“档案形成在前”说对电子档案管理的启示——再论档案形成在前

本文认为电子档案与电子文件是有区别的,一是电子档案形成在前.是电子文件的前身,电子文件是电子档案的复制件:二是电子档案是记忆工具,电子文件是办事工具.还认为"前端控制"、"全程管理"、"档案化管理"、电子文件生命周期理论、文件连续体理论等都有局限,应该在"档案形成在前"的观点下实行电子档案全程管理.     

电子档案形成阶段的管理介入

电子文件是电子档案的前身,电子档案是有保存价值的电子文件。电子文件在拟制、传阅、立卷、归档阶段即为电子档案的形成阶段。信息时代,档案的数字化管理普及,文件与档案之间已无明显的界限。因此,电子档案在以电子文件状态存在阶段,各个环节的工作已渗透着档案工作的规范和规律。换言之,在电子档案形成阶段档案管理已介入其中,即文档一体化管理。     

浅析电子文件鉴定的方法与程序

如今,传统的纸质文件虽然仍占据着主导地位,但电子文件正在兴起,数量正在增多,使用范围正在扩大,而电子文件的鉴定作为一项关系电子文件生死存亡的重要工作,已经作为一个新的课题摆在我们面前。一、电子文件与电子档案鉴定的区别与联系电子文件和电子档案鉴定的区别是以区分电子文件和电子档案两个概念为基础的。电子文件和电子档案的关系,应该就是文件和档案的关系,即档案是文件有条件转化来的。电子文件的鉴定,主要是在归档前,电子文件形成部门在档案部门的协助下,对归档的电子文件内容进行鉴定。鉴别电子文件的价值,同时对其记录的载体进…     

医院电子文件档案的收集与管理

电子文件档案作为一种新兴的档案形式,具有传统档案所无法比拟的优越性,同时,也有一定的局限性。因此,如何根据形势发展的需要做好电子文件档案的收集与管理工作,是每个医院档案工作者面临的新课题。一、医院电子文件档案的特点医院电子文件档案,是指在医院使用计算机作为工具,进行各项管理和医疗活动过程中产生的以计算机磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文件。主要有电子文件、电子报表、电子图纸等。电子文件档案的全部信息是以数字代码的     

浅谈电子档案的管理

随着计算机技术在各个领域的广泛应用,在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案,电子档案是信息社会发展的产物,加强对电子档案管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。一、电子文件的归档管理电子文件归档管理应参照纸质档案收集、整理、鉴定、保管、利用等管理原则,有效地保证归档电子文件的真实性、完整性,严格地执行有关的规范或标准。电子文件的归档程序应包括:一是电子文件的形成、签署、审批;二是收集积累;三是编制目录;四是整理需归档的电子文件;五是鉴定归档的电子文件,确定归档电子文件的档案属性;六是检测归档的电子…     

“电子档案”概念新解

在电子文件的研究过程中,有以电子文件代替电子档案的现象,但电子档案和电子文件是不同的概念.本文通过比较分析,得出新的电子档案的概念,并对电子档案的归档、元数据、认证信息、封装形式等方面的属性做了分析.     

企业电子文件的产生及其档案化管理初探

本文通过对电子文件产生过程、原因的分析,结合传统档案管理规范,对电子文件档案化管理进行初步探讨,认为:大量的电子文件必须纳入档案管理,但要保证电子文件的原始性、真实性和完整性;对电子文件进行规范化收集和积累是基础;认真进行电子文件的分类、甄别和鉴定与归档是关键和核心;电子档案的保存与维护是对电子文件进行档案化管理的保证。     

归档意义的若干思考

<正>科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理,还是对电子文件的管理,客观的事实是:"归档",使文件转化为档案,"文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变"。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档     

浅谈电子档案的管理

随着计算机和信息技术的发展 ,各部门形成的电子文件越来越多。电子文件 ,基本包括图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、计算机程序、影像文件、声音文件、多媒体文件等几种类型。电子文件归档后形成电子档案 ,电子档案不同于纸质档案 ,需要依据其特性进行保存与维护 ,以确保其安全可靠和长期地处于可理解、可准确提供利用的状态。一、电子档案的保管电子档案同纸质档案相比较 ,档案保管主要是针对电子档案的物质形态开展的 ,主要有以下几个方面 :保证电子档案存在和显示的技术环境 ;保证电子档案存储介质的存放条件 ;按规定及时检测电…     

医院电子照片档案结构与现代化管理

随着电子档案的剧增,使得现有的医院的电子照片档案管理技术面临着新的挑战,也提出新的要求. 1 电子照片档案的结构 根据电子照片档案的特点,电子照片档案的结构主要分实体结构和逻辑结构. 1.1 电子照片档案的实体结构.这里所讲的电子档案实体结构不是某份档案的实体结构,而是普遍意义上的电子档案实体结构.电子档案的载体可以是计算机固定硬盘、光盘、移动硬盘等材料.而且,电子档案的物质实体具有双重构成,一是电子文件的实体排列,一是电子文件之间历史联系的记录.电子档案结构实体主要由电子档案信息、电子档案信息符号以及电子档案信息符号的载体要素构成.任何一份电子照片都有形成的特定背景或事件,电子照片形成后,在将它整理归档时,都有附以其背景或事件的介绍.如果电子文件的背景信息跟电子文件内容信息经常被分离,一旦电子文件背景信息丢失,就会直接影响到电子文件信息的凭证作用或价值.     

大数据环境下新型集中式数字档案室建设模式探讨

<正>随着信息技术的迅猛发展,电子文件、电子档案日益成为国家档案资源的重要组成部分。《中华人民共和国档案法》提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”的要求,为电子档案规范管理提供了原则要求和法律支撑。如何适应电子文件和电子档案特点,建立适合电子文件、电子档案管理的新模式、新理念,是大数据时代档案工作者必须回答的一个问题。本文拟通过对档案业务逻辑和发展趋势的分析,探索提出一种更适合大数据时代的新型数字档案室建设模式。一、现有电子文件归档和电子档案管理系统建设模式在电子文件生命周期中,通常存在三类应用系统,     

电子档案信息安全的隐忧与对策

电子档案是由电子文件转化而来的。电子文件是计算机中产生的文字、图形、声音、影像等多种信息的集合体,电子文件的一部分具有归档保存、备查、凭证作用,这一部分电子文件,我们称之为电子档案。电子档案的信息安全保障贯穿于电子档案的形成、处理、存储、传输、维护和利用各个阶段。在此,笔者仅就网络环境下,电子档案开放利用过程中的信息安全面临的主要问题展开研究,并提出相应的解决对策。     

以科学的态度维护电子档案的真实性

随着人类跨入电子信息化时代,如何维护电子档案的真实性,是档案工作者面临的新课题,这就要求我们以科学发展观的态度来解决电子档案形成中所出现的问题。一、电子档案的形成电子档案是在办公自动化的条件下形成的。国际档案理事会电子文件委员会把电子文件看成是一种“通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”在国际档案理事会制定的档案术语中定义为:“通常以代码形     

文件转化为档案的三个条件在电子时代的适用性

电子时代的来临,使电子文件与电子档案极有可能成为社会文件、档案的主导形态。明确认识电子文件转化为电子档案的条件,就可以辨别二者的重要区别与联系,有利于了解电子档案的形成规律,有助于完整地收集电子档案、科学地鉴定档案价值、自觉做好档案工作。因此,本文尝试性地探讨了电子文件向电子档案转化的条件问题,得出传统的文件转化为档案的三个条件在电子时代依然适用的结论。     

浅论电子文件和电子档案的安全

电子文件和电子档案是高科技的产物,它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件和电子档案的广泛使用,信息安全技术就显得特别重要,电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采取有效措施,提高电子文件、电子档案的安全可靠性。一、加强电子文件相关人员的管理电子文件是由人制作的,其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行。因此,对参加电子文件制作和管理的人员进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好,工作不认真负责、没有良好工作作风的人参加机关、团体的电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度,严格把关,这是从…     

机关档案室电子文件归档工作初探

随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题. 一、基本概念 1.电子文件概念 根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件.     

浅谈档案"双套制"管理

随着信息技术的迅猛发展,办公自动化的结果,产生了两类需要归档的文件:电子文件和纸质文件。有人说,在电子文件兴起的今天.我们完全没有必要再对纸质文件进行归档,似乎认为未来是电子文件、电子档案的天下。还有一种人认为.电子文件是虚拟文件,不具有档案的物质实体,应以纸质文件归档为主流。笔者认为,现阶段电子文件和纸质文件将会长期并存,从档案     

电子文件中心建设的几点思考

在当前国家信息化快速发展,电子政务扎实推进,电子文件、电子档案大量产生的形势下,抓好电子文件中心建设,推动电子文件规范化、法制化进程,建立电子文件管理体系是档案部门的当务之急。     

浅谈电子文件对高校档案工作的影响及挑战

当今世界,信息化大潮席卷全球,计算机网络已延伸到社会的每个角落,并成为不可抗拒的历史潮流而将人类社会推向信息化网络化的时代。因此电子文件进入档案工作领域是社会发展的必然。电子文件,根据国际档案理事会的定义是:“通常以代码形式记录于载体,如磁盘,磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案,它的文件只能通过机器来利用,并根据来源原则来组织安排”。①随着计算机技术的飞速发展,自动化、“无纸化”办公逐步普及,电子文件正日益成为文件的主要形式。档案是过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电子文件也是人们在社会活动中直接形成的,其中有的对拥有者和社会具有保存价值,可转化为档案;同时,电子文件也具有原始记录性,显然电子文件具有档案的本质属性。传统的档案面临着电子文件的影响和挑战。电子文件对高校档案管理工作的影响是多方面的,本文只对以下几点进行探讨。一、档案结构发生了变化。社会的科技进步与发展催生了电子文件这一新型信息记录的时代。目前,电子档案是档案界的热门话题,人们对它的某些属性已有共识。与传统的纸质文件相比,电子文件具有...     

“OA系统与电子档案管理—理论与实践”国际学术研讨会发言综述

随着电子计算机技术和计算机网络的日益发展和OA系统的日益普及,电子文件和电子档案正日益取代传统的纸质文件和档案,因而如何管理电子文件和电子档案,是世界各国文件和档案工作者共同关注的课题.