浅议高校档案管理与公共关系

目前,高校档案馆(室)一方面收集高校各档案形成者所产生的档案材料,经过整理、鉴定、保管在档案馆(室)内;另一方面,又通过档案用户把贮存的各种档案信息传播出去,为高校教学、科研、党政管理服务,发挥高校档案的经济效益和社会效益.在高校档案形成者,档案用户之间,高校档案馆(室)起着一个档案信息接收、加工、贮存、传播的作用.公共关系是搞好高校档案馆(室)与档案公众沟通、交流的一种有效管理方法.高校档案管理要求与各个档案形成者建立良好的协调关系,即要在高校档案馆(室)与档案公众之间建立一种双向沟通渠道,树立档案馆(室)在档案公众中的良好形象,让档案公众了解、理解、支持档案馆(室)的工作.     

树立“大档案”理念创资源整合新模式——苏州市相城区建设专业档案中心的探索和思考

档案蕴涵着极其丰富的知识和信息,有着极为重要的利用价值.但是,档案产生于不同的主体,具有形成分散性的特点,如何对分散的档案进行有效整合和管理,形成利于开发、易于共享的社会资源,是档案事业适应新形势发展的客观需要,也是各地档案部门长期关注、努力解决的重大难题.2014年中共中央办公厅、国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出“科学整合档案信息资源.建立以档案行政管理部门为主导、备行业主管部门密切配合、档案馆(室)集中统一管理的档案资源管理架构.档案行政管理部门要统筹规划,支持和鼓励打破部门和条块分割,整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆(室)及不同地区档案馆(室)的档案资源,推动档案资源科学配置和高效利用.”     

依法治档中“治档”应作何理解?——谁来治、治什么、如何治

依法治档中的“治档”就是管理档案事务的活动.各级党委和政府,档案行政管理部门和相关部门,档案馆(室)、相关机构及其工作人员和公民是“治档”的主体.三者各自承担着相应的管理责任(义务)和享受着相应的权力(权利).当前,档案行政管理职能正在由微观管理向宏观管理转变,由业务指导为主向依法监管为主转变,依法治档时代已经来临.实...     

高校毕业生成绩档案利用价值与规范化管理研究

在经济全球化、高等教育快速发展的大趋势下,高校档案馆(室)办理学生成绩证明每年持续增长,需要高校档案工作者抓住机遇,探索学生成绩档案的科学管理和开发利用。本文结合实际,从两个方面来论述:一是高校毕业生成绩信息档案的利用价值;二是采取有效手段,规范学生成绩档案的管理。各级档案馆(室)的档案工作者应当顺应时代的需要,看准时机,循序渐进地推动高校毕业生成绩档案的社会贡献力,即高校毕业生学生成绩档案的利用价值。     

审时度势做好重要档案监控工作

本文所指重要档案是指一个地区或单位,在开展重要工作或举办重大政治、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中形成的有保存价值的各种文件、数字、图表、声像等材料.是反映一个地区或单位在一定时期重点工作或重大活动历史面貌的第一手材料,抓紧抓好重要档案监控工作,是丰富档案馆(室)藏内容,优化档案馆(室)藏结构的重要途径之一,是档案行政管理部门履行职责、依法行政的重要任务.本文就如何加强重要档案监控工作做粗浅探讨.     

室藏档案数字化存在的问题及对策

当前,各级国家综合档案馆都在实施馆藏档案数字化工程,部分档案馆已经实现了馆藏档案数字化率100%的目标.但很多基层立档单位的档案数字化工作刚起步,还存在一些问题,解决好立档单位室藏档案数字化问题,是当前档案行政管理部门的重要任务,也是实现"馆室一体化"的重要前提.     

做好档案馆(室)自身档案的立卷归档工作

档案馆(室)是集中管理档案的专门机构,它自身也产生档案.这些档案是档案馆(室)在各项业务管理工作中形成的、具有保存价值的文件材料,将这些文件材料及时立卷归档,对档案馆(室)自身的建设以及工作延续发展至关重要.笔者认为档案馆(室)自身所形成档案的归档范围应包括以下内容:     

抓目标管理促档案工作发展

高校档案工作标准化、规范化是"办好高校的重要基础工作之一".近几年来,高校档案馆(室)大胆探索新形势下高校档案管理的新路子,充分利用档案资源服务教学、科研、管理等工作,通过开展目标管理活动,全面加强高校档案规范化建设.     

高校档案信息化建设初探

信息技术的高速发展,给高校档案工作者带来了压力和挑战,同时也迎来了新的发展机遇.特别是计算机技术和网络技术在档案馆(室)管理中的应用日趋广泛,使得档案馆(室)功能发生了巨大变化.     

档案整理和数字化加工服务外包的实践与思考

在国家促进服务外包产业发展,推动政府服务外包的政策背景下,政府部门拓宽购买服务领域,将后勤性服务和行政工作相关的技术服务承包给有资质的社会组织和专业服务企业,从而促进政府职能转变,建立政府与市场高效互动的新机制.南京市档案局自2010年起在全市试行档案整理服务外包,其本质是将原先由各级档案馆和机关档案室内部承担的档案整理工作从行政和业务工作中剥离,转而将更多精力投入各门类档案的收集与信息化建设中,解决政府资源限制和提供公共服务效能的矛盾冲突.这是在保证档案信息安全的基础上,在档案行政管理部门监管下对档案馆(室)与服务外包企业合作模式的探索和尝试.通过面向社会招标,将档案整理和数字化加工交由专业企业来完成,充分调动企业作为市场主体的能动性,利用社会资源缓解从机关档案室到国家综合档案馆的基础工作压力.     

谈文书档案鉴定工作

<正>文书档案鉴定工作是档案工作的一项重要内容,也一直是档案馆(室)工作的难点。长期以来,对档案鉴定工作的认识和实践工作存在着一定的局限性,具体表现在以下几个方面:一、文书档案鉴定的局限性1.文书档案需要鉴定的数量大,给进馆(室)的鉴定工作带来了难度馆(室)量一直是档案界衡量档案馆(室)的规模以及达标升级的标准之一,这就使一些不具备进     

划分全宗的标准应当统一

全宗是档案馆 (室 )对档案进行科学管理的基本单位 ,按全宗管理不仅是档案馆 (室 )按来源区分档案的一种整理方法 ,而且也是国家规定的档案管理原则 ,即档案馆 (室 )档案的最高层次必须按全宗分类整理。全宗原则的核心是来源原则 ,即档案馆 (室 )档案的最高层次的分类必须“从出处立根” ,维护机关、团体、企业事业单位和著名人物所形成的档案有机体的完整性。违背全宗原则 ,不仅会给档案的分类整理造成困难 ,使档案的保管造成混乱 ,而且还会给档案的价值鉴定和开发利用带来不便。然而 ,目前不少档案馆 (室 )都存在违背全宗原则 ,区分全宗的…     

对档案编研工作的再认识

80年代以来,档案编研工作同整个档案工作一样发展很快,地方综合档案馆相继成立了编研机构,县馆无编研机构的也设有专职编研人员,加之档案馆(室)达标升级活动的开展,使档案馆(室)的编研工作得到了空前规模的发展,编辑或出版了一大批编研成果.这些编研成果,其中不乏精品或取得了一定的社会效益,但也有相当一部分是粗制滥造、东拼西凑的.近几年,许多编研工作者进行了编研理论与应用方面的研究和探索.笔者从事过编研工作,结合自己的体会,认为档案编研工作的开展,应从以下几个方面做起.     

浅谈档案史料的征集工作

档案的征集,是各级各类档案馆(室)工作的首要任务之一,由于历史的原因,现在多数档案馆(室)保存的档案资料不全,特别是年代久远的档案残缺更为严重,古代档案几乎是一片空白.……     

基于高校开展档案远程服务的探索

本文阐述了高校开展档案远程服务的时代背景,对高校开展档案远程服务做了初步探索.高校档案馆(室)应与时俱进,开拓进取,积极开展档案远程服务,更好地为高校和社会服务.     

对高等学校档案馆(室)规划与建立档案检索体系的探索

档案检索体系.是指为充分开发档案信息,以满足利用者多方面需要,运用各种检索工具从不同角度与层次揭示馆(室)藏,而建立起来的具有档案信息管理与检索功能的综合性系统。它是由各具功能特点的若干手工或机检的子系统组合而成的有机整体。高校档案馆(室)建立实用的档案检索体系的任     

云南省档案局馆顺利完成机构改革和人事制度改革

3月30日,云南省档案局馆机构改革和人事制度改革工作顺利完成。根据云南省人民政府办公厅关于印发云南省档案局(云南省档案馆)职能配置内设机构和人员编制方案的通知,云南省档案局(云南省档案馆)实行一个机构两块牌子,为省政府办公厅管理的副厅级事业单位,履行全省档案行政管理和档案保管、利用两种职能,内设办公室、档案馆室业务督导处、经济科技档案业务督导处、法规宣教处、征收整理部、档案资料保管部、保护技术部、社会利用部8个职能处(部、室)和机关党委(人事处)。省档案局馆事业编制101名(离退休服务人员1名),其中33名参照《国家公务…     

电子档案的法律效力问题探讨

随着电子文件的日益普及,电子档案的法律效力问题成为信息时代一项重要研究课题.怎样使电子档案与纸质档案享有同等法律地位,确认电子档案的法律效力呢?笔者从三个方面对此进行了探讨.一是认为电子档案具有法律效力的基础是要明确档案馆(室)等档案管理部门在电子文件管理中的地位.     

对档案统计年报的一些思考

档案统计是采用定量的方法,对档案和档案工作进行分析、研究,用指标数字来反映档案和档案工作的现状、模式、水平等,以揭示档案工作在具体时间、地点和条件下的数量、质量和发展情况.而统计报表是档案统计工作中的一项制度,建立基本的统计报表制度,对档案行政管理机关搜集必要的资料,及时掌握情况,发现问题,进行指导,改进与安排工作,是十分必要的.因此,各级档案行政管理部门每年都定期下发《档案馆(室)基本情况年报》,要求各个档案馆、档案室按时如实填写上报.事实证明,这种做法取得了良好的成效,但是随着社会的发展,档案种类不断增多、管理方法不断变化、服务范围不断扩大、服务手段不断提高,现行的档案统计报表也出现了一些与现实不相适应的地方.     

高校文秘人员如何做好档案工作

高校文秘人员是高校各部门文件材料的直接形成者,并承担着文件材料的收集、整理、归档工作.高校档案馆(室)档案材料质量如何,与他们有直接关联.特别是在高校档案专业管理人员相对较少和高校行政管理、教学科研、外事、出版、基建等各项活动文件材料日益增多的情况下,更显示出了高校文秘人员参与高校档案工作的重要性.