过渡性机构,还是中间性机构——文件中心思考之二

针对我国档案学界关于文件中心是过渡性文件保管机构的认识,本文认为文件中心不具有过渡性,但具有中间性,具有过渡性的应该是文件中心保管的文件.我们往往将文件中心的中间性与文件中心文件的过渡性相混淆.实际上,文件中心的性质和文件中心保管对象的性质是有区别的.     

文件双轨制的利弊分析

一、文件双轨制概述 1、文件双轨制的含义.双轨制是指在文件生成、运转过程中纸质文件和电子文件二者的共存.即:两种版本的文件同时随业务流程运转.实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本,业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理.     

文件中心与档案馆比较研究

文件中心和档案馆的设置具有相同的理论依据:文件生命周期理论.文件生命周期理论认为,文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程,按照文件价值形态的变化,这个过程可划分为现行、半现行和非现行三个阶段,处于不同阶段的文件需要有不同的保管场所和管理方式.文件中心和档案馆正是根据文件生命周期理论设立的分别保存半现行和永久性文件的专门机构.     

浅谈电子文件的归档管理

一、电子文件的特点 (1)具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性 首先,电子文件改变了传统的文件收发流程.利用计算机进行文件登记,可以一次录入,多次、多种形式地输出,方便查找利用.其次,电子文件改变了传统的办文格局.文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行,提高了工作的效率和质量.第三,电子文件改革了文件处理和运转方式,可以几十倍地提高工作效率.第四,电子文件和网上虚拟档案室改变了档案工作提供利用的模式.通过网上档案室,可以广泛采集有关数据信息,丰富内容,向利用者提供更加优质的服务.     

文件生命周期理论与文件中心没有必然联系

具体文件的生命过程有其特殊性,人们不可能严格按照文件生命过程的阶段设置文件管理机构.这就决定了文件生命周期理论与文件中心不存在必然联系.古代、近代各国和现代多数国家没有文件中心,美国的文件中心是根据经济上的节约原则而不是依据文件生命周期理论设置的,而且联邦机构移交文件中心的文件只占文件总数的40%以下,越是重要的联邦机构的文件越不向文件中心移交.各国文件管理的实践,否定了文件生命周期理论与文件中心存在必然联系的观点.     

电子文件管理的题中之义:本应无纸

电子文件管理和纸质文件管理是文件管理的两个组成部分,双轨制与双套制的研究理应发生在文件管理层面,而非现实研究中的电子文件管理层面.电子文件管理的当下之意是电子文件管理与文件管理的模糊化和电子文件管理的纸质依赖.电子文件管理本身的含义是对电子文件的管理,是与单轨制和单套制紧密相连的,其题中之义就是无纸化,表现在电子文件管理过程中的无纸化和电子文件管理的单轨形态.     

从档案角度谈文件制作应注意的几个问题

公文是管理国家政务的工具.文件包括各机关向外发出和收进的公文,同时也包括机关内部使用的文件.文件是档案的前身,档案是由文件材料有条件转化而来的.文件自身制作状况如何,不仅直接影响文件的现行效用,而且也影响日后转化为档案的利用.因此,必须高度重视文件自身的质量.     

文件"跳跃"运动实例分析--与吴品才同志商榷

文件运动具有跳跃形式,文件跳过第二阶段并不意味着文件是编造的.判断文件处于运动的哪一阶段,要根据文件所发挥的价值和它的保管场所进行分析.现实生活中存在着一些不经过文件运动的第二阶段,即不发挥现行价值的文件.     

电子文件的特点及其原始性保护

随着科学的发展,档案文件已经由单纯的纸质文件演变成纸质文件和电子文件共存.对于纸质文件来说,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性.纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑.但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易变化,而且失去了固定的形式,电子文件同纸质文件相比有如下特点: 1.电子文件易修改,而且改动后可以不留任何痕迹.     

云计算环境下电子文件管理的关键技术研究

云计算的出现改变了电子文件管理的技术架构和实现方法.本文在构建云端电子文件管理的技术框架基础上,探讨了云端电子文件管理需要解决的五项关键技术,即电子文件的对象建模技术、海量异构电子文件的分布式存取技术和电子文件及其元数据的溯源技术.在此基础上,提出了云端电子文件管理系统架构的四项基本原则和实现方案.     

文件转化为档案的过程及现实意义

文件与档案是既有联系又有区别的两个事物.档案是由文件转化来的,但是文件转化为档案是有条件的.文件能够转化为档案,决定了文件与档案的内在联系性;文件转化为档案的条件性,决定了文件与档案的区别.研究文件转化为档案的实际过程,有利于掌握建档、归档工作的方法,认识档案的属性、作用和特点.     

浅述电子文件的归档

电子文件的归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程,标志着电子文件管理由文件生成部门向档案部门的正式转移.与纸质文件相比起来电子文件归档则更为复杂. 一、电子文件归档范围 在确定电子文件的归档范围时,应当参照执行国家档案局关于<机关文件材料归档和不归档的范围>的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定,并结合电子文件的特点,将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件纳入归档范围.     

文件连续体理论探析

电子文件与纸质文件有许多不同的特点,所以电子文件的产生,对传统的以纸质文件为主的文件管理理论和实践提出了巨大的挑战.为适应电子文件环境,满足电子文件管理和控制的需要,以澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德为代表,西方档案学界提出了文件连续体理论(The Records Continuum),试图取代传统的文件生命周期理论.本文对文件连续体理论的相关问题进行了论述,以揭示其对信息时代电子文件管理实践的重要意义.……     

大型项目工程文件的收发管理

工程文件是指一个项目在工程建设期间形成的文件,一般包括工程函件、技术文件、商务文件.文件是一个大型工程项目设计、建造的基础,施工、运行、维修的依据,大型项目工程建设期间会产生大量的文件,这些文件有合同商交付的,也有企业内各部门编制的,既包括纸质文件,也包括胶片文件、磁带文件、磁盘文件和光盘文件.     

对档案文献编纂中维护文件原貌的几点粗浅认识

文件的原意和文件的原貌在一般情况下是一致的,作者是通过文件的原貌来反映和表现自己的思想的.所以维护文件的原貌是维护文件原意的重要手段,也是维护历史真实的重要手段.但有时由于作者受文化程度的限制或有时不慎出现笔误(特别是在革命战争年代作者写完文件由于形势所迫来不及审核),或由于抄稿者给抄错了,或文件在翻印或再版时校对不细心等原因而造成文字上的差误,致使文件的原意和原貌相分离.也有的文件写的很不规范,本来是文件正文的一部分而写在了正文之外.这就要求档案文献编纂出版时不能照抄照转,而必须对文字进行必要的加工.要对文字进行加工就涉及到如何对待文件原貌的问题.笔者认为,在进行文字加工时应坚持文件原貌要服从文件原意的原则,维护文件的原貌要体现历史文件所处的时代特点、语言和文字使用     

电子文件鉴定的问题与对策

一、电子文件鉴定的特殊性与传统纸质文件的鉴定不同,电子文件在其鉴定的过程中有其本身具有的特殊性.首先电子文件鉴定具有双重性.在传统的纸质文件鉴定过程中,纸质文件信息与载体是紧密结合、难以分离的.因此,鉴别其真伪一般较侧重于价值鉴定.而电子文件鉴定则不同,由于电子文件的信息和载体具有易分离、载体易损坏的特点,其载体的物理性能远比纸质文件载体脆弱,导致电子文件中的信息也易流失改变.     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

浅谈档案"双套制"管理

随着信息技术的迅猛发展,办公自动化的结果,产生了两类需要归档的文件:电子文件和纸质文件。有人说,在电子文件兴起的今天.我们完全没有必要再对纸质文件进行归档,似乎认为未来是电子文件、电子档案的天下。还有一种人认为.电子文件是虚拟文件,不具有档案的物质实体,应以纸质文件归档为主流。笔者认为,现阶段电子文件和纸质文件将会长期并存,从档案     

关于大文件概念的再思考

国外的广义文件概念不同于我国的广义文件概念,为了避免混淆,我国才将国外的广义文件概念称为大文件概念.我国接受大文件概念应当具备一定的前提,在前提不具备的情况下使用大文件概念.就会给我国的档案学理论研究和档案工作实践造成负面影响.鉴于我国目前并不具备使用大文件概念的前提,因而得出大文件观是当代中国档案学的必然选择这一结论还为时尚早.     

谈高速公路工程档案管理工作

公路工程竣工档案包括六个部分:一是综合文件,包括竣(交)工验收文件、单项工程验收文件、建设依据及上级有关指示、征地拆迁资料、工程管理文件.二是决算和审计文件,包括支付报表、财务决算文件、工程决算文件、项目审计文件、其他文件.三是监理资料,包括监理管理文件、工程质量控制文件、工程进度计划管理文件、工程合同管理文件、其他文件及资料.