注意对待电子档案的两种倾向

70年代末,美国学者兰开斯特在其《走向无纸情报系统》和《电子时代的图书馆和图书馆员》两部著作中描绘了无纸化社会的前景,预示在不久的将来,纸有可能被随手可得的电子文献所取代。兰氏的预示,随着计算机技术的发展、随着办公自动化、管理自动化、出版电子化、信息传输网络化进程的加快,逐步得到了印证,电子文件(档案)的产量在急剧增加。由于电子文件是通过代码形式记录于载体,如磁盘、磁带或穿孔卡带,它的内容只能通过机器来利用,并根据来源原则来进行整理。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。例如,在档案管理理论方面:传统的纸质档案强调原件才具有法律的凭证作用,而电子档案由于技术原因,强调原件就毫无意义,那它的法律凭证作用靠什么来体现;传统的档案管理模式强调集中管理,而电子档案是集中保管好,还是设立虚     

对电子文件必须强调档案化管理

2005年第3期《档案学通讯》何嘉荪、史习人的文章指出,在电子文件管理中过多强调“归档管理”的概念有诸多缺陷,更加科学的做法是强调对电子文件施行“档案化管理”。所谓“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使文件有可能用作证据和作为档案保存”的管理方式。“档案化”是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力,具备了这种能力的文件才有可能归档成为档案。在传统档案管理中,只要归档了原件自身,尤其是如果这些原件已经在文书处理部门或者归档时组成了案卷,那么文件内容、结构和背景信息等也就自…     

谈电子档案的保护工作

2005年初，省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》，分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作，具有很强的可操作性，使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。     

谈电子档案的保护工作

2005年初,省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》,分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作,具有很强的可操作性,使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性,决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是档案工作者急需解决的问题。第一,要保证电…     

科技档案管理的问题分析与对策

正目前,科技档案管理在收集、分类和编目等方面存在诸多问题。本文通过现状分析,并针对问题,提出了对策建议。科技档案管理现状分析1.重视凭证文件收集,忽视技术文件归档。传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用。技术参考利用价值本来是科技档案的最根本的属性,然而,在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件。如果有人归档的文件材料为复印件,在检查、审核中被发现,肯定作为工作失误,受到批评。这无疑使档案资源的参考利用价值大打折扣。2.重视管理文件收集,轻视档案资源建设。在以往的归     

办公自动化条件下纸质文件的归档

办公自动化的结果，产生了两类需要归档的文件：电子文件和纸质文件。有人说，在电子文件兴起的今天，我们完全没有必要再对纸质文件进行归档，因为未来将是电子文件、电子档案的天下。那么，对纸质文件归档是否真的已完全失去了意义？答案是否定的。目前，我国办公自动化尚未普及，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。但是必须注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用，纸质文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保管和利用，进一步有效地发挥档案…     

工程项目电子文件管理实践与探索

工程项目电子文件是指工程勘察设计单位在其进行工程项目勘察设计活动中通过计算机生成和读取的以数字代码记录信息的应当归档并具有保存价值的文字、图纸、表册等各种文件材料。其特性和传统的纸制文件档案大不相同。如何对其进行收集、归档、保管和利用?怎样利用计算机对其进行现代化管理?这便向传统的以纸制文件为对象的档案管理人员提出了挑战。为了适应新的形势发展的需要,中国轻工业武汉设计院进行了电子文件计算机管理的实践与探索。 一、电子文件计算机管理的实践过程 我院的电子文件计算机管理同其它许多单位一样,都是从计算机辅助档案管理的基础上发展而来的,经历了从目录级管理到文件级管理的发展过程。     

电子文件档案化管理的思考

随着电子信息技术产业的快速发展,过去用纸墨、照相等形成和传递的办公文件、图书、图纸、文献等资料都可以用电子计算机代替,因此也产生了电子公文、电子图书、电子图纸等大量的电子文献资料.在档案管理中,具有档案保存价值的电子文件,必须归档保护.电子文件归档后,即形成电子档案,并由档案部门管理保存. 一、加强电子文件档案化的管理 鉴于电子文件对设备的依赖性,电子文件载体的非直读性及电子信息与载体的易分离特点,决定其在保管、管理、维护方面的复杂性.如何确保电子档案的安全及便于利用是档案管理工作必须解决的问题.     

电子政务环境下档案管理策略研究

电子政务使得档案管理发生了深刻的变化,那么在新的环境下如何来应对这些变化呢?本文认为可从以下方面来入手:一、双轨制保存由于档案工作面临着电子环境和传统环境并存的状况,以及目前各方面的滞后,使得在电子政务环境下,完全实现档案管理的自动化还需时日。面对这种情况,为了对档案进行有效管理,有必要实行“双轨制”的档案保管方法。所谓的“双轨制”就是对电子文件的归档采用纸质介质和磁、光介质一起归档保存的形式,形成内容相同的两套档案。双轨制保存的优点在于能够充分地利用纸质载体的优势,弥补目前电子归档管理方面的不足。二、前…     

论电子档案的法律凭证作用

档案的基本属性在于它的法律凭证作用,作为档案永久保存以备今后查考的归档电子文件,即电子档案,同样具有法律凭证作用。但是,由于电子文件的特殊性,电子档案的法律凭证问题至今仍然没有得到根本解决。随着国民经济与社会信息化的飞速发展,形成了大量电子文件。与纸质文件相比较,电子文件的数量愈来愈多,优势愈发明显,地位愈显重要,作用愈加广泛。由于电子文件的某些局限性而造成了在作为档案提供利用时,其法律凭证作用受到了限制。如何提高电子档案的法律凭证作用,使电子文件与纸质文件一样具有同等的法律地位,这一重大课题历史性地落在了…     

谈电子档案的鉴定方法

“档案鉴定”一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定。美国档案工作者协会术语委员会的定义是:“鉴定就是根据文件在现行行政管理、法律和财力方面的用途、文件的凭证和情报或研究方面的作用、文件的整理情况以及与其他文件的联系,确定文件价值,从而也确定文件处置办法的过程。”电子档案的鉴定,主要是指鉴别电子档案的价值,确定其保管期限,并根据鉴定结果,删除已积累但无保存价值的电子文件并予以销毁。归档的“双套制”给鉴定工作提出了更高更新的要求,它是保证电子档案的完整性、可读性和可靠性的重要基础,是判断电子档案保存价值和保管期…     

电子文件防篡改技术对档案管理的影响及启示

主要技术对档案管理的影响第一,文件固化技术及其对档案管理的影响:有助于实现电子文件的全程管理,在电子文件从文件阶段到档案阶段的生命周期中,可以利用OFD (Open Fixedlayout Document)一并采集元数据、留存背景信息、留存电子文件多种稿本,从而提高归档电子文件质量,有效落实全程管理的要求;可用于长期保存电子档案。     

加强工行电子文件管理之我见

信息技术的持续发展,大量电子档案的产生,给档案管理带来了挑战,传统的纸质档案管理受到较大冲击,电子文件的归档管理是档案信息化建设的重要组成部分,研究电子文件的产生、整理、归档、保管和利用,不仅是完全必要的,而     

高校设备档案的管理

1设备电子文件的归档管理.计算机管理会带来大量电子文件的出现,出于设备档案的归档管理具有很强的技术性及自身的特殊性,更具有一般档案管理的共性,因此,在电子文件的形成、收集、整理、保管之前就应做好规范管理.     

浅析电子文件档案化管理

随着办公自动化、标准化、网络化的渐趋完善,产生了大量的电子文件。虽然从电子文件形成的过程和特点看．电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段,并且根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段（归档）仍由档案部门集中统一管理。传统的档案管理方式和方法已经无法适应电子文件的管理需要。因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。     

档案部门编制电子文件功能需求时应把握的基本原则

1．一体化原则。对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理,从文件的生成阶段就要对其质量进行监控,对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。2．完整性原则。要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档,电子档案管理与利用以及系统维护的需要,使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。3．实用性原则。编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理,因此,     

电子文件及其归档的全程管理

全程管理是指整个电子文件的形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端．即从一开始就进行档案化管理。电子文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程．整个过程不容随意割断。由于当今信息技术存在的缺陷,电子文件信息始终存在安全性问题．为确保形成的电子文件能有效地推动社会实践活动的开展,以及电子文件成为电子档案后能发挥应有的凭证价值。在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中。必须确保电子文件信息内容的原始性．保证电子文件正式形成后在其整个生命运动过程中始终拥有相同的信息内容．这就要求必须对电子文件及其归档进行全程管理。     

电子档案形成阶段的管理介入

电子文件是电子档案的前身,电子档案是有保存价值的电子文件。电子文件在拟制、传阅、立卷、归档阶段即为电子档案的形成阶段。信息时代,档案的数字化管理普及,文件与档案之间已无明显的界限。因此,电子档案在以电子文件状态存在阶段,各个环节的工作已渗透着档案工作的规范和规律。换言之,在电子档案形成阶段档案管理已介入其中,即文档一体化管理。     

浅析电子文件的自然形成与受控形成

电子文件的形成可以分为自然形成与受控形成两种。"自然"与"受控"是相对于有没有档案管理功能参与其中而言的。自然形成是指一般意义上的计算机文件的创建与制作,形成的是"裸文件"。受控形成是指通过对电子文件实行捕获、集成、固化、登记、审计跟踪等功能发挥档案管理、控制作用。受控形成的电子文件是在"裸文件"基础之上集成了实现文件凭证价值的必要信息的复合文件。前端控制与全程管理思想的实质说明,只有受控形成的电子文件才能真正归档并作为档案单套保存。     

建设工程文件的归档审核

建设工程档案是工程建设活动的真实记录和反映,工程文件的准确、真实与否,直接影响了工程今后生产、维护、改扩建等的提供利用。所以,在建设工程文件归档前,工程技术人员和档案人员应该严格把关,认真审核,把不符合规范要求的文件拒之门外,以确保归档文件的真实性与准确性。一、审文件是否为原件。原件是工程档案作为凭证最有力的依据,归档的文件应该为原件。但在工程建设过程中往往会出现许多复印件、传真件,大量的复印件、传真件一旦归档,既不利于档案的长期保管,也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦与损失。因此,工程档案人员应该认真检…