件管理的有偿服务,为那些没有能力或不愿管理办毕文件的企业提供各种服务。其次     

构建电子环境中的可信任文件管理框架

本研究的目的在于构建一个电子环境中的可信任文件管理框架.通过文献研究和最佳实践,对可信任电子文件管理的有关标准进行整理,并将这些标准进行专家测试,建立了构建电子文件可信任管理所需的因素,即监管、文件保管系统、档案、技术、人员技能和素质.这个框架为良好的文件管理实践奠定了基础.     

文件管理术语国际标准的演进:基于ISO 30300:2011和ISO 30300:2020的比较

ISO 30300:2011《信息与文献文件管理体系基础与术语》修订版《信息与文献文件管理核心概念与术语》于2020年4月正式发布,首次统一了文件管理领域的核心概念和术语及定义。比较新旧标准的研制动机和研制方法论、内容和结构对文件管理工作具有实践指导意义,比较新旧概念图及其变化对理解文件管理标准化的新思想更具有理论指导意义。通过对新旧标准文本构成及要素的比较,讨论了新标准特点及其对中国文件档案标准建设的启示,揭示出国际标准化领域文件管理标准化工作和术语标准化工作的发展方向。     

电子文件管理元数据中关系元素的语义结构探析

关系元素是电子文件管理元数据标准中的一个核心元素。关系元素在语义结构的建立上可以分好几类,有反映核心关系的通用结构、反映专业关系的扩展结构以及反映全面关系的体系结构等。采用不同的结构,其结果所达到的功能和效果也不一样。因此仔细研究、理解电子文件管理元数据中关系元素的语义结构,对其进行微观探析并从中找出规律性的认识,对于更科学地建立我国电子文件管理元数据标准将是十分有益的。     

我国文件中心的构建原则和体制框架

在我国建立文件中心,已有过先例。1988年甘肃省永靖县成立了我国第一个文件中心。中心建立至今已十几年的历程,这十几年的实践过程实际上也是国外先进管理模式与中国国情相碰撞,最后相融合的过程。它的成功为文件中心在中国的建立和推广提供了许多宝贵的经验。2001年底,北京市西城区政府编委批准成立了“西城区机关档案管理中心”,该机构是档案局(馆)的中层机构。2002年4月,经深圳市编办正式发文,成立了直属市档案局的事业单位———“深圳市档案局文件管理中心”。我们可以在此基础上予以借鉴和完善,更好地构筑具有中国特色的文件中心。一…     

文件中心建立形式和布局初步设想──我国当前建立文件中心的再思考之四

一、我国建立文件中心的现实需要笔者认为，我国不仅存在建立文件中心的现实需要，而且这一需要还很迫切。理由主要来自两个方面：一是经济高效化的要求；二是多元化的需求。 首先，尽管我国已建立有比较完备的机关档案室体系，但其整体效能与具有经济和高效优点的文件中心相比还是存在一定差距。其次，不断变化的社会环境和档案工作环境使半现行文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立半现行文件管理机构的多元化需求。我国当前正处在变革时期，社会环境复杂多变，这对档案工作环境产生了相当大的冲击和影响。一方面，国家政治体制改…     

档案管理系统

<正>档案管理系统,通过建立统一的标准,规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理,包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础,业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。档案管理系统,为企事业单位的档案现代化管理提供完整的解决方案,档案管理系统既可以自成系统,为用户提供完整的档案管理和网络查询功能,也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理,或者与MIS信息管理系统相结合,形成更加完善     

国外电子文件中心建设战略与理念透析

起源于20世纪中叶的“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的半现行文件管理机构,曾被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。如今,在电子文件数量激增的推动下,顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的“电子文件中心”．是文件中心向电子领域的推进。本文试以美、澳、英、德、加等国为例来谈谈国外电子文件中心建设的战略与理念。