如何解决“账外”文件收集难

一、账外文件收集的难点何为“账外”文件?通常是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无“账”可查的文件。“账外”文件未经文书部门登记,因而不仅文件形成过程难以控制,而且事后收集也特别困难,主要体现在以下几个方面:1.收集“账外”文件力度不足。“账外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料,涉及的面广,每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料,而档案人员不可能直接参与各职能部门活动,有的只不过是兼任一个单位的文书或文件收发工作,无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综…     

市场经济中档案信息资源的收集和开发

1 重视原始记录的收集,扩大归档的范围和内容 原始记录的收集是保证档案信息质量的基础.按照归档制度对单位各部门应当归档的原始文件材料进行及时、完整的接收,是档案工作的一项首要任务.     

“账外”文件材料收集的难点及对策

“账外”文件材料通常指未经文书部门登记，在收发文登记中无据可查的文件，但它又往往是构成最有价值档案的主要来源。在实际工作中，“账外”文件材料常被不经意地忽视了，究其原因主要是收集难，这也是各种门类档案收集工作中存在的共性问题。对此，笔者就文书档案“账外”文件材料收集过程中存在的问题和原因以及应该采取的相应对策，作一浅析。     

谈“非典”防治档案的收集

今年开春以后,浙江省在杭州市发现了四例输入性传染性非典型肺炎临床诊断病例。省疾控中心在开展非典防治工作过程中,形成了大量文字、声像、光盘等各种门类、载体的档案材料。回顾这一过程,我们就做好非典防治专题档案的收集工作,谈些工作方法和体会。一、非典防治专题档案收集的范围非典防治专题档案主要包括以下几个方面的材料:1、领导重视方面的材料。各级领导纷纷来中心视察、检查非典防治工作,并作了许多重要的指示,发表了重要讲话,有的留下了题词,等等。所有这些文字、声像资料都是非常宝贵的。2、技术方面的材料。主要有与非典防治…     

浅谈文件材料收集的控制措施

收集工作是档案工作的基础,文件材料的收集是指依据一定的收集范围,通过一定的方法将机关各部门和个人手中具有价值的文件集中起来,以便归档整理工作的过程.一个单位的归档文件是否齐全完整,主要是取决于文件材料的收集是否齐全.只有及时地、有针对性地收集各类文件材料,才能避免文件的散失,才能保证本单位档案的齐全完整.……     

浅析城建档案的收集与整理

<正>一、城建档案定义1.城建档案,是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文字材料。它是历史的原始真实记录,是城市建设和管理的重要依据及信息资源。城建档案工作包括,收集、整理、鉴定、统计、保管利用等。城建档案的收集是工程竣工文件材料转化为档案的重要环节,是城建档案工作的起点和基础,它是丰富馆藏的重要手段。城建档案的收集工作与其他各个环节的工作相比,它处于一种特殊地位,城建档案的收集是立卷归档     

加强企业文件材料收集归档工作

企业文件材料的收集归档,是指将已经办理完毕或告一段落的具有保存价值并经过整理的企业文件材料,按照归档制度随时或定期移交到企业档案部门.企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础,为档案管理工作提供了实际的管理对象,是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段.……     

武警院校档案收集工作之我见

档案收集工作是武警院校档案工作中极为重要的环节.它既是取得档案信息资源,丰富档案内容的重要手段和途径,也是档案整理、保管和利用工作的前提和基础.武警院校组建时间相对较短,档案工作起步较晚,虽然经过各级的共同努力,使院校档案工作初步进入正规化建设的轨道,但档案的收集工作仍然存在着一些不容忽视的问题,主要是:档案收集不齐全,档案内容不完整,有些重要的无文号的文件材料和成套性、系统性的文件材料难以收集.存在这些问题的主要原因是:教职员工档案意识比较淡薄,档案管理人员责任心不够强,有关领导机关和领导干部对档案工作重视不够.因此,做好武警院校档案收集工作,笔者认为应抓好以下几点.     

谈学校文件材料的收集

档案来源于文件,要做好档案工作,首先要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是指按照党和国家的有关规定,依据收集范围,通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的文件集中起来,以供系统分类和立卷整理工作。文件收集工作是档案工作的起点,没有文件的收集工作,就没有完整、科学、系统的档案。而档案馆(室)所管理的档案,并不是全部由档案馆(室)自己形成的,它是机关单位在日常工作中形成的有利用价值的文件,这些文件分散在各个处理部门,不收集起来,时间一长就有可能散失。档案工作人员把这些文件收集起来,按一定的分类标准整理归档,…     

突破高校人事档案收集“瓶颈”的思考

一、要突破思想观念上的"瓶颈" 高校干部人事档案工作不仅是档案人员的事,还涉及到学校党政领导、各业务部门的承办人员,只有领导重视、各业务部门支持、档案人员共同努力,才能把这项工作做好.档案工作人员要走出档案室,发挥档案收集环节对外联系的特点,放宽视野,主动扩大联系范围,熟悉和掌握档案的形成规律、工作程序,善于发现档案收集的线索,不厌其烦地进行收集.     

企业基建工程竣工文件材料的收集归档

一、遗留工程竣工文件材料收集归档工作 由于种种原因,前些年有的企业存在胡子工程,建设规模大,子项工程多、施工单位多、项目变动大、建设周期长、竣工后文件材料迟迟不能归档,影响基建档案的正常利用.这是不少企业档案部门棘手的问题.     

浅谈科技档案收集工作的系统化和规范化

科技档案收集工作时将分散在各业务机构或个人手中的科技文件材料集中到科技档案室,以及将各企业、事业单位和主管机关保存的科技文件材料集中到专业档案馆的工作.由于科技档案收集工作是档案实体管理工作程序中的初始环节,因此,系统化和规范化就非常必要,应进行科学地组织和实施.     

科研档案收集难的成因与对策

科研档案是科研工作的原始记录,科研档案管理是科研管理的重要组成部分,科研档案管理水平的高低直接影响科研工作的发展。但是,目前科研课题文件材料收集困难,科研档案保存不完整的问题较为突出:归档的科研档案,大多数只有来源性材料、成果性材料,缺乏核心技术材料,不能反映出科研成果的真正水平;一些应该归档的科研课题文件材料根本未收集起来,使科研课题文件材料残缺不齐。这些问题应当引起档案部门的高度重视,要认真分析科研档案收集困难的原因,根据科研课题文件材料产生形成的规律与特点,采取切实有效的措施,努力做好科研档案的收集工作。     

做好“帐外”文件的收集与整理工作

在实际工作中。档案难以收集齐全完整的主要部分是"帐外"文件。所谓"帐外"文件,就是没有经过文书部门或文书工作人员登记,确有保存价值的文字材料,主要包括会议材料、调查报告、专题总结、情况反映、光荣册、花名册、合同书、协议书、统计报表、调研材料等。这些文件材料来源渠道很多,内容庞杂,涉及面广,收集起     

如何解决当前应归档材料收集难问题

检察档案是对检察工作进行评价的重要依据。档案材料的收集既是检察档案管理的初始环节和启动环节,也是确保检察档案齐全完整的最为重要的环节之一。本文结合《中华人民共和国档案法》和目前检察机关档案管理的有关规定,就检察档案材料收集中存在的问题及对策谈一些粗浅的看法。一、档案材料收集难的表现形式按照目前检查机关档案分类来看,检察机关的档案一般包括:诉讼档案、文书档案、声像档案、会计档案、基建档案、实物档案、磁性档案、设备档案共八类。从目前的情况来看,诉讼档案、会计档案的管理是比较规范的,一般不会发生问题,这主要得益于法律的规定、程序的严谨、责任的明确等方面。而其它档案材料的收集则往往会出现这样那样的问题。主要表现在以下几个方面。一是文书档案材料收集难。文书档案记载的是检察机关行政业务工作情况,这方面的材料收集主要有以下几个途径:本院发文、上级来文、内部资料。从目前的情况看,本院发文、上级来文因为收信多数要通过本院的收发文部门,因此这方面的材料收集起来,难度不是很大。但是在上级来文中,有一类是会议发文,即上级有关部门召开专门会议时发的需要下级机关执行的文件,因为不通过收发文部门,因此这一类文件如果不注意收集,就有可能造成...     

再谈科技档案的收集

档案的收集工作,是科技档案部门按照一定的归档制度和手续,对本单位在生产、建设和科研活动中形成的具有保存价值的科技文件材料,有目的、有计划地进行接收和对零散科技文件材料的收集。如何做好科技档案的收集工作,笔者根据自己多年工作实践,认为应从以下几个方面着手……     

电子文件材料及时收集的重要性

归档文件材料的特性成型于文件材料形成过程,归档文件材料的质量则取决于文件形成后的文件材料管理工作。从档案管理的角度来说,文件材料管理工作就是文件材料的收集积累工作,是档案工作的起点,其工作质量的好坏直接决定了档案的质量,非常重要,必须认真做好。电子文件材料,作为一种新兴的文件形式,它所独具的特性决定了电子文件材料只有及时收集积累,才能保证电子文件材料的齐全、准确、完整、有效。一、如不及时收集、积累,极可能造成电子文件材料的散失,影响其完整性电子文件材料信息与载体的可分离性,决定了电子文件材料如果不及时收集起…     

跳出收集说收集

笔者每年在进行业务指导中,都能碰到一些档案员,特别是新手,抱怨立卷工作中一大头疼事就是文件的收集工作。为了将文件材料收集齐全,是如何跑断腿、磨破嘴,如何挨批评、受委屈,结果还是收不全。...     

后续材料的收集

随着科学技术是第一生产力这一地位的确定,各领域的科研工作范围也不断地拓展,这必然使基层科研档案的收集面临着许多新情况、新问题,如:科技成果鉴定归档后,科研工作并没有结束,还要进行成果上报、评奖、推广和应用.这一系列的活动必然会产生新的科技信息,这些信息通过各种渠道反馈到有关部门后,就必然产生有关信息的收集问题.这一环节虽早已引起科研档案主管部门的关注,并在制定相关规定时,已把反馈信息、科研推广、工程验收后的续建材料等列入了科研文件材料的归档范围,但是目前仍有相当一部分的后续材料没有及时、完整地归档.为此,基层科技档案人员应结合实际,贯彻落实有关规定,确保科研档案的完整、准确、系统、安全,以利开发、利用.     

谈企业技术档案的收集工作

企业档案工作是企业管理的基础,而企业文件材料的收集则是这个“基础”的基础。没有了收集也就没有了档案材料,没有了档案材料,企业档案工作也就成了无源之水。档案收集工作做得好坏,直接影响着档案的数量和质量及利用效果。它与企业的建设有着十分密切的关系,而要把档案管理工作做好,必须从档案的收集做起。一、收集工作的重要性1.技术档案的收集工作是档案事业建立和发展的基础。首先,技术档案的收集是建立技术档案管理系统的第一步,它为技术档案的整理、鉴定、保管和利用等工作提供了物质基础和工作对象。没有技术档案的收集,一切档案工…