档案馆中冗余文件的处理

1冗余文件的定义 在综合档案馆保管的多个全宗中,某个全宗形成的某些文件也保存在其它全宗中,形成重份甚至多份,重份或多份的文件称为冗余文件.     

馆藏档案质量与文档中心

馆藏质量是档案馆工作赖以生存、拓展、研究的关键所在，直接影响档案信息资源的开发利用，影响档案馆文化功能形象，对现代化管理也起着举足轻重的作用。但就目前各档案馆情况看，馆藏档案质量还存在不少问题。１．重复文件多。一是同一个全宗内，同一份文件保存多份。二是全宗之间重份过多，尤其是中央、省委、省政府的政策、规定、办法、人事任免的文件，在各个全宗都有保存。三是重要的统计表，在上级、同级和相关的全宗内都有保存。１９９６年青海省档案馆对省委全宗１９４９——１９７６年形成的７０００多卷档案进行鉴定和规范化整理…     

全宗卷中如有大量文件，一个档案盒装不下，卷内目录的页次将如何编写？第2盒的页次是从第1盒的页次延续下来，还是重新从“1”开始？

全宗卷是集中保存档案管理活动中形成的、反映全宗历史面貌的各种材料的一种案卷。如果全宗的历史较长，形成的材料很多，可以按问题、或时间顺序分别组卷，装盒保管。全宗卷件页号的编制方法有两种，一是如果按卷装订，每卷一个流水号，第二卷不是接续第一卷的页号，而是重新从“1”开始编制。     

论文件生命周期理论体系的完整性——兼谈文件—档案运动规律的整体性建设

件－档案运动规律是一个完整的理论体系，它应由件生命周期理论、全宗理论、件价值理论以及尚待发现的新理论组成；件生命周期理论也是一个完整的理论体系，应由其基本规律、定律、定理、判断、规则等不同层面的理论要素构成。研究它们的完整性是一项重要和必要的基础性工作。     

我有两个问题，麻烦答复。（1）、全宗卷的材料很多时，能否一个问题设一个分卷？比如全宗指南设为50-1，收集方面的设为50-2，保管方面的设为50-3等等。（2）、各分卷之间，卷内文件的件号、页号是否连续编？

关于这两个问题，前面已作过详细解释，这里不再赘述，只简单作答。全宗卷内的材料很多时，可以一个问题设一个分卷保管。另外，全宗卷是以卷为保管单位的，每卷都有各自的代号。件号应是件在每卷内的顺序号，应在各分卷内分别编制。至于页号，如果将一个分卷内材料装订在一起，一个分卷编制一个顺序号；如果每个分卷中是单件装订，每份件编一个流水号。     

新规则中所说的“件”，是否指一份文件或同一相关内容的多份文件？

《归档件整理规则》DA／T-2000中将“件”这一概念界定为“一般是每份件为一件，件的正本与定稿为一件，正与附件为一件，原件与复制件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来与复可为一件。”由此可见，一件多指一份件，同一相关内容的多份件，除关于同一问题的请示与批复、来函与复函可作为一件外，其他均不应视为一件处理。     

档案期刊集萃

正县级综合档案馆文书档案重份原因及改进办法董敏在《中国档案》2014年第6期撰文,指出县级综合档案馆在档案检索中经常遇到这样一种现象:即同一件档案在不同的全宗中多次出现。作者对这一现象进行了原因剖析:一是县级综合档案馆既保管县委、县政府的档案,又保管县直机关和乡镇机关档案。这样各机关都把县委、县政府制发的属于本机关主管业务的文件列入永久保存,进馆时不可避免地出现大量重份档案。二是县委、县政府制发的机构设置、领导人任免、人员编     

建立“文件中心”应注意的几个问题

为解决现行件在进馆之前利用率高，而老百姓又很难找到和看到这些件的突出问题，现在许多市县档案部门已建成或正筹建“现行件服务中心”，让那些应该开放、又可以开放的“红头件”及早和广大群众见面。由于这是一项全新的工作，在建立“现行件服务中心”(以下简称“件中心”)时应注意以下几个问题：     

"件"和"事由"的界定

件是归档件整理的基本单位，即自然件。事由是指一件具体的事，一个具体的问题，一段有紧密联系的工作过程，是问题之下的小概念。一个问题可能有若干个事由，一个事由也许由多个件组成。     

办公自动化与电子文件归档问题初探

电子件的产生与计算机的诞生和发展是密不可分的，随着计算机的发展及普及应用，办公自动化程度越来越高，电子件、电子邮件、电子出版物也急剧增加，它们在现行件、图书、情报的总量中所占的比例越来越大，当所占比例大到一定程度时，经纸为现行件主导介质就会让位于以电子件形式为现行件的主导介质，这是一种历史发展的必然趋势，但是，电子件作为一种新的件载体形式，其作为现行件归档存在许多问题需要探讨。     

如何整理立档单位变动中的归档文件材料

南阳市卧龙区档案局王静结合当地学校合并的实际,提出了如何科学整理同一全宗、异地办公单位的归档文件材料的问题.这实质上是如何整理立档单位变动中归档文件材料的问题.     

重大活动档案进馆后管理问题

兰台新兵:重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录。按照重大活动档案管理办法要求,重大活动结束后一定期限内,承办单位应将形成的重大活动档案移交进馆保存。进馆后,该如何划定其档案全宗?是划入承办单位全宗,还是另立全宗?如划入承办单位全宗,     

县级综合档案馆文书档案重份原因及改进办法

近年来,随着计算机档案信息化检索软件的广泛推广和应用,县级综合档案馆在档案检索查询中发现了这样一种现象:同一件档案经常会在不同的全宗中多次重复出现.也就是说,县级综合档案馆内保存有不少重份档案,造成馆藏臃肿、鱼龙混杂,既占用了档案馆大量的储存空间,又增添了馆内工作人员整理档案的工作量,给档案馆的工作造成了不必要的压力.本文就为何会有此种情况发生,以及如何加以避免,作简要分析和探讨.     

虚拟档案库房全宗排放策略研究

我国一般档案馆(室)库房档案大多以全宗为单位排放,一个全宗的档案集中排放在一起。档案馆库房中要预留出相应柜架空间,为新接收该全宗档案时使用。如果库房或柜架预留的空间不足,新入馆的档案不能与先前入馆的同一全宗档案放在一起时,可以暂时单独保存,并要在一定期限内进行倒架或倒库,将一个全宗的档案集中起来。事实上,库房档案完全按照全宗排放的可能性也不大。有些全宗内包     

美国的文件中心

件中心最早起源于美国，美国档案界将它定性为一种中间性的件保管和处置机构，更确切地说是半现行件的保管和处置机构。半现行件指的是由于价值的变化既不再值得保存在机关办公室或业务部门，也不能直接送入档案馆或废纸处理厂的那些件。如果用“件暂存处”来表述件中心的中间性，可能会更容易理解。     

高校全宗卷的形成特点及思考

高校档案是一个集教学、科研、党政、外事、财会、基建、出版、产品、仪器设备等众多门类为一体的综合性档案体系,它在高校的人才培养和科学研究诸领域发挥着基础性的作用。档案馆在对学校档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和档案管理新技术的应用中形成的材料,应建立全宗卷归档保存,以便档案人员更好地管理档案,从而发挥档案的作用。但我们发现许多院校,甚至一些历史悠久的院校都没有按照国家《全宗卷规范》要求积累材料和进行整理,有的虽经整理,但对全宗卷的形成特点及管理的把握上存在着许多问题。一、高校全宗卷的形成特点全宗…     

电子文件鉴定整理的几点做法

2004年12月，中原油田公安处顺利完成体制改革工作，正式归属地方公安建制管理，改称河南省中原油田公安局。其1999至2005年间产生的电子件同其他件材料一并纳入了移交归档范围。经初步鉴定，公安处移交的电子件共有三个大件夹，即“我的档A”、“我的档B”和“我的档”备份件夹，这三个件夹下共分了132个小件夹，132个件夹共存放了5175份件，内容涉及到公安处自1999年至2005年间该单位党政业务等方方面面的内容。秘人员为了防止电子件的丢失，进行了反复慎重的件备份工作，管理工作比较到位，由此也致使件保存大量重复，最多的同一份件在不同件夹内进行了四次备份．这样就对电子件的鉴定整理工作带来了相当大的麻烦。如何处理呢？我们的具体做法如下：     

高校档案全宗卷的形成特点及思考

高校档案是一个集教学、科研、党政、外事、财会、基建、出版、产品、仪器设备等众多门类为一体的综合性档案体系，它在高校的人才培养和科学研究诸领域发挥着基础性的作用。档案馆在对学校档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和档案管理新技术的应用中形成的材料，应建立全宗卷归档保存，以便档案人员更好地管理档案，从而发挥档案的作用。但我们发现，许多院校，甚至一些历史悠久的院校都没有按照国家《全宗卷规范》要求积累材料和进行整理，有的虽经整理，但对全宗卷的形成特点及管理的把握上存在着许多问题。     

OA系统中电子文件内容价值鉴定

笔者已经著文《保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化》和《电子文件管理中的自动分类问题研究》，就如何整序电子文件信息(也就是为电子文件分类和组织电子案卷等)，著录其历史联系的问题发表了意见。由于在我国，立卷归档文件历来与文件价值鉴定联系在一起，因而，也必须同时说明我们又是何时、如何为电子文件划定保管期限的。……     

电子文件的归档

电子件收集积累后，若作为电子档案保存，还必须经过鉴定、检测、整理、归档后，才能上交档案馆保存。