解读文件级档案整理八大操作流程

1操作流程一:文件收集 文件收集,即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室. 1.1收集范围.上年度处理完毕的文件材料. 1.2收集时间.每年年初(一般在1月～4月). 1.3收集方法 1.3.1 全面收集.即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集. 1.3.2重点收集.即由档案人员重点收集反映本单位职能活动(尤其是专业职能活动)的文件材料和重大活动事件材料. 1.3.3账外收集.即"账外"文件收集."账外"文件,是未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;     

“账内”收集与“账外”收集

文件材料的收集,往往出现一种误区,在实际工作中,文书档案工作人员常常会认为,经领导签发后印制的文件正本即成文件材料收集范围,而忽视文件起草稿和文件修改稿的收集.这是因为印制件清楚,草稿和定稿因圈圈划划,修修改改,添添删删,模糊不清,收集起来给人以不整洁的感觉,进而导致一些最原始材料的遗失,使文件材料的形成失去了依据.为了保证文件材料的完整性、系统性,必须注重文件的原始草稿,这也是档案原始性的要求.     

浅谈文件材料收集的控制措施

收集工作是档案工作的基础,文件材料的收集是指依据一定的收集范围,通过一定的方法将机关各部门和个人手中具有价值的文件集中起来,以便归档整理工作的过程.一个单位的归档文件是否齐全完整,主要是取决于文件材料的收集是否齐全.只有及时地、有针对性地收集各类文件材料,才能避免文件的散失,才能保证本单位档案的齐全完整.……     

谈加强医院档案管理

1 重视档案收集,抓好医院档案管理基础工作 1.1 要把握信息特点做到及时收集.档案人员要根据信息特点做到"眼勤"、"手勤",及时收集文件材料.一是要通过收发文之间的相互联系收集.对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档.二是要利用复印的机会收集.     

中央保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室、国家档案局发出通知做好党员先进性教育活动文件材料收集和归档工作

近日,中央保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室、国家档案局发出通知,要求做好保持共产党员先进性教育活动文件材料收集归档工作.<通知>要求: 一、各地区、各部门、各单位保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室要明确职责,指定专人,认真做好保持共产党员先进性教育活动文件材料(包括纸质文件材料、照片、音像材料、电子文件等)的收集、整理和归档工作,确保相关文件材料的齐全完整.     

医院机关文件材料的收集和归档

随着医院管理的发展,机关文件种类增多,数量增大。为了确保文书档案材料齐全、完整、准确,做好机关文件材料的收集归档工作是十分重要的。就此对机关文件材料的收集与归档的问题谈点个人粗浅的认识。一、存在主要问题及原因1.应归档的文件材料收集不全。目前应归档的文件材料收集不全,主要是指未经文书人员收文登记的“账外文件”。这些文件材料来源渠道和内容多,涉及面广,并具有重要的参考价值,若散存在业务部门或个人手中,不易控制与管理,归档时难以收集齐全。各个部门兼职档案管理人员身兼数职,没有足够精力和时间从事文件的整理保管工作…     

计划跟踪控制是档案完整的保证

做好文件材料(包括科技文件材料,以下简称文件材料)完整的归档工作;是档案工作建设中的一个特别值得注意和探讨的问题。过去一个相当长的时期,只注意到从收集和“三参加”时开始抓起。实践证明,有好多非常宝贵的文件材料,到收集和“三参加”时早就散失了.要达到文件材料完整的归档。必须做好文件材料的计划、跟踪、控制和归档工作。1.计划。为了克服档案工作建设中的盲目性,增     

机关文件材料收集归档工作之要素

机关文件材料收集归档工作是档案工作的基础和前提。在机关体制改革、职能转换后,如何进一步加强机关文件材料的收集归档工作,是当前需要认真研究和探讨的问题。笔者就机关文件材料的收集归档工作之要素,谈几点粗浅的看法。一、科学的归档范围文件材料的归档范围是收集归档工作     

电子文件材料及时收集的重要性

归档文件材料的特性成型于文件材料形成过程,归档文件材料的质量则取决于文件形成后的文件材料管理工作。从档案管理的角度来说,文件材料管理工作就是文件材料的收集积累工作,是档案工作的起点,其工作质量的好坏直接决定了档案的质量,非常重要,必须认真做好。电子文件材料,作为一种新兴的文件形式,它所独具的特性决定了电子文件材料只有及时收集积累,才能保证电子文件材料的齐全、准确、完整、有效。一、如不及时收集、积累,极可能造成电子文件材料的散失,影响其完整性电子文件材料信息与载体的可分离性,决定了电子文件材料如果不及时收集起…     

浅谈房改档案的整理与归档

房改档案即住房制度改革过程中形成的档案.在房改中,特别是出售公房形成了许多文件材料,这些文件材料反映了房改全过程,记录了每个购房户的购房情况.保证这些文件材料齐全完整,及时收集、整理、归档,既是房改工作的重要环节,也是档案工作者的责任.现结合工作实践,对房改档案的收集、整理与归档谈谈自己的看法.     

浅谈学校档案的管理与功能

一、学校档案的收集和鉴定文件材料的收集是档案管理过程中的重要环节,文件材料收集不全,就会直接影响归档文件的质量。因此,在进行文件材料的收集时,要确定专人,及时到学校各部门查找,不能等、靠,要主动把各级部、各教研组以及办公室每学年的档案材料收集齐全。     

再谈重点工程建设档案管理

<正>重点工程建设档案是科技档案的重要组成部分.也是企业科技档案的主体.如何做好重点工程建设档案的管理?笔者认为:首先,要做好收集工作.重点工程建设科技文件材料(工程立项、申报、审批、可行性研究、前期文件、土地征用文件、设计书、协议、施工承包合同等),在旧档前是处在形成过程和现行使用过程当中,它们是现行的科技文件材料.通过收集归档,就转化为科技档案,发生了基本属性的变化.认识并且承认这种变化,是我们做好收集归档后科技档案管理工作的实践基础和理论基础.     

『归档通知书』效果好

大同市自来水公司档案馆在采用目标管理责任制加强档案管理的同时,适时下发"归档通知书"收集文件材料,保证了文件材料的完整和及时归档,收到了良好效果.     

金塔县举办党的群众路线教育实践活动文件材料整理归档培训班

正为做好教育实践活动文件材料收集归档及整理工作,近日,中共金塔县委组织部、金塔县档案局联合在县委党校举办了一期党的群众路线教育实践活动文件材料整理归档及相关档案业务培训班。培训班围绕教育活动文件材料收集归档范围及整理操作规程,重点对《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规     

基本建设项目文件材料收集归档工作初探

本文针对基本建设项目文件材料收集归档的特点,就其存在的收集困难、归档不完整、整理不规范等问题,提出建立健全基建档案管理制度、建立分阶段收集归档流程、提升基建档案管理人员整体素养等做好基本建设项目文件收集归档工作的方法.     

加强企业文件材料收集归档工作

企业文件材料的收集归档,是指将已经办理完毕或告一段落的具有保存价值并经过整理的企业文件材料,按照归档制度随时或定期移交到企业档案部门.企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础,为档案管理工作提供了实际的管理对象,是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段.……     

浅谈科技档案收集工作的系统化和规范化

科技档案收集工作时将分散在各业务机构或个人手中的科技文件材料集中到科技档案室,以及将各企业、事业单位和主管机关保存的科技文件材料集中到专业档案馆的工作.由于科技档案收集工作是档案实体管理工作程序中的初始环节,因此,系统化和规范化就非常必要,应进行科学地组织和实施.     

谈学校文件材料的收集

档案来源于文件,要做好档案工作,首先要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是指按照党和国家的有关规定,依据收集范围,通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的文件集中起来,以供系统分类和立卷整理工作。文件收集工作是档案工作的起点,没有文件的收集工作,就没有完整、科学、系统的档案。而档案馆(室)所管理的档案,并不是全部由档案馆(室)自己形成的,它是机关单位在日常工作中形成的有利用价值的文件,这些文件分散在各个处理部门,不收集起来,时间一长就有可能散失。档案工作人员把这些文件收集起来,按一定的分类标准整理归档,…     

"账外"文件的收集难点及对策

一年一度的归档工作中,作为档案管理人员感到最头疼的并不是分类、立卷,而是如何保证文件材料的齐全完整,而其中,较难是"账外"文件材料的收集.     

如何解决“账外”文件收集难

一、账外文件收集的难点何为“账外”文件?通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无“账”可查的文件。“账外”文件未经文书部门登记,因而不仅文件形成过程难以控制,而且事后收集也特别困难,主要体现在以下几个方面:1.收集“账外”文件力度不足。“账外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料,涉及的面广,每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料,而档案人员不可能直接参与各职能部门活动,有的只不过是兼任一个单位的文书或文件收发工作,无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综…