电子文件利用新模式——电子文件中心

一、电子文件利用概况和电子文件中心的出现 随着信息时代的到来，现代政府、企业以及其他社会组织的办公环境发生了革命性的变化，组织机构内外部的交流更多地以电子方式进行，无纸化办公正逐步成为现实。与此同时，电子文件呈几何级数倍增。相对于传统纸质文件，电子文件的管理与利用具有鲜明的特点和特殊的要求。     

我国电子文件中心何去何从——基于电子文件中心功能定位

1 我国电子文件中心产生的背景 1.1电子政务发展是催生电子文件中心的直接动因近年来随着电子政务的普遍发展,一方面,产生了大量的电子文件,需要在内部进行管理,以便更好地使用;另一方面,政务信息的公开和共享是电子政务建设的核心,所以基于政务信息的电子文件的对外提供利用也是迫在眉睫.电子文件中心就是"在电子政务活动中产生的电子文件数量急剧增加的推动下,顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心."[1]     

电子文件及电子档案管理初探

针对电子文件及电子档案的定义、种类及其归档范围;电子文件的收集、整理,电子档案的鉴定,检索与保护等管理问题进行了探讨。     

电子文件运动模型研究——以深圳市规划局电子文件管理为例

电子文件运动模型明确而深刻地指出了电子文件在运动过程中,随着阶段的变化而产生形式、价值以及管理方式等一系列的变化,为电子文件的管理提供了指导作用.在对文件运动相关理论的研究基础上,笔者对深圳市规划局电子文件管理的实际与需求进行了调研,并提出规划业务电子文件运动模型,以期对电子文件运动模型的应用研究作出有益的探索与尝试.     

浅论电子文件立法

电子文件管理必须有法可依。由于缺少电子文件管理的法律,无论是中央还是地方。我国的电子文件管理工作均面临着各种各样的问题,例如电子文件的凭证作用不明确、电子文件的归档要求不统一、电子文件的使用及管理存在各种程度的风险等。制定电子文件管理的法律是完善电子文件管理工工作的必由之路。电子文件管理需要符合电子文件特点的规则和秩序,因而需要相应的法规、制度和标准,作为规范人们生成和管理电子文件行为的依据。     

不同格式电子文件的管理方法

电子文件的格式多种多样,如文本文件、图形图像文件、视频文件、音频文件等,不同格式的电子文件管理的方法也各不相同。为了统一管理规范,方便管理者管理,国家档案局颁布了《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002),规定了不同类型的电子文件在实际工作中所需遵循的格式标准。本文就此规范规定的几种电子文件的通用格式,根据其存储原理简要论述它们的管理方法。     

论地方电子文件管理职责的有效把握——从与电子文件管理国家战略辩证关系的视角

准确定位地方电子文件管理职责既是保障电子文件管理国家战略有序推进的基石,也是维护地方电子文件记忆完整、有序、有效和可用的保障。本文分析了地方电子文件管理职责有效把握提出的背景,具体列举地方电子文件管理职责,并在此基础上指出其中应处理好的两个关系。     

电子档案、电子文件和电子数据

明确清晰的概念是构建理论大厦的基石,是实践工作的航标,但国际档案界尚未对“文件”和“档案”达成共识,新的名词又随着信息技术的发展接踵而来。电子档案(electronic records)、电子文件(electronic documents)和电子数据(data)这三个词的使用率与人们对其理解的准确度显然是不成比例的,因此有必要对这三个概念进行系统的阐释。本文认为电子档案所具有的原始性和证据性,是和电子文件相区别的主要特征,从而揭示出在一个更广泛的电子档案管理战略的理性框架内如何正确使用电子文件管理工具,实现电子档案的前端控制;作者将数据管理和数据控制从电子文件管理和电子档案管理中区分出来,并试图在电子文件管理战略中重新认识它们。     

电子文件的长期保存:多维互动的领域——第四届中国电子文件管理论坛综述

2013年8月30日在中国人民大学召开的第四届中国电子文件管理论坛,主题是电子文件的长期保存。来自中外理论和实践界的九位发言人围绕着电子文件长期保存的基本认知、规范建设、技术实现、实践推动展开全方位的讨论。会议深化了对OAIS信息模型的认识,强调了立档单位电子文件管理对于数字保存的极端重要性,并初步构建了概念、技术、管理等多维互动的电子文件长期保存体系。     

浅析非结构化电子文件

文件随着时代的变迁,其类型是多样的,特征也不尽相同。通过文件组成三要素重点阐述了非结构化电子文件的内容、背景及结构特点,以便对非结构化电子文件形成比较系统、科学的认识,并阐明了非结构化电子文件管理在元数据管理、系统依赖性、"双套制"管理上遇到的难题,最后强调电子文件管理研究需要给予非结构化电子文件更多的关注。     

电子文件管理系统初探

就目前国际电子文件管理研究趋势来看,电子文件管理的最终目标是能够开发适用的电子文件管理系统.本文拟就相关问题谈谈自己的看法,希望能够引起大家对这个问题的关注. 一、电子文件管理系统的概念 电子文件管理系统有狭义和广义之分.     

云计算环境下电子文件一体化管理初探

文章介绍了国内外关于云计算环境下电子文件管理、电子文件标准规范体系建设以及电子文件一体化管理的研究现状,比较了云计算环境和传统网络环境下电子文件管理的区别。从创新管理机制体制、完善法规制度标准规范、构建区域性政务云和电子文件管理流程再造等几方面给出了云计算环境下电子文件一体化管理的对策。     

电子文件管理监控研究

对电子文件管理实施监督与控制既是文件管理生命周期当中的重要环节,也是改进管理绩效的重要手段。本文首先阐释了电子文件管理监控提出的管理背景和专业背景;其次从监控内容、监控主体、监控方式三方面对电子文件管理监控进行概述;最后介绍并分析了国外政府电子文件管理监控的实践进展与主要经验。     

论电子文件管理的基础——对电子文件概念的科学定义

论文论述了电子文件概念的科学定义模式,探讨了国际档案理事会对电子文件概念的定义,对比分析了我国国家标准及国家行业标准对电子文件概念的定义,指出我国国家标准及国家行业标准在电子文件定义的"邻近属概念"和"种差"上所存在的问题,提出在我国实际的电子文件管理中其所收集、保存与维护的电子文件其构成是否足以支持电子文件的凭证价值,这是我国在电子文件管理方面所面临的巨大的挑战.     

电子文件长期可读性的障碍因素分析

保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的重要目标,而在这一过程中充满着各种挑战。本文从观念意识、法律规范、管理方式和技术四个层面分析了影响电子文件长期可读性的重要因素。     

电子文件全程管理业务需求及相关技术的研究

电子文件全程管理是保证电子文件真实、完整、可用和安全的重要原则.本文分析了电子文件全程管理的业务需求,讨论了统一电子文件数据格式的必要性,提出了电子文件全程管理标准规范体系和软件系统的建设内容.     

电子文件真实性的再认识

电子文件真实性是电子文件管理活动中一个极为复杂而又关键的问题.本文从电子文件真实性的概念入手,深入剖析了文件档案管理环境中真实性的含义.并以此为基点,构建了电子文件真实性认定与保障体系框架模型,该模型清晰地表明电子文件真实性的认定保障既是一个涉及环境认知、制度规范、人员素质、管理活动、技术系统的全方位管理,又是一个贯穿于形成与办理、归档与移交、保管与利用三个阶段的电子文件生命周期的全过程管理.     

浅议电子文件

本文阐释了电子文件的概念和基本特征、电子文件结构的涵义和特性,并提出如何有序地重现电子文件逻辑排列结构、如何维护电子文件逻辑构成的完整性、如何维护电子文件动态运动过程中数据的稳定性等由电子文件结构引发的管理问题。     

云计算环境下电子文件管理的关键技术研究

云计算的出现改变了电子文件管理的技术架构和实现方法.本文在构建云端电子文件管理的技术框架基础上,探讨了云端电子文件管理需要解决的五项关键技术,即电子文件的对象建模技术、海量异构电子文件的分布式存取技术和电子文件及其元数据的溯源技术.在此基础上,提出了云端电子文件管理系统架构的四项基本原则和实现方案.     

电子文件全程管理中的监管研究

为保证电子文件真实、完整、安全、有效,必须对电子文件全程管理进行监管,即对电子文件全程管理的前端控制、中端控制和后端控制三个阶段实施监管。应确立以档案部门为管控主体的监管原则,进一步完善电子文件监管策略,厘清每个阶段的监管主体、监管内容和监管重点,使各监管主体相互配合,共同实现对电子文件全过程管理的有效监管。