小议文书立卷程序化

小议文书立卷程序化安兰田文书立卷归档是各单位档案室或文书处理部门的一项经常性的、工作量较大的基础工作。据笔者所见，在文书立卷工作中，有的该分类的没有分类；有的卷内没有备考表；有的文件材料没有收集齐全就急于立卷装订，使后来又归档的文件难以插卷；有的在组...     

不可忽视的立卷说明

立卷说明本属全宗卷的一项重要内容.它是文书处理部门对立卷情况和文件材料的主要内容所做的陈述式文字说明。它一般包括立卷部门的机构、人员变动情况、案卷内容、组卷方法、完整程度、案卷质量、立卷时间和立卷人。     

以"件"为单位管理档案的益处

一、以"件"为单位管理,使文书归档工作能够得到最大程度上的简化,省事、方便、高效.传统立卷方法通常有两难,一是组卷难,对组卷要求高,既要考虑"六个特征"之间的相互组合,又要保持文件之间的有机联系,还要考虑到案卷的厚度.关键是还要拟写出能切合实际反映出案卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人有较高的素质,既要熟悉单位的业务,又要有档案的专业知识,还需要有一定的实践经验.二是工作量大,年度收集、组卷、编写页号、抄写卷内目录、装订、切边、填写案卷封面、排列案卷、编写案卷号和案卷目录等工作量很大.以"件"为单位进行档案管理,只要做好平时立卷随到随存档,不用等到年终集中整理,大大减少了工作量,简便易行.按保管期限放入相应的类别中排列在一起,便于档案人员保管和利用.     

诸城市档案馆推行档案立卷“一条龙”服务

为提升档案立卷规范化、标准化水平,确保进馆档案的质量,今年起,诸城市档案馆推行档案立卷“一条龙”服务。 各单位文档人员把本单位需归档的材料统一拿到档案馆,在专业人员指导下分类组卷,并拟写好案卷标题后,做好其文件材料的登记工作,然后就可以直接到档案馆拿到成品案卷了。实施档案立卷“一条龙”服务,各单位在立卷过程中的分类、排序、编号、抄目、铅印卷皮、装订、填写案卷封皮及备考等环节全部在档案馆一条龙完成,极大地提高了立卷工作的规范性。     

高校档案部门立卷现状分析与对策

一、高校档案部门立卷的现状 1989年10月10日颁布实施的国家教委六号令中规定:高等学校实行文件材料形成部门、课题组的立卷制度.一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交.档案部门应派人指导立卷工作.本规定详尽地阐述了部门立卷的含义,规定了在立卷过程中部门兼(专)职档案员和高校档案部门的职责范围.然而,现实并不尽如人意.     

文书立卷工作程序一百句

文书人员要牢记,平时要抓严管理;文件办完就收集,齐全完整莫忽视。第二年初抓收清,统一整理搞立卷,按照组卷标准立,逐条把关勤对照。收来文件如何整,首先着手搞“四分”:①第一分清是哪年,同一年度叠起来。不同时间有规定,跨年放在结案年,长远规划放头年,总结要放针对年。②第二再来分级glJ,上下左右要分清。上级文件看针对,如是针对本单位,不必另外组成卷,一文件并入部门立;:本级文件看职能,分开立卷照标准;下级文件看价值,重要归卷一般剔;同级文件看联系,如有牵连就要留。第三必须分问题,同类问题归一起;按照问题组卷好,方便咨询易查找。…     

实行“文件登记、立卷、著录一体化“好处多

随着办公自动化和档案管理现代化的迅速发展,对文秘人员和档案工作提出了新的更高的要求,如何改革现行的工作方式和工作程序,使文件登记、立卷、著录工作适应档案管理现代化的要求,已成为文秘人员和档案工作者面临的一个新课题,实行“文件登记、立卷、著录一体化”管理是档案工作改革的发展趋势。一、实行“文件登记、立卷、著录一体化”管理的可行性传统的文书处理部门把文件登记、立卷、著录分为三项工作来进行,先后要进行十几道工序,共登记若干个项目,使文件立卷时间拖拉,积存文件增多,难以适应档案管理现代化和办公自动化的要求。实行文…     

县级机关文书审卷制度好

县级机关文书立卷质量的好坏直接关系到县档案馆馆藏档案的质量,这是因为县档案馆的馆藏档案主要来源于各机关档案室。因此,加强县级机关文书立卷工作的指导与监督就显得极为重要,通过近年来业务指导和实践,我们实行了一种既便于指导又能保证案卷质量的好办法──文书立卷审卷制度,取得了良好的效果。保谓文书立卷审卷制度,就是在开展机关文书立卷过程中,先由各机关的档案人员对本机关的上级发文和本机关形成的应归档的文件材料进行收集、整理、分类,并组成案卷,然后由档案行政管理部门的业务人员对组成的案卷分别进行审查,看是否…     

“卷”、“件”并用 提高效率——科技文件整理方法探析

为了保证文件的时效性,保证科研人员能够查阅到最新的文件资料,提高文件的利用率,传统的科技文件整理方法是对其进行随办随归,即对所归来的文件马上进行立卷上架,立卷是一项日常性工作。档案人员先对其进行拆订,然后放入预立卷,没有预立卷的还得插卷,接着就是编制卷内目录、案卷目录、备考表和文件封面。在实际工作中,许多弊端也由此而生:1.归档文件的齐全率不能保证100%。虽然每一阶段文件归档时都有文件移交清单,但多阶段归档后,档案人员是不能够再拿着清单去库藏里面逐一核对的。因为那个时候,文件已遍布于整个库藏,根本无从下手,更何况…     

如何制定文书立卷工作计划

当前,由于中小企业档案人员普遍兼职文书管理,有的甚至多达数职,工作处于忙而乱的状态。文书立卷费时耗力,需相对集中时间去做为宜,但是,档案人员一岗多职,又必然决定了文书立卷时经常穿插各种工作,往往相互干扰,顾此失彼。怎样使所兼各职合理安排,工作井然有序呢?笔者在文书立卷工作实践中总结出了一点经验:列出文书立卷计划项目,制定出计划表,既可以使文书立卷工作得到合理安排,又可以在立卷过程中兼顾其它工作,使文书立卷和日常工作两不误。一、明确文书立卷计划项目及内容1文件的清点核备。将某一年度的全部文件收集齐全后,按份清点并将…     

中英档案鉴定工作

一、两国的档案鉴定工作1.中国的档案鉴定工作。我国的档案鉴定工作通常分为三个阶段实施。第一阶段,在机关文件归档时确定归档范围,同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁。文书部门确定文件归档与否的依据和标准是国家档案局制发的《机关文件材料归档和不归档的范围》。第二阶段,对于归档文件确定保管期限。通常的做法是各机关在每年的立卷类目中预定每个案卷的保管期限,平时根据每份文件的内容和保存价值分别归卷,正式立卷时再以卷为单位确定保管期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关立卷人员具体实施,…     

高校档案全宗卷及分类编号方法

《中华人民共和国行业标准·全宗卷规范》规定了档案全宗卷的立卷与分类标号的原则性标准,但并没有给出高等学校档案全宗卷的立卷与分类编号的具体操作方法。本文结合我校档案全宗卷立卷与分类编号的实际情况,探讨如何建立一个较具科学性、稳定性和便于实际操作的高校档案全宗卷分类方案和编号方法。一、档案全宗卷与分类编号要求《全宗卷规范》指出:“全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专业案卷。”建立全宗卷的目的是为了使档案人员了解全宗卷档案的变化经过、现状和档案管理工…     

不按保管期限排列好

好处之一：保持了文件之间有机联系。对案卷进行排列,首要的出发点是将有联系的案卷排列在一起以便利用查找。公文立卷的原则是对同一问题、同一人物或同一事件的一组有联系的文件要区别不同价值,不同期限的要分别组卷。也就是说同一组有联系的文件要按不同价值组成几卷...     

也谈文书立卷工作的改革

当前，对于文书立卷改革问题，档案界讨论的比较多。大家都体会到传统的文书立卷工作存在着工作繁重、效率低等弊端，无法适应档案现代化管理的要求。文书立卷工作必须改革，但具体如何改，则众说纷纭。主要观点有：立卷不装订、立纯卷、立小卷，不立卷按时间排、不立卷按问题排等等。归纳起来，主要分为两大类： 1.主张立卷，对立卷本身及装订作改革。 2.主张不立卷，以“件”为单位整理档案。　　笔者同意第二类观点，取消立卷以“件”为单位管理。同时，取消“案卷”形式后仍保“案卷”的概念，借助计算机模拟人工立卷，形成虚拟案卷，保…     

加强预立卷工作 提高档案“三率”

<正>文件材料在形成和积累过程中,要保持其内部的有机联系,做到齐全、完整、准确、立卷科学、合理,就有必要加强预立卷工作,为文件材料也档打下坚实的基础一、文件材料预立卷工作的重要性(一)文件材料预立卷工作,是文件材料和档案的重要纽带.所谓文件材料预立卷工作,就是单位内形成文件材料的业务部门,负责把本单位业务活动过程中形成的具有保存价值的文件材     

优化馆藏要从源头抓起

一、认真执行分工立卷归档分工立卷归档是避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件的有效措施,也是近半个世纪来我国机关档案工作的一条行之有效的经验。立卷工作中必须划定机关内单位与单位之间,有关的机关和机关之间的立卷范围。因为全宗内档案的重复,主要是机关内部组织机...     

谈办公自动化环境下的文书立卷工作

文书立卷是整理和保存文件的一种方法,即将已经办理完毕的文件,组成为一个个案卷,以便日后检索和利用.文书是档案管理的一个具体对象,目前文书立卷工作由文书处理部门完成,且在大多数单位,文书立卷工作是由各部门的文秘人员兼职完成的.这样,如何保证文书档案的完整性就成了一个值得重视的问题.     

省审计厅采取措施提高审计档案工作质量

１９９８年以来,为了进一步贯彻落实《审计法》,提高审计工作质量,省审计厅加强对审计档案工作的领导,采取有力措施抓档案工作,促进审计工作。省审订厅组织广大审计人员认真学习《档案法》和审计署关于审计档案工作规定、审计文件材料立卷归档程序和审计文件材料立卷归档作业规程等,针对全省审计机关审计档案工作中存在的问题,制定了审计档案组卷要求。为了更好地指导全省审计机关审计档案工作,省审计厅抽调专人和由办公室主任带队,分别对张掖、武威、酒泉、兰州、白银、金昌、嘉峪关４市组成档案检查组分别对审计机关的公文、档案…     

档案业务指导工作要适应立卷改革的需要

2000年12月6日,国家档案局发布《归档文件整理规则》,对立卷进行了大幅度改革。档案业务指导工作必须适应形势发展的趋势,符合立卷改革的要求。所谓立卷就是将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。我们目前对     

立巷改革探究

立卷是将办理完毕、具有保存价值的文件材料,按形成规律和内在联系,分门别类组成基本保管单位的一项工作,是档案工作人员的基本功之一,同时,立卷工作做得好坏,案卷质量如何,多年来也被档案界认为是衡量档案工作水平的一个重要标志.于是,一些档案人员花费大量时间和精力,认真做好立卷工作.然而,这一复杂、繁琐的工作却成为一个沉重的负担,使一些档案人员"怨声载道",甚至"深恶痛绝".为此,从事档案理论研究的工作者和从事立卷的实际工作者一直都在总结立卷工作经验、教训的基础上尝试着改革,提出了"四分四注意"、"一事一卷"等思路和做法,但是,这些方法大都是在"六个特征"立卷法的基础上进行的完善和部分简化,与其说是改革,不如称"改良"更为贴切,立卷改革依旧是档案工作者面临的紧迫课题.