档案分级鉴定及相关问题思考

一、从文件生命周期到档案运动周期所谓文件生命周期,是指文件从产生、完成现实效用被暂时保存起来,直到其全部使用目的已经达到再无价值而销毁,或者因其具有永久保存价值而转化为档案被永久保存起来的过程。对于文件生命全过程的划分,国内外学者有不同的看法,有的档案学者将文件生命过程分为现行、暂存和永久保存三个阶段;有的档案学者则将文件生命周期划分为文件形成、使用和维护、鉴定和选择、文件的档案管理四个阶段。我国档案界在研究文件生命周期理论时也基本上都是根据文件价值的变化划分文件运动阶段,并且大多数人同意陈兆教授的…     

濮阳市档案局（馆）10年（1988—1997）形成的文件和档案综合统计分析

在我国,长期以来一直认为保存的永久档案太多,但究竟多到什么程度,说法不一,差别悬殊.有的认为"我国永久保存的档案占20～30%";[1]也有的认为:"我国各机关形成的档案材料,被确定为永久保存的比例,均在30%至40%之间";[2]还有的指出:"我国进馆档案比例过高,进馆中永久卷占的比例为50%,至少也达30%".     

电子文件系列讨论之十二——电子档案的鉴定销毁

电子档案的鉴定、销毁,是电子文件至电子档案管理中不可缺少的工作步骤和环节,必须认真对待.过严,将应当归档保存的电子文件、电子档案销毁,造成历史记录和人类记忆的短缺;过宽,将不应该长期或永久保存的电子文件、电子档案都保存,信息量剧增,档案信息系统负担过重,开销很大,造成很大浪费.所以,失之过严和过宽,都将会给电子档案管理造成无法挽回的损失.     

关于档案馆接收档案期限的思考

档案馆接收档案的期限，在《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等法规性文件中，都有明确的规定。按要求，省级以上档案馆接收立档单位保存二十年左右的永久保存的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保存十年左右的永久、长期保存的档案。     

论我国档案保管机构的性质——档案工作系列论文之二

档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构是我国现有的四类档案保管机构,作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织,但不一定是过渡性机构;永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构,其"公共性"存在局限性;文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构。     

八面来风

美国永久保存并开放亚裔移民档案(含孙中山个人资料)近日,美国公民与移民服务局将近4.4万份亚裔个人移民档案移交到旧金山南郊的国家档案馆永久保存,向公众开放,其中包括孙中山的照片和个人资料等。这批被称为"A类档案"的个人文件主要记录了1960年以前赴美、1860年至1910年出生的亚裔移民史料。内容包括入籍记录、家庭及个人照片、出生证明结婚证和面试翻译文件等。美国政府从1944年开始保存这些个人移民文件目前保存了5900万份个人移民档案。自2009年6月起已有4批档案文件移交到圣布鲁诺和密苏里州堪萨斯市的国家档案馆两地永久保存。(摘自上海档案信息网《北京的胡同四合院》展览开幕四合院档案公开近日,北京文博系统与档案系统首次合办的展     

什么是档案?

档案（ＡＲＣＨＩＶＥＳ）这个术语是指：Ａ,具有持久价值而永久保存的文件;Ｂ,储存档案材料的建筑物、房屋或贮藏地;Ｃ,负责处置和管理档案材料的团体。本文把档案作为永久保存的文件来讨论。所有的文件都是档案吗？不,所有的档案都是文件,但并不是所有的文件都能成为档案。政府机构、个人或团体产生和积累的文件,包括案卷、报告书、计划表、照片、影片、录像带、光盘和计算机数据库,它们中的许多一旦失去了现行效用即被销毁,而被保存起来的那些文件,则由于具有持久价值而被称作档案。怎样选择档案？如果文件满足某种标准,就被…     

浅谈文档类电子文件格式及其特点

电子文件的格式决定其所存信息的存储结构,档案部门保存的电子文件能否永久服务于社会,其保存的电子文件格式至关重要,本文主要针对文档文件格式进行探讨,以供档案工作者参考。     

论电子档案的"双轨制"

电子文件对档案工作带来了深刻的影响.如何保持档案的原始记录性成为档案工作者关注的主要问题.一些专家学者认为"为了方便电子文件的利用,永久保存和维护其原始性,在一个机关,物理归档与逻辑归档可以并行".也就是"纸质文件与电子文件长期并存,双轨运行".     

美国NARA档案保存策略框架及其项目研究

美国NARA重视档案保存,发布了四份针对2017至2022年档案保存的策略文件,这四份策略文件内容丰富,并且在背景和合作方面存在一定的联系.同时,NARA开展了保存项目,由四个部门通力协作、各有侧重,共同维护传统档案和数字档案的安全.美国的保存项目和保存策略制定对我国开展相关工作具有一定的启示价值,主要包括:一是重视数...     

文件生命周期理论三流派及在中国的"适用"之争

一 什么是文件生命周期呢?美国档案学者詹姆斯·B·罗兹认为:"是指从文件的产生,经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段,一直到其现实效用的消失,或者当其全部使用目的已经达到时,对其进行销毁,或者因其具有永久保存的价值,而把它们作为档案,赋予新的使命的整个周期."他还把该周期划分为四个阶段:A.文件的形成.B.文件的利用和维护.C.文件的处置.D.档案管理.前三个阶段又同隶属于文件管理阶段,与档案管理阶段并列为两大阶段.(1)中国档案学者陈兆祦先生认为:"文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的,这个过程就是文件的运动周期,也可以称它为‘生命'周期."(2)换言之,文件从其形成、使用到(因丧失保存价值而)被销毁,或作为档案永久保存并继续实现其社会价值的完整运动过程,就叫做文件生命周期.这个生命周期应该把文件保存在机关档案室(或文件中心、联合档案室、中间档案馆)和国家档案馆(或其他终极性档案馆)这两个阶段都包括在内.     

文件用纸的选择和保管研究

文件用纸的选择和保管直接影响档案的寿命.本文在北京地区文件用纸选择和保管现状的调查基础上,对常用文件用纸的耐久性进行了实验分析,提出了提高文件用纸采购人员对纸张耐久性的认识、根据纸张用途选择适合的文件用纸、加强对未使用文件用纸的保管等措施,以满足档案长期或永久保存的需要.     

论档案资源建设

由于档案具有来源的广泛性、多样性,内容的丰富性、综合性等诸多特点,因此,"档案远不仅指过去活动中形成的书面的文件,远不仪指由政府机关、私人团体、个人以及家庭产生的值得永久保存的文件总体.     

准确界定档案保管期限在高校档案管理中的作用

根据高等教育发展要求和高校的具体情况,准确地理解和把握界定档案保管期限的原则,合理地界定档案保管期限,是一项重要的基础性工作.高等学校在教学、科研和行政管理中形成的大量文件材料,凡具有价值的都应立卷归档.但这些文件材料的保存价值并不相同,有的具有长久保存价值,有的则只在一定时期内有保存价值.因此,根据文件材料的不同保存价值界定不同的保管期限,对于高校档案工作的规范化建设有着积极的作用.     

关于档案馆接收档案期限的思考——兼议档案法规的修订

档案馆接收档案的期限,在《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等法规性文件中,都有明确的规定。按要求,省级以上档案馆接收立档单位保存二十年左右的永久保存的档案;省辖市(州、盟)和县级档案馆接收立档单位保存十年左右的永久、长期保存的档案。我们分析,在二十多年前做出这样的规定,是充分考虑了当时的工作和各方面情况的:便于机关工作。档案形成之后,首先的、主要的利用者是其形成单位。档案的形成者在进行行政管理、经济管理和生产建设等活动时,都需要大量查阅利用本机关单位形成的档案。人们习惯上把档案对形成者的作用,称为第一…     

在建工程项目在线文档管理研究与应用

为使档案资产为企业发展发挥更大的作用,工程项目管理部门和科研部门在日常业务工作中迫切地希望能够将工程项目中各阶段的成果性文件永久、规范地保存,并且能够方便各个部门对其利用.作为工程项目的成果性文件,如设备图纸、设计方案等是工程项目的重要产出,也是企业重要的无形资产.     

强化档案馆利用中心功能浅议

档案馆是我国法定的专门保管档案的部门.根据有关文件和《档案馆工作通则》的规定:档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心.     

电子时代档案保护的挑战与机遇

社会活动中产生的文件是人类社会的集体记忆,不少档案还具有作为学习和研究源的作用,因而人类社会活动中产生的档案必须被保存,有些还得永久保存。 档案馆是保存档案的机构,几个世纪以来,档案工作者通过对各类档案的安全存贮、维护与著录,已……     

永久档案无限期保存的负面效应及改进

国家档案局颁发的文件材料归档范围及保管期限表规定：档案保管期限分为“永久”、“长期”和“短期”三个档次，永久档案需永久保管，无限期地保存下去。而实践证明，由于永久档案的先天不足，划分等级过宽，鉴定时持宁高不低等原因，带来不利干馆(室，下同)藏档案的优化等一系列弊端。所以档案永久保管而不作定期鉴定，任其无限期地保存下去，确系利少弊多，有改进之必要。本文就此问题谈点拙见，有求干同行指正和赐教。     

电子文件管理元数据规范（续）

(接上期)(6)档案仅仅是文件运动过程中文件特定状态的名称.只要人们有主体需要,也就是只要客观上有需要,文件就可以被认定为档案,而不管其运动到什么阶段,文书处理程序有否完毕,具有什么样的价值(不管是第一价值,还是第二价值;保存一刹那的价值,还是永久价值;现行价值还是非现行价值)."按一定规律有意识保存"才是文件向档案转化唯一最重要的条件和标志.①