航空电子化档案数据安全研究

在信息技术飞速发展的今天,世界各国比以往任何时候都面临着电子化档案数据安全的共同挑战,航空工业也不例外。在我国航空工业信息化建设的过程中,会产生一类特殊的具有凭证性、唯一性、可靠性、权威性的信息资源,这就是电子文件,以及由电子文件转化而成的历史记录、现行工作的信息源——电子档案。这种独特的信息资源是航空工业的核心信息资源,是机构正常运行的信息支持和信息保障。     

简易快速查档工具——《文书档案查询数据库》

文书档案查找是档案利用的一个重要环节.日常工作中,档案管理员经常会遇到一个普遍性问题:某人要找一份关于政策待遇文件,但提供不了文件的标题、文号、发文时间、发文单位等信息,而档案员也不知道这类文件信息.怎么办?只能盲目地从归档文件目录中逐年查找.那么,有没有一种行之有效的方法来改变这一状况呢?这就是《文书档案查询数据库》(简称《数据库》)所要解决的问题.     

试论机关文件的归档工作

正一、归档的含义与意义在正常情况下,机关档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者,将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件,整理立卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。简单的说,归档就是按照我国规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。归档是文件向档案的转化标志,是文书处理的终点,档案管理的起点。在我国,"归档"已成为党和国家明文规     

对“档案形成在前说”两个基本观点的思考

"档案一形成就是档案"和"档案记录着文件形成的全部过程"是档案形成在前说的两个基本观点.而这两个基本观点在"档案形成在前说"大前提下是不严谨和不成立的;一是"档案一形成就是档案"的观点存在着与其系列文章中的其它观点自相矛盾和档案形成标志不明确问题;二是"档案记录着文件形成的全部过程"的观点存在着对档案形成过程、记录过程、记录内容的错误认识问题.     

国家档案资源建设研究

一本文中的“国家档案资源”指的是过去和现在国家机构、社会组织及个人产生的具有国家和社会保存价值的档案。简单点说,国家档案资源就是需要由国家管理的全部档案资源。国家档案资源建设指的则是国家档案资源的形成、收集和加工、整合的过程。在这一过程中,档案的能否产生主要取决于人们社会实践的需要,而档案资源的加工、整理主要是一种技术性的工作,其程序与方法已经固定化。相反,档案的收集却是一个非常复杂的过程,这一工作直接关系到国家档案工作的目的能否实现或能在多大程度上实现。因此,这一问题一直是中外档案工作者研究的重点,也…     

文件、档案的形成与运动过程浅析

谁都知道文件最终要转化为档案,但是文件如何转化为档案?文件何时转化为档案?本文想就此问题进行简要分析,以探讨文件、档案的形成与运动规律。一、文件是社会实践活动的伴生物:零次性、真实记录性、现行作用性是其主要特征任何社会实践活动都会有很多既定的或随机的事件发生,从而会形成很多份零散的文件,而每一份零散文件都具有明确的目的性和规定性。其中有一些是已经如实地记录了发生在相应活动中的某一点、某一环节或说某一过程的具体事件或事实,比如一些纪实性的新闻照片、录音录像、科研手稿等,它们记录的是一种写实的零次形态的信息;…     

谈应归档文件及归档文件的遗失问题

从事档案工作多年,有一个令人心急如焚却又无能为力的现象,这就是应归档文件的遗失问题. 遗失就是文件没有齐全完整地保存下来.这又分两种情况,即:归档前的遗失和归档后的遗失.归档前遗失主要指文书立卷前,对应该立卷归档的文件由于种种原因而丢失;归档后遗失是由于档案管理人员失职渎职,管理不善,使档案遗失.上述两种情况都严重损害了立档单位档案的完整性和系统性,后果是严重的.     

实行《规则》要科学规范

2001年12月6日,中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)正式颁布实施,这是我国机关档案工作改革的一项重大举措,为新时期规范、高效地进行归档文件整理,科学地管理档案和有效地开发利用档案信息资源奠定了重要的基础。盘锦市推行立卷改革工作迄今已整整两年时间,实践中感受颇多。一、科学地进行文件分类《规则》要求归档文件可以使用“年度———机构(问题)———保管期限”或“保管期限———年度———机构(问题)”等方法进行分类,重点是掌握机构或问题分类法。1.凡内部机构比较健全稳定,职能分工明确,年度内…     

民政档案资料的开发利用

民政工作历史悠久,内容丰富,涵盖面广,民政工作中形成的档案资料也具有信息量大、种类多的特点.开发与利用好民政档案资料是民政档案管理部门的应有职责,也是民政档案管理部门贯彻落实"三个代表"重要思想,为民政事业发展服务的着力点.民政档案资料的开发与利用包含两个方面的含义,一是指档案部门根据利用者的需求,直接提供馆(室)藏档案资料,帮助利用者实现简单的查询借阅服务;二是指档案部门以馆(室)藏档案资料为信息源,进行开发研究,为利用者提供专题的或系统的民政档案资料信息,亦即我们平常所说的对档案进行编研.这两方面的工作是针对利用者的不同需求而形成的,前者是为了解决利用者的一般需求,后者则是为了满足利用者的专题或系统需求.后者是在前者基础上发展起来的.档案资料的开发成果,在满足利用者需求的同时,也提高了一般咨询利用的服务水平.     

文件双轨制的利弊分析

一、文件双轨制概述1、文件双轨制的含义。双轨制是指在文件生成、运转过程中纸质文件和电子文件二者的共存。即：两种版本的文件同时随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本,业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理。     

文件双轨制的利弊分析

一、文件双轨制概述 1、文件双轨制的含义.双轨制是指在文件生成、运转过程中纸质文件和电子文件二者的共存.即:两种版本的文件同时随业务流程运转.实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本,业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理.     

试探档案信息的开发及其与利用的关系

近年来,关于如何开发档案信息资源问题,许多同志在实践中进行了有益的探索。然而,什么是档案信息的开发?它与利用工作有什么关系?直到目前,认识尚不统一。笔者撰写此文,一则意在对上述问题作进一步的探讨,求教大方。二则抛砖引玉,谋百家争鸣,求统一认识。 什么是档案信息的开发 “开发”一词最初主要指以荒地、矿山、森林、水力等自然资源为对象的劳动。后来引申为对一切资源的“挖掘性”劳动。如在人力资源方面,就有我们比较熟悉的“智力开发”、“人才开发”等说法。档案是社会信息系统中的一个基本组成部分,是一种信息资源。因而,近几年档案学理论也引进了“开发”这个词。比如“开发档案信息资源”、“档案信息的开发”等等。大家知道,任何学科引进外来概念,都要赋予这个概念以本学科的含义。那么,档案学理论引进“开发”这个词是什么含义呢?换句话说,即什么是档案信息的开发呢? 笔者认为,所谓档案信息的开发,指尽可能地挖掘潜在的     

谈档案编纂工作中的维护档案原意

维护原意是档案文献编纂加工工作的一项基本原则,也是确保档案文献信息转录后可靠可据的一项重要标准。档案文献作为社会实践的产物,作为历史活动的记录,必须以其真实、准确的原意信息服务于社会,实现自身价值,否则便会黯然失色。什么是档案文献原意呢?曹喜琛教授认为:“所谓档案文献原意,即档案文献作者主观上所要反映的意义,亦即作者的本意”①。杨广富先生也指出:“所谓原意,就是档案在客观上所要反映的意思,也就是历史文件作者的本意。”②由此可见,档案原意即是反映客观事物,体现文件形成者思想的本意信息。档案文献原意的重要作用早被…     

电子文件及其归档的全程管理

全程管理是指整个电子文件的形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端．即从一开始就进行档案化管理。电子文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程．整个过程不容随意割断。由于当今信息技术存在的缺陷,电子文件信息始终存在安全性问题．为确保形成的电子文件能有效地推动社会实践活动的开展,以及电子文件成为电子档案后能发挥应有的凭证价值。在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中。必须确保电子文件信息内容的原始性．保证电子文件正式形成后在其整个生命运动过程中始终拥有相同的信息内容．这就要求必须对电子文件及其归档进行全程管理。     

对档案馆丰富资料馆藏的探索

资料是档案馆馆藏之一,是档案馆业务建设的重要内容。档案馆作为档案信息资源基地和利用中心,不仅要占有大量内容丰富、种类繁多、载体多样的档案,而且也要相应地收藏一定数量的资料。因此,丰富档案馆的资料馆藏是档案部门一个不可忽视的问题。 一、丰富资料馆藏的必要性 “资料”一词含义很广,凡为日常工作、生产、学习和研究需要而收集或编写的一切公开或内部的材料,统称资料。而馆藏资料则是一个特定的概念,它是指档案馆收藏的,机关、单位或个人在其职能活动中形成的,配合档案提供给社会各方面工作、研究和学习参考用的一切公开或内部的出版物以及文件、档案的复制品。这些资料对于一个机关、单位或个人在其职能活动中形成的档案来说,是相辅相成的,也是互为补充的。档案馆藏内容不断丰富,数量种类的不断增多,也就相对地要求资料馆藏不断丰富增多。没有必要的资料,仅仅靠档案自然显得不足。     

略谈建设工程文件与档案管理

建设工程文件与档案是新建、改建、扩建工程和工程维护管理不可缺少的条件。创造这一条件,以满足各项工程建设对工程建设文件和档案信息的要求,关键在于科学管理,在于依法管理,在于从建立健全或完善工程文件与档案管理制度着手,在于从形成建设工程档案的前期工作即文件管理工作做起,保证建设工程文件规范化的程序转化成建设工程档案,并充分发挥建设工程档案的作用。     

文件转化为档案的三个条件是否仍然适用--电子档案形成规律研究之一

档案形成规律是档案学基础理论的重要研究内容之一,何嘉荪、潘连根在《档案学基础理论研究发展的正确道路》一文中就高度地评价了它的理论意义,认为该理论的提出是中国档案学基础理论研究走向成熟的标志,是中国档案学基础理论研究历史上的一座里程碑.在这篇文章中,两位学者也指出了档案形成规律的所包括的一些重要内容:文件向档案转化的条件、档案形成规律与全宗理论的关系、档案发挥作用的规律等.[1]笔者通过文献调查,发现对于档案形成规律,许多档案学者都曾撰文论述,但总的来说,主要是集中于对传统载体档案形成规律的相关问题进行探讨,而研究电子档案形成规律的很少.与传统载体文件(档案)相比,电子文件(档案)有着许多不同特点,那么,原有的理论描述是否也同样适用于电子文件?电子文件转化为电子档案有些什么样的特殊性呢?笔者以为,对电子档案形成规律的研究有着十分重要的意义.而"明确认识文件转化为档案的条件,就可以弄清档案与文件的重要区别与联系,就会懂得档案的形成规律,有助于完整的收集档案,科学地鉴定档案价值,自觉做好档案工作."[2]因此,本文拟对传统文件转化为档案的三个条件是否仍然适用于电子文件的转化进行相关探讨,以求教于方家.     

关于科技档案的形成标志

科技档案的形成标志属科技档案管理学基本理论的研究范畴。正确地规定科技档案的形成标志，不仅有助于科学地揭示科技档案的本质特征、科技档案工作的起点、范围及其重点，而且对加强基层企事业单位的科技文件和科技档案工作有现实指导意义。归档是现行科技文件转化为科技档案的标志，这一命题自60年代始就已写进了科技档案管理学教材。所谓归档，一般是指一个单位内各科技业务部门或科技人员．按归档制度的规定，把已经办理完毕或告一段落的、具有保存价值的科技文件，经初步整理后向科技档案部门移交的工作。以归档作为科技档案的形成标志…     

查处违反归档制度的法律依据

立卷归档是档案工作中最基础的工作,也是衡量档案工作水平的一个重要标志.立卷就是将处理完毕的又具有保存价值的文件,根据它们的形成规律和各种有机联系,按照一定的规则进行整理、装订,组织成某种文件的集合体或系列文件的过程.归档就是将立成案卷的档案按照一定的制度向档案机构或档案人员移交集中保存的过程.     

科技档案的管理及开发利用

科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料.科技档案的基本种类分为工业生产技术档案、农业科技档案、基本建设档案、设备仪器档案以及科研档案等五种.科技档案在档案工作与科研工作两个领域中都具有重要的意义.科技档案工作,承担着双重任务:一方面是档案工作,要通过对文件进行收集与积累,为日后的历史研究提供服务;另一方又是科技成果管理工作,是科研工作的组成部分,其收集、积累的文件要为现行的工作服务.作为科技档案管理的最终任务就是充分利用科技档案,使其发挥更大的作用和效益.