建立完善的责任体系确保电子文件的真实性

一、电子文件的真实性 　　真实性是以原始性为基础的.分析电子文件的真实性,就要先认识一下电子文件的原始性.由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体是不可分离,同生同灭的一体关系,文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中,这正是人们所熟知的“原件“的概念,“原件“的基本条件应包括特定的文字、图表、声像等信息内容:记载信息的载体,该载体必须是由特定的作者,在特定的时空条件下制作完成的实体材料.若上述中的任何一项发生了变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑.然而,对于电子文件而言,由于其信息与载体的相分离性,信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性,已决定了电子文件的信息都是以标准的数字编码方式存在,信息内容显示或打印输出的形式,包括排版格式、字体、字号、颜色等都将由操作者的需要和喜好所定,从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性.……     

建立完善的责任体系确保电子文件的真实性

一、电子文件的真实性 真实性是以原始性为基础的.分析电子文件的真实性,就要先认识一下电子文件的原始性.由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体是不可分离,同生同灭的一体关系,文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中,这正是人们所熟知的"原件"的概念,"原件"的基本条件应包括特定的文字、图表、声像等信息内容:记载信息的载体,该载体必须是由特定的作者,在特定的时空条件下制作完成的实体材料.若上述中的任何一项发生了变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑.然而,对于电子文件而言,由于其信息与载体的相分离性,信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性,已决定了电子文件的信息都是以标准的数字编码方式存在,信息内容显示或打印输出的形式,包括排版格式、字体、字号、颜色等都将由操作者的需要和喜好所定,从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性.     

电子档案的原始性保证

在信息化工作的不断深入发展中，电子文件作为一种新兴的文件类型开始出现。传统的档案归档、鉴定和管理方式由于电子文件的自身特点而产生变化。笔者试就电于档案的凭证价值谈一点认识。 一、电子档案凭证价值的鉴定标准 档案凭证价值的实现以档案的原始性为前提，没有原始性也就没有证据性可言。传统意义上的原始性体现为内容原始性和载体形式原始性的统一，也就是说内容的原始性必须附着在形式的原始性上，惜助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。在对电子文件进行归档的过程中，传统“原件”标准是否适用？为解决这一问题，必须结合…     

加强管理措施确保电子文件的原始性

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性,没有原始性,也就没有证据性可言。认定电子文件的原始性,是保证其具有凭证作用的关键。对于纸质文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性上,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,原件成为集两种原始性于一身的统一体。对于原件基本条件任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且没有固定的形式。因此,电子文件原始性的认定是非常困难的。在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息部有被更改、丢失的可能,即使拥有     

电子文件原始性的认定

档案是人们社会实践活动的必然结果,它是由一定的机关,团体在工作活动中直接产生和现实使用的件材料,也就是说档案真实地记录了历史事实,具有证实历史的效用．这就是档案的“原始性”。对于纸质件而言,其原始性通常可以借助件形式的原始性来证实和确认,因而纸质件集内容与形式原始性于一身。而电子件的内容与形式则是相对独立的．不仅内容易于变化,而且也容易失去固定的形式,     

电子文件原始性的认定及管理初探

电子文件作为“无纸化”办公、自动化办公的直接产物,正在并且逐渐替代纸质文件而成为信息产品的主角。但由于电子文件的内容与载体的可分离性,以及其物质结构的可变性,给我们在管理电子文件时带来了许多困难。其中,很重要的一个方面,就是电子文件原始性的认定及其管理问题,这个问题是摆在我们档案工作者面前的一个新课题。     

电子公文管理及归档工作分析

着社会信息化、网络化的不断发展,档案数字化、档案信息网络化、电子公文归档和进馆已成为档案馆(室)工作的必然方向,所以,必须重视电子公文管理和归档利用工作。要做好这项工作,应从电子公文的形成、积累、收集、归档、整理、进馆等各个环节着手,加强电子公文的管理与归档。纸制文件一经形成,其内容与载体不可分离,不易改变;而电子公文是以数字形式存储在载体上的,其内容和载体能够分离,可以改变,这对认证电子公文的原始性和纸制文件有很大的区别。目前,国家出台的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理的要求》,《档案管理软件功能要求…     

电子文件管理要注意解决好的几个基本问题

1、要建立起电子文件的“原始性”概念 对于纸质文件而言,其原始性通常可以借助文件形式的原始性来证实和确认,因而纸质文件集内容与形式原始性于一身。而电子文件的内容与形式则是相对独立的,不仅内容易于变化,而且也容易失去固定的形式,便于修改、便于拷贝,其复制件与原件毫无二致。     

电子文件原始性的认定及管理初探

档案是真实的历史记录,具有证实历史的效用,这就是档案的＂原始性＂。电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且也容易失去固定的形式,便于修改、便于拷贝。维护电子文件原始性、真实性的管理措施,主要应包括以下几个方面：     

动态的、相对的分离和绝对的依附——电子文件信息与载体关系及原始性研究

电子文件信息采用二进制编码方式,属于离散消息传递模型,传递过程不存在失真,遵循信息论的基本规律。其与载体有着动态的、相对的可分离性,并且这种分离性与其对载体的依附性是辩证统一的关系。这种关系体现并影响电子文件的原始性,应在档案的范畴内对其进行研究。着眼于这种关系,可为识别和确保电子文件的原始性提供有效指导和可行途径。     

论电子档案的"双轨制"

电子文件对档案工作带来了深刻的影响.如何保持档案的原始记录性成为档案工作者关注的主要问题.一些专家学者认为"为了方便电子文件的利用,永久保存和维护其原始性,在一个机关,物理归档与逻辑归档可以并行".也就是"纸质文件与电子文件长期并存,双轨运行".     

谈电子文件的原始性和真实性

随着信息化的发展,针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生,档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。如何适应网络信息时代电子档案管理的环境,维护电子文件的原始性和真实性已成为我们档案工作者关注的话题。电子文件的原始性是电子档案管理的核心问题,档案工作人员和档案系统维护者都要重视这个问题,借助于现代化的高新技术和在实践中不断积累的经验,来确保电子文件和电子档案的原始性和真实性,使其真正具有档案的凭证作用,从而更有效地利用它。电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光…     

电子档案的安全与防范

原始的文件、档案是客观情况的真实反映,因此它具有法律凭证作用.纸质文件与纸质档案是通过形式原始性来确认其内容的原始性,电子文件与电子档案无固定形式,就完全靠技术、制度及对参与处置人员的教育和管理来确保它内容的原始性.     

电子文件给档案保密工作带来的问题

随着知识经济时代的到来,电子计算机技术、信息技术飞速发展,办公自动化方兴未艾.这给档案管理工作带来了难得的机遇,又提出了更严峻的挑战.电子文件的使用打破了传统文件、档案管理工作模式,成了广大档案工作者无法回避的现实问题.也为档案保密工作带来了新的问题. 一、档案工作的变化 1.档案载体的变化——磁性载体、光学记录载体的使用和普及.电子文件的产生,使大部分档案的载体由传统的纸质材料转变为磁性材料和光学记录材料,一旦实现"无纸办公",以磁性材料和光学记录材料为载体的档案将在档案领域占主要地位.以电子档案为代表的新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案,这是未来档案管理工作发展的基本信势.     

挑战与对策--浅谈新阶段电子档案保护工作

电子文件归档后形成的电子档案,与纸质档案有很大不同之处。它当前具有的一些特性,决定了其保存与维护的复杂性。然而,电子档案已经义无反顾地向我们走来。档案保护工作者唯有认清本质、深化研究,才能在由传统档案保护工作向电子档案保护工作转变过程中不迷失方向,从而确保档案保护工作稳步向前发展。一、电子档案保护工作面临的挑战电子档案具有虚拟性、易逝性、易变性等特征。这给档案保护工作带来前所未有的挑战。较纸质档案而言,电子档案保护内容要复杂得多,要求更高,难度也更大,主要表现在三方面:1.档案载体保护难度增加。目前,用于电…     

档案管理现代化的障碍

现代办公自动化系统的应用引发了档案管理对象的变革，与以往传统档案管理中以纸质材料为主不同的，是新载体档案的出现，比如OA、E—MAIL、CAD和CAM产生的电子文件而形成电子档案。正因这些新类型档案出现的缘故，在现代档案管理中增加了对这些档案的原始性、证据性问题的争论。原始性和证据性是     

电子文件对档案管理工作的影响及对策

电子文件具有载体非直读性、依赖于系统和设备、可与载体分离、易修改和复制等特点。在档案管理中,电子文件与纸质档案相比,不仅归档与立卷可随时进行,而且可以重复,用户可根据自身需要对相关信息数据进行修改与补充。加强电子文件档案的管理,一是从技术上加强原始信息的保护;二是定期进行复制,防止信息损失;三是建立健全管理制度,保障信息数据的原始性和真实性;四是继续实行电子文件与纸质文件双套归档;五是加强安全体系建设,不断提高管理人员的业务技能与安全意识。     

电子文件凭证作用刍议

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。由于档案忠实地记录了历史事实,便具有证实历史的效用,没有原始性,也就没有证据性可言。因此,认定电子文件的原始性,是保证其具有凭证作用的关键。     

电子文件原始性维护探微

数字化信息技术的产生和发展,催生了档案工作的新生儿——电子文件,给电子文件管理工作带来了技术和管理上新的机遇和挑战。其中最核心的问题,是电子文件的原始性维护问题。电子文件在作为原始凭证时,人们最关心的主要是它的真实可靠性,即原始性。而电     

电子文件原始性维护探微

数字化信息技术的产生和发展,催生了档案工作的新生儿--电子文件,给电子文件管理工作带来了技术和管理上新的机遇和挑战.其中最核心的问题,是电子文件的原始性维护问题.电子文件在作为原始凭证时,人们最关心的主要是它的真实可靠性,即原始性.而电子文件因不同于纸质文件的形式和特点,其原始性维护工作无论在技术上还是在管理上都有很多值得探讨的问题.